Điểm lưu ý và câu ví dụ để viết lời xin lỗi thể hiện sự chân thành

Share on facebook
Share on pinterest
Share on twitter

  Dù bạn có chức vụ cao đến đâu thì cũng sẽ có lúc bạn cần phải nói lời xin lỗi. Nếu có sự thiếu sót hoặc thất lễ trong nội dung của lời xin lỗi, nó có thể khiến đối phương thêm giận dữ hoặc nó sẽ phá vỡ mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau. Khi bạn phạm lỗi, điều quan trọng là phải gửi email xin lỗi càng sớm càng tốt, đề xuất biện pháp khắc phục và thực hiện các biện pháp ấy để lấy lại niềm tin từ đối phương.

  Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu những điểm lưu ý để viết một email xin lỗi thể hiện được sự chân thành và giới thiệu những câu ví dụ có thể sử dụng trong thực tế cho từng trường hợp. Không chỉ ở email xin lỗi, khi gửi email (không cần là nội dung xin lỗi), bạn cũng có thể sử dụng “Tuyển tập các câu mẫu” để gửi các câu văn bản chính xác, trong thời gian nhanh chóng. Trong lĩnh vực kinh doanh, chỉ một sai sót duy nhất trong e-mail có thể làm mất uy tín của bạn. 

Diem luu y va vi du de viet loi xin loi the hien su chan thanh

1. Hãy cẩn thận khi viết thư xin lỗi

   Khi phát hiện ra sự cố hoặc sai sót, điều cơ bản là đầu tiên phải đến gặp bên đối tác hoặc xin lỗi trực tiếp qua điện thoại. Tuy nhiên, trong một số trường hợp,  không thể xin lỗi trực tiếp. Khi đó, thư xin lỗi (email) có vai trò truyền đạt nhanh chóng lời xin lỗi, biện pháp ứng phó và chi tiết của sai lầm. Ngay cả khi bạn có thể xin lỗi trực tiếp thì điều quan trọng là phải gửi một email để xin lỗi một lần nữa. 

  Ngoài ra, khi có vấn đề xảy ra, cả hai bên đều mất bình tĩnh, và có nhiều lúc họ không thể đưa ra quyết định sáng suốt hoặc những quyết định theo cảm tính. Vào những thời điểm như vậy, nội dung của sai sót và nội dung của lời xin lỗi sẽ được chỉnh sửa bằng cách chuyển nó thành các câu trong email, nó sẽ tránh gây hiểu lầm cho đối phương hơn là khi gặp mặt trực tiếp . Khi bạn mất bình tĩnh bạn có thể sắp xếp tình huống tốt hơn bằng cách viết nó ra.

   1.1 Trả lời nhanh chóng 

  Khi bày tỏ sự hối lỗi, điều quan trọng là phải “trả lời càng sớm càng tốt.”. Khi phát hiện ra sai sót, nếu không kịp thời ứng phó thì dù sau này có xin lỗi bằng lời lẽ lịch sự đi nữa cũng khó mà truyền tải được sự hối lỗi của mình. Nếu đối phương đang ở gần đó, trước tiên hãy cân nhắc xem có cách nào để xin lỗi trực tiếp hay không, và lưu ý xin lỗi càng sớm càng tốt. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là  phải ứng phó kịp thời hơn là tìm những lời lẽ xin lỗi sao cho lịch sự.

   1.2 Xác định nguyên nhân của vấn đề 

  Khi một sai lầm hoặc trục trặc xảy ra, điều mà đối phương muốn biết là “Tại sao sai lầm lại xảy ra?”. Hãy ghi nhớ công thứ 5W1H để làm rõ vấn đề (khi nào, ai, cái gì, ở đâu và đã mắc sai lầm gì). Bằng cách đó, sẽ dễ dàng hơn để truyền đạt sự chân thành cho đối phương. Làm rõ nguyên nhân giúp bạn dễ dàng nghĩ ra các biện pháp ứng phó.

