Khi bạn đi xin việc sẽ cần có một bản hồ sơ tóm tắt quá trình học tập và làm việc được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch của bản thân, và những tài liệu này đều có trong những lá thư xin việc đóng vai trò như là những giấy tờ đính kèm quan trọng cho việc tìm kiếm việc làm. Những loại giấy tờ đó có thể đính kèm hoặc không đính kèm trong thư xin việc, nhưng chúng ta nên đính kèm theo như một hình thức quan trọng trong kinh doanh.
Một lá thư xin việc ngắn gọn, súc tích và phù hợp sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho quá trình tìm việc của bạn. Công ty bạn đang ứng tuyển có thể sẽ xem qua sơ yếu lý lịch của bạn một cách tích cực và sự hiện diện của bạn có thể sẽ nổi bật hơn những ứng viên khác.
Có một vài điểm quan trọng cần lưu ý để có thể viết thư xin việc một cách hiệu quả. Hãy cùng IFK theo dõi nguyên tắc viết thư xin việc dưới đây để có thể làm nổi bật hồ sơ xin việc của bạn một cách chính xác nhé.
I. Thư xin việc là gì?
Thư xin việc là một loại thư thương mại được gọi với cái tên tiếng Nhật là 「送付状」（そうぶじょう）・「添え状」（そえじょう）. Trong một số trường hợp, có thể bạn sẽ thấy khá quen thuộc với nó bởi vì khi gửi tài liệu bằng FAX hoặc bằng đường bưu điện thì nó được gửi dưới dạng trang bìa.
Thư xin việc khi thay đổi công việc thì bản sơ yếu lý lịch cũng tương tự như trong môi trường kinh doanh, những giấy tờ đính kèm như trang bìa của hồ sơ tóm tắt quá trình học tập và làm việc cũng sẽ là một tiêu chuẩn để đánh giá bạn. Có thể nói, thư xin việc là một loại thư chào hỏi khi bạn gửi hồ sơ ứng tuyển vào công ty. Quá trình tìm việc là một phần trong hoạt động kinh doanh. Khi bạn gửi hồ sơ, nếu trong trường hợp chỉ đơn giản là bạn bỏ những giấy tờ ứng tuyển như bản sơ yếu lý lịch vào một phong bì và cứ thế gửi chúng đi, thì hãy cân nhắc đến cảm nhận của công ty tuyển dụng và nhớ gửi kèm thư xin việc khi bạn gửi hồ sơ. Vì lá thư xin việc là ấn tượng đầu tiên của bạn dành cho nhà tuyển dụng, nên hãy viết phần giới thiệu bản thân và động cơ xin việc sao cho người đọc CV thấy được hình ảnh đẹp từ bạn.
II. Cách viết thư xin việc
1. Phương pháp viết thư xin việc
Về cách viết thư xin việc, về cơ bản nó được viết theo đúng hình thức trong kinh doanh. Ngoài ra, khi viết thư xin việc, chúng tôi khuyên bạn nên đánh trên máy tính thay vì viết tay. Hơn nữa, thư xin việc là loại giấy tờ được gửi bằng đường bưu điện cho nên không cần thiết phải trực tiếp giao tận tay cho người phỏng vấn.
2. Tên người nhận thư xin việc phải là tên của người phụ trách
Sau khi ghi ngày tháng năm theo lịch Tây hoặc là lịch theo thời đại của Nhật ở phía bên trái trên cùng thì sẽ ghi tiếp địa chỉ công ty và tên người phụ trách. Lưu ý là không được sử dụng các từ viết tắt như “Co.,Ltd.” trong trường hợp này. Trong khả năng có thể, hãy tra cứu tên đầy đủ của người phụ trách tuyển dụng trước khi ứng tuyển. Nếu bạn ghi tên người phụ trách đơn giản, không rõ ràng như 「ご担当者様」(tạm dịch: Anh/Chị phụ trách tuyển dụng) thì có thể thư xin việc của bạn sẽ trở nên đơn điệu và người tuyển dụng không biết chính xác là bạn muốn gửi cho ai. Dù cho bạn không biết tên của người phụ trách ở trên quảng cáo, hãy thử đi tìm hiểu và gọi điện thoại cho công ty tương ứng nhé. Hầu hết các công ty sẽ cho bạn biết ai đang phụ trách tuyển dụng cho vị trí đó.
