Trong những năm gần đây, ngày càng có nhiều công ty thực hiện “phỏng vấn qua điện thoại” trong các cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Không giống như một cuộc phỏng vấn trực tiếp thông thường, có một số điểm cần lưu ý khi bạn tham gia một cuộc phỏng vấn qua điện thoại khi mà ta không thể nhìn thấy nét mặt và cử chỉ của nhau.
Sau đây, tôi xin giới thiệu các cách cư xử và điểm lưu ý khi phỏng vấn qua điện thoại để bạn không bị hấp tấp trong những trường hợp như thế.
Phỏng vấn qua điện thoại là gì?
Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại có nghĩa đúng như mặt chữ là một “cuộc phỏng vấn sử dụng điện thoại”. Trong một cuộc phỏng vấn thông thường, người phỏng vấn và ứng viên sẽ gặp mặt trực tiếp để vấn đáp, nhưng trong phương pháp này thì điện thoại là công cụ duy nhất để giao tiếp. Ngày càng có nhiều công ty áp dụng phương pháp này như một phương pháp tuyển chọn dễ dàng thực hiện trong trường hợp ứng viên ở xa hoặc khó điều chỉnh lịch trình.
Một phương pháp lựa chọn khác là phỏng vấn trên web cũng đang ngày càng gia tăng, nhưng so với phỏng vấn trên web yêu cầu thiết bị tương thích hoặc kết nối internet ổn định, phỏng vấn qua điện thoại có thể được thực hiện chỉ với một chiếc điện thoại nên có thể thực hiện được trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Một lý do khác tại sao nhiều công ty thực hiện điều này là có thể nhìn thấy kỹ năng ứng phó qua điện thoại của ứng viên ở giai đoạn tuyển chọn.
Cần phải hiểu ý đồ và lời giải thích câu hỏi trong tình trạng không nhìn thấy đối phương, và bởi vì chỉ thể hiện sức hút của bản thân bằng lời nói, nên hãy nhớ chuẩn bị kỹ càng cho cuộc phỏng vấn qua điện thoại và giữ đúng tác phong.
Tự phân tích rất quan trọng ngay cả trong các cuộc phỏng vấn qua điện thoại
Trong hầu hết các trường hợp, phỏng vấn qua điện thoại được thực hiện trong giai đoạn sơ kì, chẳng hạn như phỏng vấn vòng loại. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể làm một cách tùy tiện, những câu hỏi mà người phỏng vấn đưa ra về cơ bản không khác gì những câu hỏi trong một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Chuẩn bị kỹ lưỡng là điều quan trọng trước một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, vì nó cũng có thể được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn với trụ sở chính ở nước ngoài và trụ sở chính tại Châu Á – Thái Bình Dương.
Ngay cả trong các cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn cũng cần tìm cơ hội tự giới thiệu và trình bày điểm hấp dẫn của bản thân, đồng thời giải thích về động cơ xin việc. Hãy tự phân tích bản thân kỹ lưỡng và nhìn về sự nghiệp tương lai, kỹ năng bạn có và kinh nghiệm làm việc của bạn.
Những điều cần chuẩn bị trước một cuộc phỏng vấn qua điện thoại
Cho dù là hình thức phỏng vấn nào thì cũng cần có sự chuẩn bị kỹ càng trước đó, nhưng phỏng vấn qua điện thoại có những điểm lưu ý khác so với phỏng vấn thông thường. Vì không thể nhìn thấy đối phương nên đặc trưng của nó là mức độ tự do cao khi có thể chuẩn bị mọi thứ trong lòng bàn tay.
Tiếp theo, tôi xin giới thiệu những điều bạn cần chuẩn bị để cuộc trao đổi diễn ra thuận lợi.
