Có lẽ sẽ có người cảm thấy khó khăn khi bày tỏ ý kiến/ quan điểm của mình trong những cuộc họp có nhiều người tham dự. Đặt biệt, trong những trường hợp khi phản bác ý kiến của ai đó, có lẽ chúng ta sẽ cảm thấy e ngại khi nói những câu như : “Phải chẳng là anh/chị nói như thế này sẽ được hơn”, “Không cần nói như thế cũng được”…
Tuy nhiên, để làm cho buổi họp trở nên có ý nghĩa thì việc chủ động trình bày những ý kiến, quan điểm bất đồng cũng là một việc quan trọng. Chúng ta hãy cùng nhau thử suy nghĩ những cách trình bày quan điểm bất đồng mà không gây ra sự bất hòa và những cách xử lý khi chúng ta gặp phải những bất đồng về ý kiến trong buổi họp nhé.
1. Tính quan trọng của những quan điểm bất đồng.
Nếu chỉ cần kết luận thôi thì việc tổ chức cuộc họp là không hề có ý nghĩa bởi vì kết luận vốn dĩ là đã có rồi. Chính việc chúng ta đưa ra kết luận dựa trên những ý kiến mà mọi người đã trao đổi với nhau thì buổi họp đó mới trở nên có ý nghĩa.
Trước đây, trong bài viết 「会議で意見の有効性を高める方法」(Những phương pháp làm tăng giá trí quan điểm, ý kiến của mình trong buổi họp) thì tôi đã giới thiệu những điểm dưới đây:
- Không phát biểu bất cứ điều gì trong cuộc họp cũng giống như chúng ta đã không tham gia vào buổi họp .
- Những người tham gia cuộc họp mà không phát biểu gì thì cũng không được đánh giá cao.
Ngay cả khi bạn có những bất đồng về quan điểm thì hãy chủ động phát biểu, bày tỏ ý kiến của mình. Điều đó là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, những phản biện mang tính cảm xúc, thù địch cá nhân với người nói thì cũng chỉ khiến buổi họp trở nên xáo trộn hơn thôi. Bạn hãy nhớ rằng: việc phát biểu nhằm để khinh miệt đối phương hay phê phán một cách cá nhân và việc bày tỏ ý kiến do bất đồng quan điểm, đây hoàn toàn là hai việc khác nhau.
2. Khó bày tỏ những quan điểm bất đồng.
Trước đó, tôi đã giải thích rằng “Trong cuộc họp, việc phát biểu hay thậm chí đó là những quan điểm bất đồng thì cũng vô cùng quan trong”. Tuy nhiên, ngay cả khi những người hay đưa ra những ý kiến của mình cũng cảm thấy ngần ngại hơn khi phản đổi ý kiến của người khác so với những ý kiến mà họ sẽ ủng hộ, sẽ phát triển các phát biểu trước đó của đối phương.
Bởi vì những người đó cảm thấy rằng chẳng phải mình sẽ làm tổn thương đối phương bằng việc phản đối ý kiến hay sao, hoặc cảm thấy bất an và nghĩ rằng sẽ không có ai ủng hộ ý kiến phản đối của mình, những ý kiến của mình sẽ làm kéo dài thời gian cuộc họp một cách lãng phí.
Việc phản bác ý kiến ở những nơi chính thức như là cuộc họp có thể khiến cho đối phương xấu hổ và có nguy cơ dẫn đến mối quan hệ sau này sẽ xấu đi.
Để vấn đề như thế không xảy ra, chúng ta hãy cũng nhau suy nghĩ cách trình bày ý kiến bất đồng một cách hòa nhã nhé.
3. Cách bày tỏ quan điểm bất đồng.
Khi nói quan điểm bất đồng của mình, thì việc đầu tiên không nên đó chính là phủ định hoàn toàn ý kiến của đối phương.
「〇〇さんは××とおっしゃいましたが、これは間違いです。なぜなら～」(Anh〇〇 nói rằng: ×× , nhưng điều đó hoàn toàn sai. Bởi vì,…), khi chúng ta nói như vậy thì sẽ khiến cho đối phương cảm thấy xấu hổ, sẽ để lại ấn tượng xấu cho đối phương về bạn.
Do đó, điều quan trọng đầu tiên ở đây là trước hết hãy công nhận ý kiến của đối phương.
Chúng ta có thể tán thành với một phần ý kiến của đối phương bằng việc biểu thị lập trường là “ tôi tán thành với ý kiến của bạn”. Sau đó, bạn hãy đề xuất phương án của mình như là 、「それを達成するためには、〇〇さんのおっしゃった方法のほかに××という方法も考えられます」(Để đạt được điều đó, ngoài phương án của anh〇〇 thì tôi cũng nghĩ tới phương án ××). Bằng việc nói như vậy, chúng ta đã có thể biến đổi tính chất phản biện sang hình thức “ đưa ra đề xuất khác đối với mục đích của đối phương mà không cần bác bỏ phương pháp của người đó”.
