Thư từ chối là loại văn bản thường được sử dụng nhằm giải thích và tạ lỗi với đối phương khi bạn buộc phải bác bỏ hoặc từ chối những yêu cầu, đề nghị của họ vì hai bên không tìm được tiếng nói chung trước những đề xuất đó. Thư từ chối cũng được sử dụng như một loại thư thông báo nhằm liên hệ trước với đối phương để trình bày về quyết định của mình, từ đó nhận được sự cảm thông từ phía họ. Chẳng phải là thật bất lịch sự khi từ chối một người thẳng thừng mà không suy xét đến hoàn cảnh của họ sao? Chính vì vậy mà khi có ý định từ chối một điều gì đó, hãy nhớ rõ là phải luôn trình bày lý do và kèm theo một lời xin lỗi vì đã không thể giúp được gì cho họ nhé! Trong trường hợp gặp phải trở ngại khi nêu nguyên nhân từ chối thực sự, hãy dùng những lý do không gây khó chịu cho người khác như đã có hẹn trước, v.v. Mặt khác, khi từ chối một lời chào mời hay rủ rê nào đó cũng đừng quên nói một tiếng cảm ơn đối phương vì đã mời mình nhé!
I. CÁCH VIẾT THƯ TỪ CHỐI
Thư từ chối là văn bản được dùng để thông báo rằng bạn không thể đáp ứng được hoặc muốn khước từ một đề xuất, nguyện vọng, yêu cầu, đề nghị… nào đó. Bởi vì việc từ chối một cách thẳng thắn là một hành vi bất lịch sự nên khi viết thư từ chối, trước hết, hãy bày tỏ lòng biết ơn của mình trước những đề nghị và yêu cầu mà đối phương đưa ra; sau đó, hãy trình bày lý do và xin lỗi vì bản thân đã không thể đáp ứng được theo các đề xuất và yêu cầu của họ.
II. CÁCH VIẾT THƯ TỪ CHỐI TRAO ĐỔI THIỆP MỪNG NĂM MỚI
Nếu bạn muốn ngừng việc gửi thiệp mừng năm mới từ năm sau, hãy dùng những cách nói lịch sự và không làm mất lòng người khác để bày tỏ suy nghĩ của mình. Khi viết thư từ chối, thay vì thông báo quyết định của mình qua một tấm thiệp mừng năm mới thì việc truyền đạt cho đối phương qua một chiếc bưu thiếp có lẽ sẽ là một lựa chọn phù hợp hơn. Ví dụ, trong thư, hãy viết rằng: “Tôi xin phép được ngưng việc trao đổi thiệp mừng năm mới với tất cả mọi người. Tôi rất lấy làm tiếc khi đã tự tiện quyết định điều này nhưng từ tận đáy lòng, tôi hy vọng rằng sau này chúng ta vẫn có thể tiếp tục gặp gỡ nhau. Tôi thực lòng chúc anh/chị một năm mới dồi dào sức khỏe, sự nghiệp thăng tiến!”.
III. QUA CÁCH TỪ CHỐI, NGƯỜI TA ĐẶT RA VẤN ĐỀ VỀ TỐ CHẤT CỦA MỘT DOANH NHÂN
Trong kinh doanh, không thể lúc nào cũng thuận theo những yêu cầu từ phía đối tác. Thậm chí là có đôi khi, còn có vài trường hợp mà ta không còn cách nào khác ngoài việc phải khước từ nguyện vọng của đối phương. Trong tình thế bắt buộc phải nói lời từ chối, tùy thuộc vào cách mà ta ứng xử, người ta sẽ đặt ra những vấn đề về mối quan hệ giữa hai bên sau khi từ chối hợp tác và tố chất của một người làm kinh doanh. Vì lý do này, chúng ta cần phải nắm rõ những quy cách từ chối trong bối cảnh kinh doanh.
IV. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI GỬI MAIL TỪ CHỐI
Có 3 điều mà chúng ta cần lưu ý khi gửi mail từ chối. Đó là “kết luận rõ ràng”, “chú ý nói giảm nói tránh” và cuối cùng là việc “ghi thêm một vài lời thể hiện sự biết ơn hoặc quan tâm đến đối phương”.
ĐIỀU 1: ĐƯA RA KẾT LUẬN RÕ RÀNG
Khi soạn thảo một email từ chối, điều quan trọng nhất chính là phải thể hiện cho đối phương biết rằng “Đây là một email từ chối”.
Điều này càng quan trọng hơn trong trường hợp phải gửi mail từ chối cho khách hàng. Khi gửi mail cho khách hàng, có lẽ là chúng ta sẽ cảm thấy e ngại khi phải viết ra những lời từ chối thẳng thừng. Tuy nhiên, việc sử dụng những cách nói vòng vo, hoặc chỉ chăm chăm nói về tình trạng của công ty sẽ khiến cho người đọc không thể nắm bắt được nội dung chính mà email muốn truyền tải.