   1.3 Thông báo cho đối phương về biện pháp xử lý  

  Khi bạn đã rõ nguyên nhân sai lầm của mình, hãy nói với họ những gì bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề. Nếu khó giải quyết mọi thứ ngay bây giờ, bạn nên xem xét cả cách xử lí lâu dài và cách xử lí tạm thời “cách xử lí tạm thời” là phản hồi để giải quyết sự cố đang xảy ra trước mặt bạn và “cách xử lí lâu dài” là phản hồi để giải quyết gốc rễ của vấn đề.

   1.4 Dòng tiêu đề dễ hiểu 

  Cấu trúc cơ bản của một lời xin lỗi là “bắt đầu bằng một lời xin lỗi và kết thúc bằng một lời xin lỗi.”. Trong trường hợp là email, hãy thêm vào các từ truyền tải rằng đó là email xin lỗi hoặc báo cáo khẩn cấp trong dòng tiêu đề. Bằng cách đặt những từ như [重要] và [〜に関するお詫び] ở đầu, bạn có thể truyền đạt tầm quan trọng của email    

2. Cụm từ xin lỗi

Chúng tôi đã biên soạn một số mẫu câu phổ biến nhất trong thư xin lỗi. Nếu bạn chỉ lặp lại cùng một cụm từ, nó sẽ không hay, vì vậy hãy sử dụng các cụm từ khác nhau ngay cả khi nó cùng một nội dung.

  2.1 Mẫu câu xin lỗi nhẹ nhàng 

軽めの謝罪フレーズ 

申し訳ありません。 

失礼しました。 

お詫びいたします。 

反省しております。 

お許しください。 

〜の不注意で、 

Trong bối cảnh kinh doanh, bạn nên tránh những từ mang tính chất văn nói như “すみません” và “ごめんなさい”. 

  2.2 Mẫu câu xin lỗi vừa phải 

大変、失礼いたしました。 

申し訳ございませんでした。 

お詫びの言葉もございません。 

ご迷惑をおかけいたしまた。 

Khi có sự cố xảy ra, bạn phải giải thích về điều mà đối phương đang tức giận. Khi bạn làm sáng tỏ vấn đề, có những trường hợp bạn không thực sự có lỗi, trong những trường hợp như vậy, đừng hoàn toàn nhún nhường mà hãy sử dụng cụm từ xin lỗi ở trên để truyền đạt rõ ràng vấn đề.

  2.3 Mẫu câu xin lỗi nặng nề 

心より謝罪いたします。 

謹んでお詫び申し上げます。 

猛省しております。 

弁解のしようもございません。 

Những cụm từ này được sử dụng khi 100% lỗi thuộc về bạn. Nếu bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm về phía mình, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc thành thật xin lỗi mà không cần lý do.

3. Câu ví dụ về email xin lỗi sử dụng bên ngoài công ty

  Bây giờ, chúng tôi muốn giới thiệu một số câu ví dụ về lời xin lỗi có thể được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh. Trước hết, đó là những mẫu câu xin lỗi có thể được sử dụng cho người ngoài công ty như đối tác kinh doanh và khách hàng.

  3.1 Xin lỗi vì sản phẩm bị lỗi 

件名

〇〇に関するお詫び(会社名)

本文

平素より大変お世話になっております。

この度は、当社の「〇〇」をご購入いただきありがとうございました。

しかしながら、「〇〇」の不具合で、△様には大変ご迷惑をおかけいたしました。

心よりお詫び申し上げます。

お話を聞く限りですと、××の部分が問題になっているかと思います。

つきましては、近日中に商品の交換に上がりたいと思いますので、改めてこちらよりお電話をさせていただきます。

お忙しい中、ご連絡をいただいまして誠にありがとうございました。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

chủ đề

Xin lỗi vì 〇 〇 (tên công ty)

Nội dung tin nhắn

Cảm ơn đã luôn quan tâm giúp đỡ chúng tôi.