Nếu trong trường hợp bạn không đồng ý với bất kỳ ý kiến nào của đối phương thì bạn hãy thử mở rộng phát biểu của bạn ra một chút, thử xác nhận lại về mục đích của cuộc họp chẳng hạn.
Mục đích muốn đạt được khi tổ chức cuộc họp của mọi người chắn chắc là giống nhau. Do đó, hãy xác nhận lại mục đích của cuộc họp, bày tỏ lập trường của mình “Anh 〇〇và tôi đều có chung mục đích”. Đây là một việc đương nhiên. Nhưng, tác dụng của câu nói trên là để thể hiện rằng “ Tôi không phải là kẻ địch của bạn”.
Hơn thế nữa, bạn hãy công nhận phát biểu của đối phương và hãy thử đề xuất một phương án thay thế bằng câu 「確かに効果的ですが、〇〇という懸念点(けねんてん)があります。××としてみるのはどうでしょうか」(Thật sự phương án của anh〇〇 là có hiệu quả đấy. Tuy nhiên, có những điểm quan ngại. Do đó anh hãy thử phương án này như thế nào).
4. Những điểm cần lưu ý khi chúng ta muốn bày tỏ bất đồng quan điểm với cấp trên.
Khác với đồng nghiệp và cấp dưới, trong trường hợp đối phương là cấp trên thì chúng ta cần phải chú ý hơn khi muốn bày tỏ bất đồng quan điểm. Khi bạn muốn trình bày ý kiến khác với sếp, thì hãy nắm một số điểm cần lưu ý dưới đây:
Suy nghĩ trên lập trường của đối phương
Bình thường bất đồng ý kiến đã khiến cho tâm trạng không thoải mái rồi, huống chi còn bị cấp dưới nói một cách thẳng thừng, nếu vậy địa vị của cấp trên sẽ biến mất. Vì vậy, bạn hãy tưởng tượng rằng “ Nếu bạn là cấp trên thì …”, và khuyến khích cách bày tỏ có sự kiềm chế một chút.
Nếu bạn bày tỏ một cách khéo léo, thì đối phương sẽ hiểu được là chúng ta có sự quan tâm với họ “ À, Anh/Chị ấy đã cẩn thận suy nghĩ khi đứng trên lập trường của cấp trên nhỉ”.
Hỏi ý kiến của đối phương.
Giống như điều tôi đã viết trước đó, việc phủ định hoàn toàn ý kiến của đối phương là không được. Nếu đối phương là cấp trên thì điều đó càng không. Đối với việc bất đồng ý kiến, ngay cả khi đối phương nghĩ rằng “À, điều đó cũng có lý nhỉ” nhưng do cái tôi của cấp trên, nên có thể ý kiến của bạn sẽ không được chấp nhận dễ dàng.
Do bạn đã cất công đưa ra ý kiến nên bạn mong muốn có một sự đánh giá chính xác đúng không. Trường hợp khi đưa ra ý kiến với cấp trên, tôi khuyến khích là bạn nên có phần mở đầu bằng việc xin ý kiến: 、「私の考えは少し違うのですが、もしよろしければ聞いていただけませんか？」(Suy nghĩ của em khác với sếp một chút. Nếu được, sếp muốn lằng nghe ý kiến của em không ạ?).
Chú ý cách nói dài dòng.
Do chúng ta quá cẩn thận mà làm cho câu “rào trước” trở nên dài dòng và hoàn toàn không đi vào chủ đề chính. Cách nói dài dòng như thế này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu. Do đó, cùng với việc bày tỏ ý kiến một cách khéo léo thì chúng ta cũng nên nắm bắt những điểm chính mà mình muốn nói.
Sắp xếp言い回し.
言い回し là cách nói vòng vo, tránh nói trực tiếp. Nếu cách nói khác thì cách truyền tải cũng trở nên khác. Ví dụ, câu「もう少しかかりそうでしょうか？」 ( Quyết định của bạn có vẻ như mất thời gian hơi lâu một chút đúng không?) sẽ hay hơn là câu 「早く決めていただけませんか？」(Bạn có thể quyết định nhanh lên được không?). Hay so với câu “Thô thiển nhỉ” thì câu “ Táo bạo nhỉ” sẽ làm cho đối phương không bị bẽ mặt và sẽ để lại ấn tương tốt.
5. Tổng kết.
Để bày tỏ bất đồng quan điểm trong cuộc họp thì điều quan trọng là không nên mang tính công kích khi “phản biện” . Chúng ta không muốn cãi nhau với đối phương mà chúng ta chỉ có những đề xuất, những ý kiến khác thôi, và có thể làm cho những bày tỏ của mình trở nên nhẹ nhàng hơn bằng việc làm nổi bật thái độ là tôi với bạn đến cuối cùng là cùng chung mục đích với nhau.
Để làm cho buổi họp trở nên sôi động mà không gây ra sự hiềm khích, thì hãy học hỏi những cách trình bày bất đồng ý kiến một cách khéo léo nào.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
