“QUY TẮC VÀ CÁCH VIẾT MAIL LIÊN LẠC TRONG PHỎNG VẤN ĐIỀU CHỈNH LỊCH TRÌNH - THƯ HỒI - THƯ CÁM ƠN”
(Part 1)
Trong quá trình xin việc và chuyển việc thì việc cần trao đổi email với nhà tuyển dụng là điều cần thiết. Cơ hội nhận được hồi âm và gửi email cho các vấn đề như điều chỉnh lịch phỏng vấn hay các câu hỏi liên quan khác cũng có thể tăng lên đáng kể. Do đó, có nhiều người cảm thấy lo lắng, bất an về cách viết, cũng như thời gian gửi email cho nhà tuyển dụng.
– Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích rõ cách ứng xử và cách gửi email đến email của doanh nghiệp ứng tuyển qua các văn bản mẫu có thể sử dụng được. Nếu bạn đang đau đầu với việc gửi email trong thời gian nhận phỏng vấn, hãy tham khảo bài viết này
I. CÁCH GỬI VÀ PHẢN HỒI MAIL ĐỂ ĐIỀU CHỈNH LỊCH PHỎNG VẤN (Có văn bản mẫu):
– Sau khi thông qua vòng sàng lọc hồ sơ thì vòng kế tiếp cuối cùng sẽ là vòng phỏng vấn. Vì thế, khi lên lịch phỏng vấn bạn sẽ phải liên lạc nhiều lần với nhà tuyển dụng, đặc biệt là thông qua email.
– Vì email chỉ có thể truyền đạt điều kiện thông qua các con chữ, nên đối với những ai không quen dùng chúng thì có thể sẽ cảm thấy bất an “Không biết truyền đạt như thế này đã ổn chưa?”. Các điểm lưu ý và văn bản mẫu dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
1. Trả lời email điều chỉnh lịch phỏng vấn:
– Nếu bạn nhận được email điều chỉnh lịch phỏng vấn từ công ty tuyển dụng, hãy trả lời càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, bạn cũng nên kiểm tra lại lịch trình của mình để tránh trường hợp trùng lịch phỏng vấn với công ty khác.
– Khi trả lời email trước tiên bạn nên cảm ơn vì nhận thư, sau đó trích dẫn ngày giờ phỏng vấn đã xác nhận trong email để đảm bảo không có sự khác biệt nào. Vì không thể biết trước người phụ trách là ai và loại email nào nên chúng ta sẽ trả lời lại mà không thay đổi gì về tiêu đề của email.
– Hãy cùng xem ví dụ dưới đây.
2. Gửi email khi muốn thay đổi ngày hẹn phỏng vấn (hoặc hoãn lại):
– Nếu bạn muốn thay đổi ngày phỏng vấn hay hoãn lại thì hãy gọi điện thoại cho người phụ trách càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, nếu không thể liên lạc được với người phụ trách qua điện thoại thì hãy gửi email đến họ.
– Hơn nữa, không cần phải ghi rõ lý do thay đổi ngày phỏng vấn. Sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ chừng mực “Hôm ấy tôi không tiện”.
– Chủ đề của email lúc này sẽ được thay đổi vì nó không còn dùng để liên lạc hẹn ngày phỏng vấn nữa.
– Vào ngày phỏng vấn bạn hãy bày tỏ sự biết ơn vì được hỗ trợ thay đổi ngày phỏng vấn và cũng xin lỗi vì sự bất tiện này.
II. [CƠ BẢN CHO NHÂN VIÊN CÔNG TY] ĐIỂM LƯU Ý VÀ QUY TẮC VIẾT MAIL CƠ BẢN:
Có những quy tắc nhất định trong việc trao đổi email. Những quy tắc này không chỉ dùng để trao đổi với nhà tuyển dụng mà cũng là những nguyên tắc cơ bản để mọi người có thể sử dụng khi làm việc tại các công ty.
1. Phản hồi lập tức khi nhận email:
– Việc khi nhận được email và cố gắng trả lời càng sớm càng tốt là điều cơ bản trong ứng xử kinh doanh. Không ai có ấn tượng xấu với người hồi âm lâu cả. Hãy nhớ phản hồi email trễ nhất là trong vòng 24 giờ nhé.
– Trong trường hợp khó trả lời ngay lập tức vì cần điều chỉnh lịch trình thì trước tiên hãy cảm ơn vì đã nhận được email. Và xin lỗi vì không thể trả lời ngay, tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau.
Ngoài ra, khi trả lời bạn nên gửi email trong giờ làm việc của công ty ứng tuyển. Nếu khó khăn thì hãy thử cài đặt chức năng hẹn giờ gửi đi.
