Có những “quy tắc ứng xử” chúng ta phải trang bị khi trở thành một thành viên trong xã hội nhưng có nhiều điều trong số đó không được dạy ở trường. Không còn cách nào khác ngoài việc chúng ta sẽ học chúng tại nơi làm việc, nhưng nếu bạn đọc được bài viết này, có thể bạn sẽ tạo ra sự khác biệt ngay từ đầu! Dưới đây sẽ là bài học về 10 quy tắc ứng xử trong kinh doanh giúp bạn được cả sếp và đồng nghiệp bất ngờ chú ý.
1. Cách cúi chào chính xác
Bất kể bạn có phải là nhân viên công ty hay không thì việc cúi chào cũng là điều cơ bản đối với mỗi người, nhưng đáng ngạc nhiên là có nhiều người thực hiện không đúng. Điểm cần lưu ý của việc cúi chào đó là không được vừa làm gì đó vừa cúi chào hay vừa ngồi vừa cúi chào, mà phải đứng dậy quay người sau đó mới cúi chào. Bạn hãy ghi nhớ 3 góc độ tương đương 3 kiểu chào nhé.
Kiểu chào Eshaku = 15 độ (dùng khi tình cờ đi lướt qua,…)
Kiểu chào Keirei = 30 độ (cách cúi chào thông dụng)
Kiểu chào Saikeirei = 45 độ (dùng khi xin lỗi, cảm ơn,…)
Chào hỏi sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt, và bạn có thể thực hiện nó một cách nhẹ nhàng, tự nhiên. Ngoài ra chào hỏi cũng là “Tiên hạ thủ vi cường” (chủ động trước sẽ chiếm thế mạnh)! Sẽ không có ai cảm thấy khó chịu với điều đó, vì vậy bạn hãy chủ động lên nhé.
2. Trao đổi danh thiếp đúng cách
- Bước 1: Cầm hộp đựng danh thiếp trên tay.
- Bước 2: Cầm danh thiếp của mình để phía dưới danh thiếp của đối phương để thể hiện sự khiêm tốn.
- Bước 3: Đưa danh thiếp bằng 2 tay và nhận danh thiếp cũng bằng 2 tay là điều cơ bản. Trường hợp trao đổi danh thiếp thì đưa bằng tay phải và nhận bằng tay trái.
- Bước 4: Sẽ thật tốt nếu khi bạn đưa danh thiếp có thể nói 1 chút về tên hay chức vụ một cách khéo léo.
Hãy chứng tỏ “Bản thân có năng lực” ngay từ ấn tượng đầu tiên bằng cách trao đổi danh thiếp một cách thông minh! Việc không chuẩn bị ngay trước khi trao đổi danh thiếp sẽ làm lộ rõ sự kém ý thức của bản thân. Bạn nên chuẩn bị sẵn hộp đựng danh thiếp trên tay trước khi gặp gỡ nhé.
3. Ứng xử qua điện thoại đúng cách
Theo kết quả một cuộc khảo sát, khi gọi điện thoại và đợi từ 11 giây trở lên, mọi người sẽ bắt đầu cảm thấy bực bội. Đại khái số lần chuông reo sẽ tương đương với 3 hồi chuông.
Nếu bạn có thể nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông, hãy nói tên công ty và tên bộ phận. Vì khi trao đổi qua điện thoại, ấn tượng chỉ được quyết định bởi giọng nói, nên cảm giác lịch sự sẽ quan trọng hơn so với khi gặp mặt trực tiếp. Nếu bạn không thể bắt máy trong 3 hồi chuông, hãy nói 「たいへんお待たせいたしました」 “Xin lỗi vì đã để Anh/Chị chờ ạ”.