Đừng viết vào mail những câu mang ý nghĩa đại loại như “Tôi sẽ xem xét”, “Tôi sẽ cân nhắc” hoặc “Tùy tình hình mà tôi sẽ suy xét lại về điều này” mà hãy nhớ rằng, điều quan trọng là bạn cần phải ghi rõ là “Tôi xin từ chối” để đối phương hiểu được.
ĐIỀU 2: CHÚ Ý NÓI GIẢM NÓI TRÁNH
Từ chối một cách thẳng thắn quả thật là một điều vô cùng quan trọng, tuy nhiên, việc chỉ ghi vỏn vẹn một câu “Tôi xin được từ chối” rồi thôi thì lại thật sự là một hành động gây mất lòng người khác.
Đặc biệt là trong những bức thư điện tử mà đối phương không thể nghe hoặc nhìn thấy biểu cảm của người viết, sẽ có những lúc lời nói của ta vô tình bị truyền đi với một sắc thái cứng nhắc hơn ta vẫn nghĩ. Vì thế, ta cần phải hiểu rõ rằng, với cách diễn đạt như vậy thì thứ mà đối phương nhận được sẽ chỉ là hàng loạt những con chữ vô cảm mà thôi. Thay vì vậy, hãy dùng những cách diễn đạt khéo léo hơn.
Ví dụ, trước câu “Tôi xin từ chối”, hãy thêm vào đó những từ đệm như “Tôi e rằng” hoặc “Tôi rất lấy làm tiếc”; sau đó thì nên nói thêm là “Nếu như có cơ hội lần sau, tôi hy vọng rằng chúng ta có thể hợp tác với nhau!”.
ĐIỀU 3: CẢM ƠN VÀ BÀY TỎ SỰ QUAN TÂM TỚI ĐỐI PHƯƠNG
Mặc dù điều này nghe qua có vẻ hơi giống với hành động nói giảm nói tránh, nhưng việc thêm vào mail những câu văn thể hiện sự quan tâm của mình tới hoàn cảnh của đối phương cũng như là bày tỏ lòng biết ơn với những đề nghị, yêu cầu mà họ đưa ra cũng là một yếu tố rất quan trọng.
Các cách diễn đạt như “Tôi rất biết ơn quý công ty/anh/chị vì đề nghị này” hoặc “Tôi hy vọng rằng, quý công ty sẽ ngày càng phát triển hơn trong tương lai” là những lối nói thường thấy trong các email thương mại.
Cho dù từ chối bất kỳ ai, trong bất kỳ hoàn cảnh nào đi nữa thì bằng việc đứng trên lập trường và cảm nhận của người bị từ chối và nói thêm với họ một vài lời quan tâm, thăm hỏi, ta có thể kỳ vọng rằng ấn tượng giữa đôi bên với nhau sẽ được cải thiện hơn.
V. NHỮNG MẪU CÂU CÓ THỂ SỬ DỤNG ĐƯỢC TRONG MAIL TỪ CHỐI
Có một vài mẫu câu điển hình thường được sử dụng trong mail từ chối. Bằng việc nằm lòng những cụm từ này, bạn có thể tạo lập ngay một văn bản mail từ chối trong những tình huống khẩn cấp.
・辞退させていただきます。(Tôi xin phép được từ chối)
Thay vì dùngお断り, cách viết sử dụng 辞退 sẽ góp phần thể hiện sự tôn trọng của ta dành cho đối phương. Đây là cách nói giảm nói tránh thường được sử dụng trong các trường hợp từ chối lời mời hợp tác kinh doanh hay mở doanh nghiệp… vì các điều kiện đưa ra không thỏa đáng.
・ご期待に沿えず大変申し訳ありません。(Tôi vô cùng xin lỗi vì không thể đáp ứng được kì vọng của quý công ty/anh/chị)
Đây là một cụm từ được thêm vào sau câu từ chối. Cũng có trường hợp người ta chọn cách viếtご希望に沿えず (Không thể đáp ứng nguyện vọng) hoặcご要望に沿えず (không thể đáp ứng yêu cầu) bởi vì nội dung của email từ chối còn nhằm thể hiện ý tứ xin lỗi vì đã từ chối đề xuất đối phương đưa ra nên người viết cần phải diễn đạt sao để họ thấy được thành ý của mình.
