Khi giao tiếp với người trong công ty, có rất nhiều quy tắc ứng xử cần biết trong lúc làm việc với tư cách là người đi làm hay lúc giao tiếp với người trong công ty mà khi còn là sinh viên bạn vẫn chưa chú ý đến. Không chỉ những người lần đầu tiên bước ra thế giới của những người đi làm, mà ngay cả những người có cơ hội tiếp xúc với những người đang đi làm hàng ngày ví dụ như những sinh viên đang đi làm thêm, cũng nên tìm hiểu và xác nhận lại những quy tắc tối thiểu được giới thiệu ở đây.
5 quy tắc trong văn hóa công sở mà bạn nên biết
Tại sao các công ty lại coi trọng phép xã giao?
Trong lĩnh vực kinh doanh, bạn sẽ phải làm việc với cấp trên, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh thuộc nhiều thế hệ và hoàn cảnh khác nhau, vì vậy hiểu nhau và xây dựng một mối quan hệ tin cậy là chìa khóa để công việc được suôn sẻ. Lý do là vì càng tin tưởng nhau thì cấp trên mới có thể an tâm giao phó công việc cho bạn.
Để xây dựng một mối quan hệ tin cậy, điều quan trọng là phải tạo nên sự gắn kết trong một quan hệ bền chặt và thấu hiểu đối phương. Và văn hóa công sở sẽ giúp bạn làm điều đó.
Hầu hết các quy tắc ứng xử trong văn hóa công sở đều là những kiến thức chung cần được trang bị trước với tư cách là một người trưởng thành và đi làm.
Nắm bắt được các phép xã giao sẽ tạo điều kiện để bạn giao tiếp suôn sẻ với mọi người xung quanh và xây dựng được sự tin tưởng. Điều này không chỉ đánh giá mỗi cá nhân mà còn là phương thức để đánh giá công ty mà bạn đang làm việc. Đó là lý do tại sao các công ty rất coi trọng nghi thức kinh doanh.” (Theo lời của giáo sư Mine).
Đầu tiên, hãy chuẩn bị tâm lý sẵn sàng.
Tuy nhiên, những người lần đầu tiên đi làm càng cố gắng áp dụng các quy tắc ứng xử thì họ càng có xu hướng cư xử gượng gạo, thiếu tự nhiên. Quy tắc ứng xử là cách “để đôi bên có thể làm việc thoải mái với nhau và bày tỏ sự quan tâm đến đối phương. Vì vậy, trước hết, bạn nên cư xử với quy tắc tối thiểu là “không gây khó chịu cho đối phương”.
Với việc giới thiệu 5 quy tắc mà bạn nên nắm bắt, chúng tôi hi vọng bạn sẽ hiểu và chuẩn bị sẵn sàng để hướng đến công việc làm thêm hay việc thực tập của bạn.
1. Hãy chào hỏi rõ ràng
Chào hỏi là quy tắc cơ bản trong kinh doanh.
Việc giao tiếp với người khác quan trọng đến mức người ta cho rằng “Mọi thứ đều bắt đầu bằng một lời chào và kết thúc cũng bằng một lời chào”- Theo lời Giáo sư Mine.
Chào hỏi là quy tắc cơ bản trong kinh doanh. Những lời chào hỏi rõ ràng không chỉ mang lại cảm giác yên tâm cho cấp trên và đồng nghiệp mà còn với cả các khách hàng của bạn, đồng thời tạo cơ hội để tiến hành công việc một cách suôn sẻ. Từ lời chào “Chào buổi sáng” khi bạn đến văn phòng đến lời chào “Tôi xin phép về trước đây ạ” khi bạn rời văn phòng, hãy chào một cách rạng rỡ, vui vẻ và rõ ràng tùy theo tình huống.
2. Đúng giờ
Quy tắc cơ bản là hãy liên lạc với công ty trong trường hợp khẩn cấp.
“Đây cũng là một quy tắc tối thiểu mà bạn phải tuân thủ tư cách là một người trưởng thành. Sẽ không có niềm tin nào dành cho những người không thể tuân thủ đúng thời gian trong kinh doanh.” (Theo giáo sư Mine).
Quy tắc cơ bản là bạn phải đúng giờ, cho dù là trong công việc hay việc riêng tư. Tất nhiên là bạn phải đi làm đúng giờ, và luôn có mặt khi tham dự các cuộc họp và lúc nào cũng phải đến sớm hơn khi gặp các đối tác kinh doanh. Nếu bạn đến muộn, bạn nhất định phải liên hệ với công ty, cho họ biết lí do kèm với lời xin lỗi, và cho họ biết “bạn sẽ đến sau ○ phút” kèm theo con số cụ thể.