<Nếu người phụ trách vắng mặt?>
Trong trường hợp không có người mà khách hàng muốn gặp, mà bạn chỉ nói: 「◯◯は離席（外出）中です」 “◯◯ đang vắng mặt (đang đi ra ngoài)” thì đó là một ứng xử cẩu thả. Nếu đó là cuộc gọi hẹn trước thì sẽ khá thất lễ. Vì vậy bạn hãy lưu tâm để có thể hỗ trợ việc vắng mặt của người phụ trách, chẳng hạn như truyền đạt lại với khách thời gian dự kiến người phụ trách sẽ quay lại chỗ làm việc hoặc nói: 「戻りましたらご連絡を差し上げましょうか」 “Anh/Chị có muốn sau khi ◯◯ (người phụ trách) trở về sẽ liên hệ lại Anh/Chị không ạ?”
<Chú ý khi tiếp nhận lời nhắn>
Một bản note (bản ghi nhớ) truyền tải lời nhắn chuẩn sẽ bao gồm 5W3H, tức là When = khi nào/ Where = ở đâu/ Who = ai/ Why = tại sao/ What = cái gì/ How = như thế nào/ How many = bao nhiêu/ How much = bao nhiêu.
Nếu bạn truyền đạt lại lời nhắn mà không đủ những ý trên, bạn sẽ phải gọi lại khách, hỏi lại nội dung tương tự như vậy. Điều này thật là thất lễ.
4. Sử dụng từ ngữ chính xác
Bạn không nhất thiết phải sử dụng hoàn hảo kính ngữ, khiêm nhường ngữ và từ lịch sự. Nếu bạn quá khiêm nhường có thể sẽ gây khó chịu cho đối phương, và trong kinh doanh “người nào càng trung thực, người đó càng có tiềm năng”. Điểm mấu chốt đó chính là sự khác biệt giữa “Tôi không thể sử dụng vì tôi không biết” và “Tôi không sử dụng nhưng tôi biết”! Đây là những cách dùng từ đúng và sai mà bạn cần nhớ, để có thể tránh được sai lầm.
＜目上・社外の人に対して＞
<Đối với cấp trên hoặc người ngoài công ty>
× すみません
○ 申し訳ありません・恐れ入ります
× 了解しました・わかりました
○ かしこまりました・承知しました
× 知りません
○ 存じません
× 伝えます
○ 申し伝えます
× 行きます
○ 伺います
× どうしますか？
○ いかがなさいますか？
× ご苦労様です
○ お疲れ様です
× お世話様です
○ お世話になっております
＜自称 → 他称＞
<Ngôi thứ nhất -> Ngôi thứ ba>
わたくし、自分
→ ◯◯様、あなた様
弊社、当社、小社、私ども
→ 御社、貴社
おうかがいする、お訪ねする
→ お越しになる、ご来社する
考え、私見
→ ご意見、ご意向
5. Thứ tự chỗ ngồi
Quy tắc này chỉ đơn thuần là một quy tắc ứng xử cơ bản, vì vậy bạn có thể ưu tiên cho sở thích của từng người. Hãy xử lý một cách linh hoạt, không nên cứng nhắc.
Cách xử lý với Kamiza “ghế dành cho người có cấp bậc cao nhất trong nhóm” theo thứ tự ① → ② → ③ → ④ trên hình.
Về cơ bản, bạn nhớ 上座 Kamiza (ghế dành cho người có cấp bậc cao nhất trong nhóm) → 下座 Shimoza (ghế dành cho người có cấp bậc thấp nhất trong nhóm) theo thứ tự chức vụ càng cao càng ngồi xa cửa ra vào là được (theo hình 1). Tuy nhiên, trong trường hợp nếu phía bên phải của hình 1 có cửa sổ và view đẹp, thì ③ và ④ có thể là Kamiza. Nếu có ba khách đến thăm công ty thì khu vực giữa ② và ③ sẽ là Kamiza (theo hình 2). Các quy tắc sẽ có thay đổi nếu cuộc họp đó có chủ tịch hoặc là hội nghị bàn tròn. Tuy nhiên dựa trên kiến thức cơ bản này, bạn sẽ không mắc sai lầm lớn.
<Thứ tự chỗ ngồi trên xe taxi>
Cách xử lý với Kamiza theo thứ tự ① → ② → ③ → ④ như hình bên dưới.