1. Bản sao các tài liệu đã nộp
Các câu hỏi từ người phỏng vấn sẽ dựa trên hồ sơ ứng tuyển đã nộp trước. Ứng viên cần chuẩn bị sẵn một bản sao CV và hồ sơ kinh nghiệm trong công việc mà bạn đã nộp khi phải phỏng vấn qua điện thoại. Bằng cách kiểm tra trong cuộc phỏng vấn, bạn có thể tránh bị vặn lời hoặc trả lời khác với nội dung hồ sơ ứng tuyển.
2. Dụng cụ ghi chép
Vừa đối thoại vừa ghi chú lại trong cuộc phỏng vấn để không bỏ lỡ bất kỳ chỉ dẫn hay lời nói quan trọng của người phỏng vấn. Ghi lại những từ khóa bạn quan tâm trong lời nói của người phỏng vấn, điều này có thể hữu ích khi có cơ hội đặt câu hỏi ngược lại.
3. Lịch hoặc sổ lịch trình
Trong lúc phỏng vấn qua điện thoại có thể sẽ cần phải quyết định những thứ như lịch trình cho lần tuyển chọn tiếp theo. Trong trường hợp như vậy, nếu bạn có sổ tay, lịch hoặc các đồ vật khác có ghi sẵn lịch trình của bạn, người phỏng vấn sẽ không cần giữ máy để đợi bạn kiểm tra lịch trình.
Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức, hãy đặt thời hạn và hỏi ý kiến người phỏng vấn rằng “Tôi sẽ liên hệ trước ngày ## được không?”
4. Một bản ghi chú về động cơ xin việc
Một câu hỏi nhất định sẽ được hỏi trong các cuộc phỏng vấn là “Động cơ xin việc của bạn là gì?”. Nếu viết ra các câu trả lời trước, bạn có thể tránh khỏi trường hợp quên nói những gì bản thân muốn truyền tải.
Tuy nhiên, hãy tránh đọc nguyên xi nội dung của bản ghi nhớ đã chuẩn bị sẵn. Trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại mà không thể nhìn thấy trực tiếp, cách nói chuyện không tự nhiên có thể mang đến cảm giác kỳ lạ. Nếu bạn tóm tắt các điểm cần thiết theo từng gạch đầu dòng, bạn có thể kiểm tra chúng ngay lập tức trong lúc phỏng vấn.
5. Bản ghi chú câu hỏi ngược
Khi kết thúc cuộc phỏng vấn qua điện thoại, người phỏng vấn thường hỏi bạn một câu hỏi ngược lại “Bạn có câu hỏi nào không?”. Để tránh vội vàng đưa ra những câu hỏi không đúng mục đích, hãy suy nghĩ và chuẩn bị sẵn trước một số câu hỏi.
Tác phong phỏng vấn qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại khó nghe được giọng hơn là phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra, trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn không thể nhìn thấy nét mặt và cử chỉ -những yếu tố quan trọng để hiểu biết đối phương.
Để tạo ấn tượng tốt với người phỏng vấn, điều quan trọng là phải giữ gìn các tác phong riêng đối với các cuộc phỏng vấn qua điện thoại.
1. Chọn nơi có điều kiện sóng vô tuyến tốt
Điều kiện sóng vô tuyến kém có thể khiến bạn khó nghe rõ hoặc làm gián đoạn và trong trường hợp xấu nhất, cuộc gọi của bạn có thể bị ngắt giữa chừng. Điện thoại cố định là tốt nhất cho một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, nhưng nếu bạn không có, hãy nhớ kiểm tra tình trạng sóng vô tuyến xung quanh trước khi thực hiện.
2. Chọn nơi không có tiếng ồn xung quanh
Ở trong môi trường ồn ào sẽ khó nghe thấy giọng nói từ điện thoại. Khi không truyền đạt được nội dung muốn nói một cách rõ ràng và người phỏng vấn phải hỏi lại nhiều lần thì cuộc trò chuyện sẽ không thể tiến triển suôn sẻ. Điều quan trọng là phải có một cuộc phỏng vấn qua điện thoại ở một nơi im ắng, nơi mà bạn có thể nói chuyện một cách bình tĩnh.