Cảm ơn quý khách đã mua “〇〇” của chúng tôi.

Tuy nhiên, chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra cho Ông/ Bà △ do có vấn đề với “○○”..

Chúng tôi chân thành xin lỗi.

Theo như tôi được biết, tôi nghĩ phần ×× chính là vấn đề.

Do đó, phía bên chúng tôi rất mong được đổi sản phẩm cho quý khách trong thời gian sắp tới, bên chúng tôi xin được gọi lại cho quý khách.

Cảm ơn quý khách vì đã liên lạc với chúng tôi trong lúc quý khách đang bận. Chúng tôi rất mong muốn tiếp tục nhận được sự quan tâm của quý khách trong tương lai.

  • Lưu ý của email xin lỗi vì sản phẩm bị lỗi là nội dung chuyển tải ngắn gọn nguyên nhân sự cố và cách khắc phục. 

  3.2 Xin lỗi vì lỗi giao hàng / vận chuyển 

件名

〇〇の遅れに関するお詫び(会社名)

本文

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇です。

先日は〇〇の納品ミスがありまして、

誠に申し訳ございませんでした。

納品予定の「〇〇」に関しましては、本日発送させていただきました。

そちらへの到着予定は〇月〇日になります。

納品ミスにより貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。

現在、原因の特定を急いでおり、

今後このようなことがないように十分留意してまいります。

何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

chủ đề

Xin lỗi vì sự chậm trễ của 〇 〇  (tên công ty)

Nội dung tin nhắn

Cảm ơn đã luôn quan tâm giúp đỡ chúng tôi

Chúng tôi là Công ty TNHH …

Hôm trước, có một lỗi trong việc giao hàng của 〇 〇 (món hàng được giao)

Chúng tôi vô cùng xin lỗi

Về “〇 〇” đã được lên lịch giao, chúng tôi đã chuyển nó ngày hôm nay.

Món hàng dự định sẽ đến tay khách hàng vào ngày _\_

Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra cho quý công ty do lỗi giao hàng của chúng tôi.

Hiện chúng tôi đang khẩn trương xác định nguyên nhân, đồng thời sẽ hết sức chú ý để ngăn chặn điều này xảy ra trong tương lai.

Cảm ơn sự tha thứ của quý công ty..

Chúng tôi xin lỗi vì đã gửi lời xin lỗi này qua e-mail, nhưng chúng tôi muốn liên lạc và xin lỗi quý công ty trong thời gian sớm nhất. 

  • Lưu ý về email xin lỗi đối với lỗi giao hàng / vận chuyển là dù không xác định được nguyên nhân nhưng điều quan trọng là phải thể hiện thái độ “làm rõ nguyên nhân và cố gắng không phạm phải sai lầm lần sau”.

  3.3 Lời xin lỗi khi bị khiếu nại

件名

〇〇(クレーム内容)についてお詫び

本文

平素より、大変お世話になっております。

〇〇店責任者の△△です

この度は、弊社〇〇の接客態度及び言動にて、不愉快な思いをさせてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

早速、本人に厳重に注意するとともに社内全体にも、皆様に気持ちよく当店を利用していただけるよう、気を引き締めて接客にあたるようにと改めて通達致しました。

この度のこと、本人も深く反省をしております。

どうかご寛容を賜りますよう伏してお願い申し上げます。

なお、これからもお気づきのことがございましたら、何なりとご指摘いただきますよう

chủ đề

Xin lỗi về 〇 〇 (nội dung khiếu nại)

Nội dung tin nhắn

Cảm ơn đã luôn quan tâm giúp đỡ chúng tôi

Tôi là △△, người phụ trách cửa hàng 〇 〇

Lần này, chúng tôi vô cùng xin lỗi vì đã khiến bạn cảm thấy không thoải mái với thái độ và hành vi phục vụ khách hàng của chúng tôi.

