Trên thế giới, Nhật Bản được biết đến như là một quốc gia có những văn hóa, phong cách độc đáo như là 「正座」(Ngồi quỳ kiểu Nhật), 「食器をもって食べる習慣」(Tập quán cầm bát khi ăn). Những nét đặc trưng độc đáo này không chỉ thể hiện trong đời sống riêng tư mà còn được thể hiện trong thế giới kinh doanh của Nhật Bản.
Trong bài viết lần này, tôi sẽ giới thiệu đến những người nước ngoài có dự định hoặc hiện nay đang làm việc tại công ty Nhật về văn hóa kinh doanh độc đáo của Nhật Bản, đây là nhiều điều mà chúng ta không được học ở các trường ngôn ngữ.
1. Văn hóa kinh doanh độc đáo của Nhật Bản.
1.1 Trao đổi danh thiếp.
a. Nên trao đổi danh thiếp trong trường hợp nào.
Ở Nhật Bản, khi làm việc với người đầu tiên mà chúng ta gặp mặt thì trước tiên phải trao đổi danh thiếp. Bởi vì đây sẽ là ấn tượng đầu tiên khi hoạt động kinh doanh ở Nhật Bản, vậy tại sao bạn không thử luyện tập một lần bằng cách tham khảo những bước sau đây.
b. Trình tự trao đổi danh thiếp.
Trong bất kỳ trường hợp như thế nào thì người mà chúng ta phải trao đổi danh thiếp đầu tiên là cấp trên của nơi mà chúng ta đến. Trước khi trao đổi danh thiếp, bạn hãy lấy danh thiếp phù hợp với số người mà chúng ta muốn trao đổi, rồi xếp chúng ở dưới hộp đựng danh thiếp. Vị trí của tay khi trao đổi danh thiếp là ở ngực.
Cấp dưới sẽ đưa ra danh thiếp.
Khi trao đổi danh thiếp, cơ bản người sẽ đưa ra danh thiếp là người có vị trí thấp ở phía đến thăm. Nghĩa của “người có vị trí thấp” nói ở đây không phải xét về độ tuổi hay chức vụ mà dùng để chỉ “bên tiếp nhận công việc”. Ví dụ, Trong trường hợp nhân viên sale khi đề xuất các sản phẩm cho công ty mà họ đi đến thì nhân viên sale đó phải đưa ra danh thiếp trước tiên. Sẽ được xem là thất lễ nếu làm sai trình tự này, do đó chúng ta cần phải chú ý.
Xưng tên của mình và tên của công ty.
Đừng im lặng khi trao đổi danh thiếp, mà chúng ta hãy vừa nhìn đối phương vừa nói tên của mình và tên của công ty nơi mình đang làm việc 「○○社の○○と申します」( Tôi là○○của công ty○○), sau đó hãy cúi nhẹ đầu của mình và đưa danh thiếp.
Đối với người Nhật, tên của người nước ngoài tương đối là khó nghe, bởi vậy hãy nói tên của mình bằng Katakana một cách chậm rãi và dễ hiểu.
Nhận danh thiếp bằng hai tay.
Khi nhận danh thiếp: sau khi nói 「頂戴(ちょうだい)いたします」(Tôi xin nhận danh thiếp) thì chúng ta sẽ nhận danh thiếp bằng hai tay. Khi nhận, chúng ta hãy chú ý là không che tên của công ty và tên của đối phương bằng tay của mình.
Trong trường hợp chúng ta không biết cách đọc tên của đối phương thì khi nhận danh thiếp hãy hỏi lại họ.
Trong khi trao đổi công việc, hãy đặt danh thiếp mà chúng ta nhận được ở trước tay trái của mình.
Hãy đặt danh thiếp của cấp trên bên đối phương vào hộp đựng danh thiếp, sắp xếp chúng theo thứ tự chỗ ngồi mà bên tay trái của mình ( trường hợp này dành cho người thuận tay phải).
Để danh thiếp của cấp trên bên đối phương trong hộp đựng và để ở phía bên tay trái của mình (Sắp xếp ở phía bên tay phải trong trường hợp mình thuận tay trái).
1.2 Một xã hội mà vị trí ngồi sẽ thay đổi tùy theo chức vụ.
Trong bối cảnh kinh doanh của Nhật Bản, trong bữa ăn, cuộc họp, đàm phán thì chúng ta phải quan tâm đến cấp trên. Không chỉ chú ý đến việc sử dụng từ ngữ mà còn phải chú ý đến vị trí ngồi. Việc trao đổi danh thiếp được đề cập phía trên có vẻ như được nhiều người nước ngoài biết. Tuy nhiên, việc “ sắp xếp chỗ ngồi ” mà tôi sẽ giới thiệu sau đây lại không được biết đến nhiều ở nước ngoài, nhưng nó là một văn hóa kinh doanh của Nhật Bản đã tồn tại lâu đời.