3. Ghi rõ tên chức vụ muốn ứng tuyển trong tiêu đề của thư xin việc
Hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi đầy đủ tên của chức vụ mà bạn sẽ ứng tuyển ở phần đầu. Vì công ty tuyển dụng hoặc phòng nhân sự có thể cùng một lúc tuyển dụng nhiều vị trí khác nhau, nên việc ghi rõ ràng và chính xác tên chức vụ của công việc là rất cần thiết. Nếu trong phần giới thiệu bạn không xác định rõ chức vụ ứng tuyển thì hãy ghi rõ ràng mục đích bạn ứng tuyển nhé.
4. Nội dung chính của thư xin việc
Điều quan trọng là phải làm cho nội dung trở nên ngắn gọn sau những lời chào hỏi như lời mở đầu hoặc kết luận chẳng hạn. Trong nội dung chính phải bao gồm “lời chào”, “những hồ sơ ứng tuyển gửi kèm”, “yêu cầu xác nhận nội dung và phỏng vấn trực tiếp”. Sau khi viết, hãy nhớ đọc lại và đảm bảo rằng không có lỗi đánh máy hoặc diễn đạt không phù hợp. Cuối cùng, hãy nhớ gửi kèm lời cảm ơn vì họ đã dành thời gian đọc hồ sơ và yêu cầu được phỏng vấn nữa nhé.
5. Điều chỉnh nội dung phù hợp với chức vụ cụ thể
Không phải thư xin việc nào cũng phù hợp với nhiều chức vụ ứng tuyển. Do đó, hãy chỉnh sửa nội dung sao cho phù hợp với vị trí sẽ ứng tuyển. Bằng cách đó, có thể sự hiện diện của bạn sẽ lập tức trở nên nổi bật hơn so với những ứng viên nộp một lá thư xin việc chung chung.
6. Không chỉ viết tóm lược mà còn quảng bá bản thân
Thay vì chỉ tóm tắt đơn giản nội dung của sơ yếu lý lịch (CV) của bản thân, hãy thể hiện ra rằng cá nhân bạn đang quan tâm đến công ty và giải thích lí do tại sao bạn lại muốn làm việc cho công ty đó. Điều gì tạo nên sức hấp dẫn của văn hóa và thương hiệu của công ty? Bạn biết được những gì về công ty? Công ty này tạo nên danh tiếng như thế nào trên thị trường?
Hãy giải thích rằng những kinh nghiệm làm việc từ trước tới nay của bản thân phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển. Khi đó, thay vì chỉ tóm tắt đơn giản nội dung thì bạn nên nêu rõ các yếu tố quan trọng trong bản sơ yếu lý lịch.
7. Hãy cẩn thận với lỗi font chữ khi gửi dưới dạng tài liệu điện tử
Việc bản sơ yếu lý lịch được gửi đến phía công ty dưới dạng tài liệu điện tử cũng đang tăng lên, nhưng cần phải cẩn thận khi gửi thư xin việc dưới dạng dữ liệu. Vì khi công ty mở file lên có thể sẽ bị lỗi font chữ hoặc là không thể mở được file, nên hãy gửi thư dưới dạng file PDF.
8. Thư xin việc là thứ hỗ trợ cho bản sơ yếu lý lịch
Thư xin việc chỉ là một tài liệu công việc thông báo nội dung của các tài liệu ứng tuyển được gửi kèm. Nó không ảnh hưởng đến việc bạn đậu hay không đậu. Tuy nhiên, nó lại có thể tạo ấn tượng cho phía công ty tuyển dụng bằng cách gửi kèm những giấy tờ vốn dĩ không cần thiết.
Ngoài ra, đừng quên đính kèm thư xin việc như là một hình thức kinh doanh. Ở cuối văn bản, nếu mời gọi công ty phỏng vấn bản thân như “Sẽ rất hân hạnh nếu như quý công ty cho tôi một cơ hội để phỏng vấn trực tiếp” thì sẽ rất hiệu quả đấy nhé.
Một điều cần lưu ý ở đây là ngay cả khi bạn có thể viết theo một quy tắc hay một hình thức riêng của thư xin việc, nhưng sẽ bị phản tác dụng nếu bạn không hoàn thành bản sơ yếu lý lịch một cách phù hợp. Hãy ý thức rằng bạn viết “để cho người khác có thể xem” và “để bạn có thể hướng tới bước tiếp theo”.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