2. Nhập địa chỉ - Lời chào - Nội dung - Kết thúc và Chữ ký:
Cấu trúc cơ bản của email gồm có: “Địa chỉ, lời chào, nội dung, lời kết và chữ ký”. Chúng tôi sẽ giải thích cho các bạn từng mục một.
- Viết địa chỉ bằng tên chính thức:
– Khi gửi hay trả lời email không nên viết lời chào hay tin nhắn bất chợt mà hãy viết địa chỉ của người gửi.
– Ngoài ra, việc viết tắt tên tập đoàn là điều tối kỵ. Hãy nhớ viết tên chính thức của công ty là Công ty Cổ phần ◯◯. Sau tên công ty hãy nhập tên bộ phận và tên của người quản lý tuyển dụng. Nếu không biết tên người quản lý tuyển dụng, bạn có thể ghi “Ngài phụ trách nhân sự”. - Viết lời chào:
– Hãy viết lời chào “Cám ơn đã trả lời”. Hơn thế nữa, khi bạn trả lời thì hãy thêm câu “Cám ơn đã giúp đỡ”.
– Khi gửi email đầu tiên không phải ai cũng có thói quen ghi chúng. Nói đúng ra đây là cách thể hiện rằng “Tôi mang ơn bạn” nên “Cám ơn bạn đã giúp đỡ”.
– Sau lời chào, hãy cho biết tên của bạn. “Tôi đã ứng tuyển vào công ty của bạn. Tên tôi là ◯◯◯◯ (tên của bạn)”. Không chỉ tên mà còn có cả nick name thì đối phương sẽ có ấn tượng lịch sự đối với tên của bạn. - Nội dung:
– Bởi vì các nhà tuyển dụng rất bận rộn vì thế đối với các đoạn văn truyền đạt dài hãy viết ngắt dòng hay viết một các ngắn gọn, rõ ràng để các nhà tuyển dụng có thể dễ dàng đọc.
– Hãy cố gắng sử dụng những câu lịch sử và mẫu câu khiêm nhường khi viết. - Lời kết:
– Sau khi viết xong nội dung, hãy ghi lời kết thúc “Tôi xin lỗi đã làm phiền bạn lúc bận rộn, cám ơn sự hợp tác của bạn”. Sẽ dễ dàng truyền đạt sự tôn trọng đối phương nếu bạn bày tỏ được lòng biết ơn về sự hợp tác của họ trong lúc bận rộn. - Chữ ký:
– Đối với chữ ký, đây là cách để đối phương biết bạn là ai hay cách để họ liên lạc với bạn. Sau lời kết thì hãy viết “Tên – Địa chỉ – Số điện thoại – Email” của bạn.
3. Nội dung ngắn gọn, súc tích:
– Như đã nói ở trên, hãy cố gắng viết nội dung rõ ràng và dễ hiểu nhất có thể. Nếu để xác nhận lại ngày phỏng vấn thì bạn chỉ cần thêm ngày phỏng vấn với vài câu nhờ vả là đã đủ.
III. EMAIL CÁM ƠN BUỔI PHỎNG VẤN CÓ THỰC SỰ CẦN THIẾT?
1. Email cám ơn có thực sự cần thiết?
– Việc gửi email cám ơn buổi phỏng vấn là không bắt buộc. Thế nhưng, nếu bạn muốn gửi gắm “cảm xúc chân thành và lòng biết ơn” thì đừng ngần ngại mà hãy gửi nó đi.
– Mặc dù việc gửi email cảm ơn cũng không làm thay đổi việc bị từ chối, nhưng chắc chắn hành động có ý nghĩa này sẽ là cách thức truyền đạt sự chân thành hay cách ứng xử trong kinh doanh.
2. Cách viết email cám ơn
– Khi đang tuyển dụng giữa chừng, bởi vì có thể việc tuyển dụng đã được quyết định rồi. Vì vậy khi gửi email hãy cố gắng gửi nó vào ngày phỏng vấn.
– Nếu đã quá thời gian hoạt động của công ty ứng tuyển, tốt hơn hết là cố gắng gửi nó trong buổi sáng hôm sau.
3. Lưu ý khi có nhiều người phụ trách
– Trong trường hợp có nhiều người phỏng vấn, đừng gửi email cám ơn cho tất cả mà bạn chỉ cần gửi cho một người đại diện thôi.
– Ngoài ra, hãy hết sức cẩn thận để tránh nhầm lẫn tên và chức danh của họ. Trong kinh doanh, không có gì thô lỗ hơn việc gửi email mà nhầm lẫn tên.
– Nếu bạn không biết tên của người phỏng vấn thì hãy gửi với danh xưng “Ngài phụ trách nhân sự”
(Còn tiếp)
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