Chúng ta sẽ ngồi theo thứ tự những người có chức vụ cao lần lượt là ①＞②＞③.
Ghế ở vị trí xa nhất tính từ cửa vào sẽ được gọi là “上座(かみざ)”(ghế dành cho cấp trên), giống như ghế số 1 ở hình trên. Ghế ở gần nhất cửa vào sẽ được gọi là “下座(げざ)” (ghế dành cho cấp dưới), tương ứng với ghế số 3 trong hình.
Nguồn gốc của上座下座.
Trong thế giới kinh doanh của Nhật Bản, việc đưa ghế “上座” cho cấp trên và khách là một chuyện vô cùng bình thường.
Nguồn gốc của các từ “上座” và “下座” được hình thành ở thời đại cũ “ Muromachi” khi mà võ sĩ vẫn còn tồn tại.
Vì để giảm thiểu nguy cơ bị ám sát của những người có địa vị cao và hoàng tộc, nên họ được xếp ngồi ở vị trí xa lối ra vào. Hơn nữa, những lúc tập trung đông người thì cửa ra vào của căn phòng là vô cùng hỗn loạn, do đó để họ có thể an tâm, trải qua một cách thoải mái nên họ được xếp ngồi ở vị trí xa nhất so với cửa ra vào.
Ngay cả bây giờ, không chỉ trong những cuộc họp, mà ở trong taxi hoặc thang máy cũng để cho những người cấp trên ngồi ở vị trí an toàn hay ở những chỗ ít bị thương nhất khi tai nạn xảy ra. Có lẽ có điều này là do tư duy quản lý nguy cơ vẫn còn tồn tại.
1.3 Đúng giờ bằng với việc đến trước 5 phút.
Ở Nhật Bản, việc đến nơi hẹn đúng giờ hầu hết được coi là đến muộn. Cách suy nghĩ đối với thời gian đã được dạy từ bậc tiểu học và nó đã trở thành văn hóa của Nhật Bản. Do đó, đến trước từ 5 đến 10 phút so với giờ bắt đầu cuộc họp kinh doanh là một việc quan trọng. Trước khi đến nơi mình cần đến, chúng ta hãy kiểm tra thời gian và cách di chuyển đến nơi đó. Trong trường hợp cần thiết di chuyển bằng tàu điện thì hãy xác nhận những nơi mà chúng ta sẽ đi qua và thời gian tàu xuất phát.
1.4 Chúng ta nên gọi tên hay gọi họ?
Ở nước ngoài, khi giới thiệu bản thân, thường thì họ sẽ giới thiệu tên của mình như là 「I am ○○」hoặc là「My name is ○○」(Tôi tên là○○). Tuy nhiên, ở Nhật Bản, do người ta chỉ gọi tên khi có mối quan hệ thân thiết, do đó trong bối cảnh kinh doanh của Nhật Bản người ta sẽ không gọi tên mà sẽ gọi họ thêm さん vào. Trong trường hợp đối phương là khách hàng thân thiết thì chúng ta hãy thêm 様 vào sau tên của họ.
2. Tổng kết.
Gần đây văn hóa kinh doanh độc đáo của Nhật Bản như vậy ngày càng trở nên ít. Tuy nhiên, trong hầu hết bối cảnh kinh doanh của Nhật Bản thì chúng ta vẫn có thể nhìn thấy văn hóa kinh doanh độc đáo của đất nước mặt trời mọc trong nhiều trường hợp.
Gần đây, những văn hóa nhỏ nhặt trong kinh doanh như là nhận danh thiếp bằng hai tay, để ý đến vị trí ngồi, dần dần ít được yêu cầu hơn trước. Tuy nhiên, khi nhân viên nước ngoài thực hiện các văn hóa kinh doanh của Nhật Bản thì điều đó sẽ cho cấp trên, đồng nghiệp thấy được thái độ làm việc tích cực của mình trong công ty, và có thể tạo ra sự khác biệt đối với những nhân viên không thực hiện điều đó.
Học những văn hóa kinh doanh mà tôi đã đề cập ở phía trên là việc không gây bất cứ tổn thất nào, bởi vậy tại sao bạn không tiếp thu chúng để phát triển sự nghiệp của chính mình?
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