Ngay lập tức, chúng tôi đã nhắc nhở đến người nhân viên đó và thông báo cho toàn thể công ty nhanh nhất có thể rằng mọi người nên phục vụ khách hàng cẩn thận để khách hàng có thể trải nghiệm cửa hàng của chúng tôi một cách thoải mái.

Bản thân người nhân viên đó đã vô cùng hối lỗi về việc lần này.

Chúng tôi mong nhận được sự khoan dung của quý khách

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

  • Liên quan đến những phàn nàn về dịch vụ chăm sóc khách hàng, cần xác định mức độ nặng nhẹ của lỗi vì phạm và xin lỗi. Nếu bạn xin lỗi mặc dù bạn không làm gì sai trong việc này, nó có thể dẫn đến việc bạn sẽ gặp rắc rối với khách hàng một lần nữa. Trong câu ví dụ trên, chúng tôi giả định một mô típ hoàn toàn bất lợi về phía mình, nhưng chúng ta cần phải nghe cụ thể tình huống lúc đó và nghe từ nhân viên tiếp nhận đơn khiếu nại để hiểu rõ hơn lỗi lầm là thuộc về ai.

  3.4 Xin lỗi vì sai sót về hóa đơn và xử lý hoàn lại tiền

件名

金額間違いに関するお詫びと返金について

本文

平素よりお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日付請求書のご請求金額に誤りがあることが判明いたしました。

正しい金額につきましては、添付しております資料の通りです。

添付資料にある正しい金額とご請求書の金額との差額については、本日中に貴社へ返金いたします。

度重なるお手数をかけまして大変恐縮ですが、この度の請求分の領収書をご返送いただけますでしょうか。

この度は、多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

今後このようなことのないように管理を徹底してまいりますので、

何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

メールでのご連絡となり恐縮ですが、ご請求のお詫びと返金のご連絡まで申し上げます。

大変申し訳ございませんでした。

chủ đề

Xin lỗi và hoàn lại tiền cho số tiền bị nhầm lẫn.

Nội dung tin nhắn

Cảm ơn đã luôn quan tâm giúp đỡ chúng tôi.

Chúng tôi là 〇〇 của công ty TNHH 〇〇.

Chúng tôi phát hiện có sai sót về số tiền của hóa đơn ngày — tháng —.

Số tiền chính xác được hiển thị trong tài liệu đính kèm.

Mức chênh lệch giữa số tiền chính xác hiển thị trong tài liệu đính kèm và số tiền trên hóa đơn sẽ được hoàn lại cho công ty của bạn vào cuối ngày hôm nay.

Chúng tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này nhưng bạn có thể vui lòng gửi lại biên lai cho hoá đơn này không?

Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra.

Chúng tôi sẽ quản lý kỹ lưỡng vấn đề này để ngăn điều như vậy xảy ra trong tương lai,

Cảm ơn sự nhẫn nại của bạn.

Chúng tôi rất tiếc khi nhận được phản hồi từ bạn qua email, chúng tôi xin lỗi vì đến bây giờ mới liên lạc với bạn đề xin lỗi và hoàn trả lại tiền theo yêu cầu.

Chúng tôi vô cùng xin lỗi.

  • Vấn đề tiền bạc có ảnh hưởng lớn đến sự tín nhiệm sau này. Nếu bạn phát hiện ra sai sót, hãy đảm bảo phản hồi kịp thời.

4. Câu ví dụ về email xin lỗi sử dụng trong nội bộ công ty.

  4.1 Xin lỗi về những lỗi lầm vô ý 

件名

【〇〇に関するお詫び】

本文

お疲れ様です。

〇〇部〇〇課のです。

取り急ぎ、ご報告があります。

取引先(株式会社××)との連絡ミスがあり、アポイントの時間に相違がありました。

そのため本日予定していた商談を行うことができませんでした。

私の不注意から、部長代理及び関係各位に対し、

多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ありませんでした。

スケジュール管理と、先方への連絡方法、事前の確認を見直し、二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。

誠に申し訳ございませんでした。

Chủ đề

[Xin lỗi về việc 〇〇]

Nội dung tin nhắn

Xin chào bạn

Tôi là 〇〇 thuộc bộ phận 〇〇

Tôi có một báo cáo khẩn.

