Vấn đề khá khó khăn đối với những người làm việc tại văn phòng là việc phải ghi nhớ những quy tắc ứng xử trong kinh doanh. Có lẽ sẽ có người cho rằng “Chẳng phải chúng ta vẫn có thể làm việc dù không biết những quy tắc như thế hay sao”. Tuy nhiên, nếu bạn không tuân thủ theo những quy tắc này thì có thể là bạn sẽ không chỉ khiến bản thân mình trở nên xấu hổ mà còn làm cho những người xung quanh mất mặt về bạn. Ngược lại, nếu bạn có thể ghi nhớ và thực hành các quy tắc, bạn có thể tạo cho mình tác phong chuyên nghiệp bất cứ lúc nào và trông giống như một nhân viên thực thụ hơn đấy.
Quy tắc 1: Chào hỏi và cách sử dụng từ ngữ
Chào hỏi là quy tắc cơ bản của cơ bản trong mối quan hệ giữa người với người. Chào hỏi đúng cách và niềm nở sẽ giúp cho việc giao tiếp với những người xung quanh trở nên suôn sẻ hơn. Đây cũng là vũ khí để bạn nâng cao độ thiện cảm của đối phương với mình. Ngược lại, nếu bạn không chào hỏi hoặc lỡ chào sai thì cũng có thể sẽ khiến cho đối phương không thoải mái. Vì vậy, hãy ghi nhớ những từ vựng dùng để chào hỏi trong từng tình huống để có thể cư xử đúng lễ nghi bất kỳ lúc nào nhé!
Quy tắc 2: Trình tự trao đổi danh thiếp
Những người làm công việc buôn bán sản phẩm hoặc tiếp khách sẽ có nhiều cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhưng có vẻ như họ ít khi phải trao đổi danh thiếp. Tuy nhiên, nếu bạn làm công việc văn phòng hoặc công việc văn thư, bạn sẽ phải trao đổi danh thiếp với đối tác rất nhiều. Vì vậy, hãy ghi nhớ những quy tắc cơ bản khi trao đổi danh thiếp nhé.
Trình tự trao đổi danh thiếp đúng
1. Cầm danh thiếp để trước ngực và xưng tên của mình
Cầm hộp đựng danh thiếp bằng tay trái và trao danh thiếp bằng tay phải. Bạn hãy nâng danh thiếp và hộp đựng danh thiếp cao ngang ngực, sau đó xưng tên của mình. Việc xưng tên sẽ được tiến hành từ người có vị trí thấp trước (hoặc bên đến thăm trong trường hợp đến thăm công ty đối phương) đến người có vị trí cao.
2. Trao đổi danh thiếp
Bạn hãy chìa tấm danh thiếp ra bằng tay phải để đối phương có thể đọc được chính xác chữ trên danh thiếp. Cùng lúc đó, đối phương cũng sẽ đưa danh thiếp cho bạn nên hãy nhận và để tấm danh thiếp của họ lên phía trên hộp đựng danh thiếp mà bạn cầm bên tay trái. Lúc này, chú ý đừng để danh thiếp của mình ở vị trí cao hơn cả danh thiếp của đối phương.
Cầm lại danh thiếp của đối phương bằng cả hai tay và nói cảm ơn
Sau khi đã đưa danh thiếp của mình cho đối phương, bạn nên cầm lại danh thiếp của họ bằng cả hai tay ngay lập tức và nói cảm ơn bằng câu sau ちょうだいいたします (Tôi xin phép được nhận danh thiếp của anh/chị).
3. Thứ tự trao đổi danh thiếp
Trao đổi danh thiếp là quy tắc được tiến hành từ người có chức vụ cao đến người có chức vụ thấp. Ví dụ như khi cùng sếp đến thăm công ty của khách hàng, thường sẽ có trường hợp người phụ trách của công ty đối phương và cả sếp của người đó cũng cùng tham dự. Trong trường hợp này, bạn cần phải tiến hành trao đổi danh thiếp theo thứ tự như sau.
(1) Sếp của bạn sẽ trao đổi danh thiếp với sếp của đối phương
Bắt đầu trao đổi danh thiếp từ những người có chức vụ cao nhất trong số những người đang tham gia. Trong trường hợp này, đầu tiên sếp của bạn sẽ trao đổi danh thiếp với sếp của đối phương.
(2) Bạn sẽ trao danh thiếp của mình cho sếp đối phương còn sếp của bạn sẽ trao danh thiếp cho người phụ trách bên đối phương.
Tiếp theo đó, bạn hãy trao danh thiếp của mình cho sếp bên đối phương. Cùng lúc đó, sếp của bạn cũng sẽ trao đổi danh thiếp với người phụ trách bên phía đối phương.