6. Quy tắc hướng dẫn
<Ở thang máy>
- Khi đi lên
Bạn hãy nhấn nút ở lối vào để giữ cửa mở, sau đó mời sếp và khách hàng vào trước, bạn sẽ bước vào cuối cùng và đứng trước bảng điều khiển.
- Khi đi xuống
Bạn hãy nhấn nút “Mở” để giữ cửa mở và đợi cho đến khi mọi người bước ra hết, cuối cùng là bạn bước ra. Trong trường hợp bạn bị giục bước ra trước thì hãy nói:「お先に失礼します」 “Xin phép được ra trước ạ”.
<Ở cầu thang/thang cuốn>
Khi đi lên thì bạn hãy đứng phía sau sếp và khách hàng, còn khi đi xuống thì bạn đứng ở phía trước. Lý do là vì “không đứng ở vị trí nhìn xuống đối phương” và bạn “có thể đỡ sếp hoặc khách hàng nếu người đó ngã xuống”.
7. Quy tắc ứng xử khi đến thăm
Khi bạn đến thăm công ty để gặp gỡ hoặc chào hỏi, trước khi bước vào toà nhà bạn nên cởi áo khoác ngoài ra nhé. Đây được coi là một phần trong quy tắc ứng xử! Chậm nhất, bạn hãy nhớ cởi nó ra trước khi bạn gặp người mà bạn đã hẹn.
8. Quy tắc ứng xử khi giới thiệu
Về cơ bản, bạn phải nhìn từ lập trường của bản thân, người cần được tôn trọng hơn thì giới thiệu sau. Trong trường hợp bên phía bạn có đồng nghiệp và sếp, bên phía đối phương có người phụ trách và sếp của người phụ trách đó thì theo thứ tự dưới đây là chính xác.
Đồng nghiệp của bạn → Sếp của bạn → Người phụ trách bên kia → Sếp của người phụ trách bên kia.
9. Sử dụng “御中” và “様” đúng cách
“御中” là cách gọi sử dụng khi bạn không biết người phụ trách trong tổ chức đó là ai. Sử dụng giống như 「集英社 メンズノンノ編集部 御中」 “Bộ phận biên tập của nhà xuất bản Men’s Non No”. Nếu bạn biết người đó là ai, thì hãy viết「集英社 メンズノンノ編集部 ◯◯様」 “Ông/Bà ◯◯của bộ phận biên tập của nhà xuất bản Men’s Non No”. Nếu ghi「集英社 メンズノンノ編集部御中 ◯◯様」là không được vì câu đó là sai!
10. Những điều cơ bản trong công việc đó là “Hou Ren Sou”
Cuối cùng, chúng tôi sẽ hướng dẫn kiến thức thông thường dành cho những người làm công ty – một kiến thức gần giống như quy tắc ứng xử! Bạn hãy ghi nhớ, không được bỏ qua 3 yếu tố “báo cáo, liên lạc và trao đổi” để công việc được diễn ra suôn sẻ. Khi bạn báo cáo với sếp, bạn nên thêm những câu đệm như 「今お時間よろしいでしょうか」”Bây giờ sếp có rảnh không ạ?” 「ご相談してもよろしいでしょうか」 “Cho em trao đổi với sếp có được không ạ?”
<Báo cáo>
Giải thích, truyền đạt tình hình của công việc được giao. Nội dung báo cáo bắt đầu từ kết luận, sau đó trình bày đơn giản, ngắn gọn về quá trình, ý kiến cá nhân và hỏi chỉ đạo nếu cần thiết.
<Liên lạc>
Bạn nên liên lạc sớm nhất có thể nếu có sự chậm trễ trong tiến độ công việc. Những mục quan trọng cần liên lạc là xác nhận lịch trình hay chia sẻ thông tin với đồng nghiệp.
<Trao đổi>
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay gặp phải những điều không thể tự giải quyết, tự đánh giá hãy trao đổi ý kiến với sếp! Nếu bạn chần chừ có thể sẽ ảnh hưởng đến chuyện thành bại trong công việc của bạn.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