Đã xảy ra lỗi khi liên lạc với đối tác kinh doanh (Công ty TNHH XX), đó là có sự chênh lệch về thời gian hẹn.

Vì vậy, kết quả là chúng tôi không thể tổ chức các cuộc đàm phán kinh doanh mà chúng tôi đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay. Tôi thành thật xin lỗi vì đã gây ra sự bất tiện lớn cho phó tổng giám đốc và những  người liên quan do sự bất cẩn của tôi.

Tôi sẽ xem xét việc quản lý lịch trình, phương thức liên hệ với bên kia và xác nhận trước, đồng thời sẽ tiếp tục làm việc cẩn thận để không lặp lại sự cố như vậy một lần nữa.

Tôi chân thành xin lỗi

  • Email xin lỗi gửi trong nội bộ công ty thì hãy đảm bảo rằng trong thư phải bao gồm những người có liên quan đến việc đó. Khi mắc sai lầm, bạn sẽ muốn tự mình khắc phục lỗi đó, nhưng nếu cả công ty đều cùng nhau giải quyết vấn đề đó thì vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn.

  4.2 Email xin lỗi vì vắng mặt trong bữa tiệc rượu 

件名

本日の飲み会欠席のお詫び

本文

◯◯さん

お疲れ様です。

〇〇課の〇〇です。

本日予定の〇〇の飲み会にお誘いいただきありがとうございます。

本日の飲み会、とても楽しみにしていたのですが、急な予定が入り参加できなくなってしまいました。

幹事である△△さんには大変な迷惑をおかけしてしまいますが、キャンセルさせて頂きたく存じます。

ご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

次回はぜひ参加したいので、またお誘いください。

また、次回は私が幹事をさせていただく予定です

chủ đề

Xin lỗi vì đã vắng mặt trong bữa tiệc rượu hôm nay.

Nội dung tin nhắn

Chào bạn ◯◯

Cảm ơn bạn, bạn đã vất vật rồi

Tôi là ◯◯ thuộc bộ phận ◯◯.

Cảm ơn bạn đã mời tôi đến bữa tiệc rượu ◯◯ được lên lịch vào hôm nay.

Tôi rất mong chờ bữa tiệc rượu ngày hôm nay, nhưng do có lịch trình đột xuất nên tôi không thể tham gia.

Tôi xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra cho thư ký△△, nhưng tôi xin được từ chối lời mời này.

Tôi thực sự xin lỗi vì sự bất tiện này.

Tôi rất muốn tham gia vào lần tới, vì vậy xin hãy mời tôi một vào lần sau.

Ngoài ra, tôi sẽ là thư ký lần sau. Lúc ấy, tôi rất hận hạnh nếu có thể tham gia.

  • Đây là một email xin lỗi vì sự vắng mặt của bạn trong bữa tiệc uống rượu của công ty. Điều quan trọng là gửi một email xin lỗi thể hiện cảm xúc của bạn để bạn có thể cải thiện mối quan hệ của mình trong tương lai.

5. Tổng kết

Bài viết ở trên, chúng tôi đã giới thiệu các điểm lưu ý để viết một email xin lỗi truyền đạt sự chân thành và những mẫu câu về lời xin lỗi. Điều quan trọng là sử dụng đúng cấu trúc, đúng từ xin lỗi để tạo ra một câu xin lỗi tinh tế nhưng điều quan trọng nhất là thời gian gửi lời xin lỗi. Khi có vấn đề xảy ra, không chỉ ưu tiên giải quyết mà còn nhớ nhanh chóng thông báo cho bên đối tác tình hình hiện tại và biện pháp đối phó.

 

CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để đánh giá nó!

Đánh giá trung bình 5 / 5. Số phiếu bầu: 500

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.