3. Đừng quên báo cáo, liên lạc và trao đổi
Hãy tự giác làm việc trước khi được yêu cầu Hầu hết các công việc được thực hiện theo một nhóm. Mỗi người có thể nắm bắt được tiến độ của các thành viên và theo dõi lẫn nhau để đảm bảo công việc tiến hành không bị chậm trễ, sai sót. Vì lẽ đó, “báo cáo”, “liên hệ” và “tư vấn”, được gọi là “ho-ren-so” rất quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh.
“Về nguyên tắc, khi bạn hoàn thành công việc được hướng dẫn thì phải báo cáo trực tiếp với người hướng dẫn bạn, nếu cần thêm thời gian thì phải báo cáo tiến độ tạm thời cho người hướng dẫn. Nếu có điểm nào không rõ thì không được tự ý phán đoán mà phải xác nhận lại và trao đổi với cấp trên. Nếu bạn tự ý xử lý có thể sẽ dẫn đến những thất bại không lường trước. Ngoài ra nếu gặp khó khăn hay thất bại hãy báo cáo ngay với cấp trên của bạn để được hướng dẫn xử lý vấn đề. Nếu không thì những sai lầm có thể sẽ tăng lên. Vì cấp trên không thể xem xét cặn kẽ từng chút một công việc của cấp dưới nên trước khi hỏi hãy cố gắng tự mình thực hiện rồi mới làm việc cùng với cấp trên và đồng nghiệp.” (Theo giáo sư Mine).
Tuyệt đối không vắng mặt mà không có lí do một cách vô trách nhiệm
Bạn nên biết về “Ho-Ren-So” trước khi trở thành một một người đi làm. Trong trường hợp bạn không thể tham dự buổi thuyết trình hoặc buổi phỏng vấn đã hẹn trước vì những lý do bất đắc dĩ, việc vắng mặt mà không báo trước là điều vô cùng quá quắt. Hãy nghĩ đến doanh nghiệp những sinh viên khác đang chờ đợi bạn và bạn hủy hẹn vào phút cuối một cách vô trách nhiệm, đó là chuyện chắc chắn không thể chấp nhận được.
4. Hãy giao tiếp một cách lịch sự
Nói chuyện ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu
Bằng cách giao tiếp lịch sự, bạn có thể nhận được sự tin tưởng và công việc có thể tiến triển suôn sẻ. Khi bạn nói chuyện, đừng quên thể hiện sự tôn trọng đối với người đối diện và cố gắng không sử dụng sai cách diễn đạt bằng từ ngữ trang trọng và kính ngữ càng nhiều càng tốt.
“Thời gian không phải là không có giới hạn, vì vậy hãy nói ngắn gọn về những gì bạn cần làm. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tóm tắt những gì bạn đang nói và hiểu bản thân mình đang nói về vấn đề gì. Khi bạn nói chuyện, trước tiên hãy đưa ra kết luận, sau đó đưa ra lí do và quá trình bạn trải qua (chuyện đó) một cách rõ ràng. “(Theo giáo sư Mine).
Thái độ khi lắng nghe cũng rất quan trọng
Mặt khác, hãy nhớ ghi chú khi lắng nghe. Ngay cả khi bạn cảm thấy bạn đã hiểu vấn đề rồi, không chừng sau này bạn có thể sẽ cảm thấy nó khó nghe hoặc có điểm bạn không hiểu, vì vậy hãy nhớ ghi lại những thông tin mà bạn không nên quên, và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, hãy hỏi ngay lập tức. Bạn có thể hiểu đúng hơn bằng cách xác nhận lại.
“Điều quan trọng là phải lắng nghe có chủ ý chứ không phải chỉ là “nghe đơn thuần.” (Theo giáo sư Mine).
5. Cố gắng giữ mọi thứ ngăn nắp
Hãy cố gắng sắp xếp tài liệu và thông tin
Nếu bạn có một không gian làm việc trên bàn hoặc xung quanh bàn làm việc được sắp xếp ngăn nắp, bạn có thể tìm thấy những thứ bạn cần ngay lập tức và công việc sẽ tiến triển suôn sẻ. Ngoài ra, bạn cũng không thể thiếu việc sắp xếp tài liệu, thông tin để bảo mật thông tin cá nhân.
“Bàn làm việc dành cho những người làm việc giỏi là một bàn làm việc được sắp xếp ngăn nắp. Trước khi rời văn phòng, hãy sắp xếp bàn làm việc và xử lý tài liệu, thông tin theo đúng nội quy công ty. Những việc nhỏ nhặt vẫn có thể dẫn đến những rắc rối lớn. Đừng quên sắp xếp, dọn dẹp sạch sẽ và thường xuyên.” (Theo giáo sư Mine).
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