・今回は見送らせていただくこととなりました。(Tôi xin phép được từ chối yêu cầu lần này)
Việc thêm vào cụm từ 今回はđầu câu có tác dụng làm giảm đi cảm giác rằng bạn đang từ chối toàn bộ những đề xuất mà đối phương đưa ra. Bên cạnh đó, cách nói 見送らせていただく (Tôi xin phép được gác lại/hoãn lại đề xuất) cũng là một cách nói uyển chuyển hơn so với câuお断りさせていただく (Tôi xin phép được từ chối đề xuất lần này).
Mặt khác, nếu như không sử dụng 見送るthì cũng có thể dùng 見合わせる (trì hoãn) để thay thế.
・お力になれず申し訳ありません。(Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể giúp được gì)
Đây là cách nói được sử dụng khi ta không thể đáp ứng được những nguyện vọng của đối phương. Cách nói này thường được bắt gặp trong các trường hợp như công ty đã ngừng sản xuất các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu hoặc khi công ty nhận được những thắc mắc nằm ngoài tầm kiểm soát của mình.
VI. CÁCH VIẾT THƯ TỪ CHỐI TRONG THƯƠNG MẠI VÀ VÍ DỤ
Cách để viết một bức thư từ chối trong bối cảnh thương mại, về cơ bản, phía trên cùng bên phải sẽ là ngày gửi, bên trái sẽ điền các thông tin liên quan đến người nhận (tên công ty, bộ phận, phòng ban, tên người nhận), tên người gửi và tiêu đề thư nằm ở bên phải. Nội dung thư bao gồm: phần mở đầu là lời nói đầu và lời chào hỏi; tiếp theo là phần truyền đạt lại rằng không thể đáp ứng được yêu cầu lần này của đối phương và cuối cùng là phần kính thư.
<Ví dụ 1: Từ chối gia hạn hợp đồng (Thư giấy)>
Ngày……, tháng……năm……
Công ty cổ phần ■■
Trưởng bộ phận ⋆⋆⋆ Ông ⋆⋆⋆
Công ty cổ phần ⋆⋆⋆
Trưởng phòng ⋆⋆⋆ Con dấu ⋆⋆⋆⋆⋆
VỀ VIỆC GIA HẠN HỢP ĐỒNG
Lời nói đầu tiên, chúng tôi rất vui mừng khi được nghe rằng quý công ty đang ngày càng phát triển.
Nhân đây, tôi xin phép được phản hồi về việc gia hạn hợp đồng mà quý công ty đã đề xuất vào ngày……, tháng…….
Căn cứ theo hợp đồng ⋆⋆ được ký kết cùng quý công ty, vào ngày……, tháng…… sắp tới, hợp đồng nêu trên đã đạt thời hạn ……năm và bắt đầu hết hiệu lực. Sau khi hợp đồng hết thời hạn, cả hai công ty sẽ tiến hành đàm phán về việc gia hạn hợp đồng.
Tuy nhiên, gần đây, công ty chúng tôi liên tục nhận được những lời phàn nàn từ phía khách hàng về những vấn đề như giao sai hàng và thời gian giao hàng bị trì hoãn v.v. Chúng tôi e rằng, nếu như cứ để tình trạng này tiếp diễn thì sẽ là một sự tổn thất nặng nề đến uy tín mà chúng tôi đã gầy dựng bấy lâu nay.
Chính vì thế mà trong bức thư này, chúng tôi rất lấy làm tiếc khi buộc phải từ chối yêu cầu gia hạn hợp đồng lần này của quý công ty. Hi vọng rằng quý công ty sẽ thông cảm cho chúng tôi vì sự bất tiện này!
Đây là phản hồi sớm nhất của chúng tôi cho đến thời điểm hiện tại. Kính thư
<Ví dụ 2: Email từ chối việc thu mua các sản phẩm đã được báo giá>
Tiêu đề:
Về bảng báo giá
Nội dung:
Công ty cổ phần ◯◯
Ông/bà ●●
Xin cảm ơn ông/bà vì đã luôn giúp đỡ công ty chúng tôi trong thời gian qua.
Tôi là ▲▲ đến từ công ty cổ phần △△.
Đầu thư, tôi xin chân thành cảm ơn vì bảng báo giá ngày hôm qua.
Sau một khoảng thời gian suy xét kĩ lưỡng, tôi rất lấy làm tiếc khi phải thông báo rằng chúng tôi đành phải trì hoãn lại việc hợp tác lần này cùng quý công ty.
Tôi xin chân thành xin lỗi vì đã không thể đáp ứng được những kì vọng mà quý công ty đã đặt ra.
Nếu như có cơ hội hợp tác trong lần kế tiếp, chúng tôi sẽ rất sẵn lòng hỗ trợ hết mình.
Cuối thư, kính chúc quý công ty sẽ ngày càng thành công trên con đường phát triển sự nghiệp.