Ở nhà là tốt nhất, nhưng nếu khó khăn, hãy sử dụng nơi làm việc cá nhân hoặc một nơi thuê được. Nếu ở nhà, cần phải để ý để âm thanh của gia đình và vật nuôi không để bị nghe thấy qua điện thoại.
3. Để tay không nếu có thể
Trong các cuộc phỏng vấn qua điện thoại thường hay phải ghi chép và kiểm tra tài liệu. Với tính năng gọi điện thoại rảnh tay, cả hai tay đều trống, vì vậy bạn không phải lúng túng khi di chuyển tay trong lúc nói chuyện. Nên sử dụng tai nghe có micrô hoặc tai nghe chụp tai vì chúng khiến tiếng ồn khác ngoài cuộc trò chuyện rất khó lọt vào.
4. Nói chuyện rõ ràng hơn bình thường
Trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại mà không có thông tin trực quan, giọng điệu của ứng viên và cách họ nói sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến ấn tượng của người phỏng vấn. Ngoài ra, giọng nói qua điện thoại có xu hướng bị bóp nghẹt và khó nghe hơn so với thực tế.
Khi bạn có một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, hãy cố gắng nói chuyện rõ ràng và vui vẻ hơn bình thường.
5. Loại bỏ các filler word (từ làm đầy) nếu có thể
Loại bỏ các filler word (từ làm đầy) nếu có thể. Các từ như “ờ”, “à”, và “ừm” được chèn vào giữa cuộc trò chuyện được gọi là filler word, nó có thể để lại một ấn tượng về sự không tự tin.
Loại bỏ chúng ngay cả trong những cuộc phỏng vấn thông thường cũng tốt hơn cho bạn. Trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại mà chỉ có thể nghe thấy giọng nói thì những từ đó đặc biệt nghe rõ ràng. Nó thường được phát ra một cách vô tình, vì vậy hãy cố gắng không sử dụng càng nhiều càng tốt.
6. Đưa ra phản ứng
Nếu không có phản ứng từ phía bên kia trong suốt cuộc trò chuyện, người nói sẽ lo lắng “Bạn có đang lắng nghe một cách kỹ càng không?”. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại chỉ có tiếng nói nên không thể phản ứng bằng biểu cảm và cử chỉ.
Do đó, cần có phản ứng với lời nói của đối phương để thể hiện mình đang lắng nghe một cách cẩn thận. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để tránh làm gián đoạn cuộc nói chuyện của người phỏng vấn chỉ vì bạn quá chú ý đến những phản ứng.
7. Chỉnh lại tư thế
Vì không thể nhìn thấy nhau qua điện thoại nên chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng “Cho dù nói chuyện với tư thế lôi thôi thì người ở đầu dây bên kia cũng không biết được”. Tuy nhiên, trên thực tế, tư thế, thái độ của bạn khi nói chuyện được thể hiện qua giọng điệu và được truyền sang bên kia. Trong cuộc phỏng vấn qua điện thoại, cũng như trong cuộc phỏng vấn thông thường, hãy cố gắng nói với một tư thế đúng. Nếu bạn ngồi xuống và nghiêng người về phía trước, giọng nói của bạn sẽ bị bóp nghẹt nhiều hơn, lúc đó đứng lên và nói chuyện cũng là một cách để giải quyết.
Giữ gìn tác phong của các cuộc phỏng vấn qua điện thoại và hướng tới sự đánh giá cao
Đối với những người chỉ trải qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp trước đây, khi phỏng vấn qua điện thoại lần đầu tiên có thể bị căng thẳng và hoang mang.
Tuy nhiên, phỏng vấn qua điện thoại không khó, miễn là bạn giữ gìn tác phong và ghi nhớ các điểm lưu ý. Hãy chuẩn bị trước thật kỹ càng và bạn sẽ được đánh giá cao.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