(3) Trao danh thiếp của mình với người phụ trách bên đối phương
Cuối cùng, những người có chức vụ thấp nhất trong số những người đang tham dự sẽ trao đổi danh thiếp với nhau. Trong trường hợp này, bạn và người phụ trách bên đối phương sẽ trao danh thiếp cuối cùng.
Quy tắc 3: Phân biệt ghế ngồi dành cho người có vị trí cao và ghế dành cho người có vị trí thấp
Bạn có biết là còn có cả những quy tắc về ghế và vị trí đứng trong giới kinh doanh hay không? Đó là phân chia ghế ngồi và vị trí đứng thành “Kamiza” và “Geza”. Kamiza là chỗ ngồi an toàn và thoải mái nhất ở nơi đó, dành cho người có chức vụ cao hoặc người có vị trí cao nhất. Thông thường, những ghế ngồi hay vị trí nằm xa cửa ra vào nhất sẽ là “Kamiza”. Ngược lại, Geza là vị trí dễ liên lạc với bên ngoài nhất ở đó nhưng lại là chỗ không hề thoải mái chút nào. Về cơ bản thì Geza là những ghế ngồi, vị trí nằm gần cửa ra vào nhất và những người có chức vụ thấp nhất, hoặc những người có vị thế thấp sẽ ngồi, đứng ở đó.
Ngoài ra, trong trường hợp có nhiều người đứng ở nơi đó thì vị trí đứng và ghế ngồi sẽ được quyết định phù hợp dựa trên chức vụ hoặc vị thế và được xếp từ Kamiza đến Geza. Người ta gọi cái này là “Thứ tự chỗ ngồi”. Vì chúng tôi đã tổng hợp những cách xếp thứ tự ghế ngồi trong những tình huống thường gặp nên bạn hãy đọc thử nhé.
Cách xếp thứ tự chỗ ngồi trong từng tình huống
Nếu là trong phòng tiếp khách thì Kamiza sẽ là ghế ở xa lối ra vào nhất
Thông thường, Kamiza sẽ là ghế nằm xa lối ra vào nhất còn ghế nằm gần lối ra vào nhất là Geza. Tuy nhiên, có trường hợp hai ghế trên sẽ thay đổi tùy thuộc vào khung cảnh từ cửa sổ và vị trí đồ nội thất.
Trong phòng họp gặp mặt trực tiếp, ghế chính giữa của hàng ghế nằm xa lối ra vào nhất là Kamiza.
Trong phòng họp gặp mặt trực tiếp, ghế chính giữa của hàng ghế nằm xa lối ra vào nhất là Kamiza. Ngoài ra, hãy nhớ rằng càng gần mép bàn và lối ra vào thì thứ tự ghế ngồi lại càng thấp.
Trong thang máy, Kamiza là chỗ đứng trong góc bên phải và hướng về phía cửa
Trong thang máy, Kamiza sẽ là nơi nằm trong góc phải và hướng về phía cửa thang máy. Geza là vị trí phía trước bảng điều khiển.
Trong xe taxi, Kamiza là ghế đằng sau ghế tài xế
Trong xe taxi, Kamiza là ghế ngồi đằng sau ghế tài xế. Thứ tự ngồi cho người có vị trí cao tiếp theo là ghế đằng sau hàng ghế của vị trí phó lái và Geza là ghế ngồi ngay cạnh ghế tài xế.
Tổng kết – Bạn sẽ nắm được những quy tắc trong kinh doanh chỉ trong vài giây nếu bạn là người đã có kinh nghiệm tiếp khách hoặc bán hàng
Trong bài viết lần này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn 3 quy tắc cơ bản trong kinh doanh mà những người làm công việc văn phòng hoặc công việc văn thư cần ghi nhớ. Thật không ngờ là những quy tắc này lại đơn giản đến vậy nhỉ! Khi nghe đến cụm từ “quy tắc trong kinh doanh”, có thể bạn sẽ cảm thấy nó quá nghiêm túc và có quá nhiều thứ cần phải học. Tuy nhiên, những điểm lưu ý mà bạn cần phải nắm không nhiều đến mức như thế. Nếu như bạn đã từng làm công việc tiếp khách hoặc bán hàng rồi thì chắc chắn bạn sẽ có thể thông thạo những quy tắc này ngay lập tức. Bạn hãy xem 3 quy tắc trong kinh doanh mà chúng tôi giới thiệu trong bài viết này làm cơ sở và nhanh chóng tiến lên giai đoạn trở thành một nhân viên ưu tú nhé.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Địa chỉ: Tầng 14, HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, HCM.
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
