E-mail doanh nghiệp là một công cụ để giao tiếp. Vì nó là một công cụ nên có một số nhược điểm nhất định. Nếu bạn sử dụng nó mà không biết đến sự tồn tại của những nhược điểm này, sẽ có rắc rối xảy ra.
Để biết nguyên nhân gây ra rắc rối và cách phòng tránh chúng, hãy cùng IFK tìm hiểu 7 nhược điểm sau đây.
1. Không biết là E-mail có được đọc hay không.
Trừ khi đối phương phản hồi (điện thoại hoặc E-mail,..) chúng ta không thể xác định được là họ đã đọc nó hay chưa. E-mail có thể bị thất lạc ở đâu đó trong đường truyền thông tin, hoặc ngay cả khi đã được nhận, nó có thể tự động bị xếp thành e-mail rác. Nếu bạn muốn nhận phản hồi nhanh chóng, hãy viết nội dung rồi tạo chủ đề cho nội dung đó và gửi e-mail. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bất an vì không nhận được hồi âm, hãy cân nhắc xác nhận lại với đối phương qua điện thoại.
2. Không sử dụng E-mail cùng một thời điểm.
Mặc dù E-mail có ưu điểm là không hạn chế hay ràng buộc thời gian của người khác, nhưng nó lại có nhược điểm là khó truyền đạt được những sắc thái và ý đồ mà có thể dễ dàng hiểu được nếu gặp gỡ hoặc nói chuyện trực tiếp với nhau.
Ngoài ra, việc người nhận và người gửi cùng sử dụng e-mail tại một thời điểm có thể tạo ra sức mạnh gắn kết gọi là: “Cùng nhau cố gắng”. Tuy nhiên, rất khó để bồi dưỡng những điều đó.
3. Giao tiếp trở nên tối giản.
Nếu bạn chỉ gửi những e-mail ngắn hoặc những e-mail công việc được viết một cách đơn giản, thì những cuộc trao đổi sẽ trở nên vô vị và vô hồn lúc nào không hay.
Trong trường hợp gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, cuộc giao tiếp có thể được đào sâu từ các thông tin như giọng nói và nét mặt. Tuy nhiên, vì e-mail không thể bổ sung được những điều này, nên đòi hỏi ta phải bỏ công trong cách diễn đạt và cách trình bày e-mail.
Đặc biệt, sẽ rất nguy hiểm nếu chỉ liên hệ qua mail để yêu cầu bồi thường và xử lý sự cố. Người đang gặp rắc rối sẽ trở nên rất nhạy cảm và dễ xúc động. Trong những trường hợp như vậy, nếu không thể giải quyết thông qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp thì rất khó để hiểu được suy nghĩ nhau.
4. Dễ phát sinh hiểu lầm.
E-mail là một công cụ mà người nhận có xu hướng lí giải nó theo cái nhìn một chiều. Nếu đối mặt với tình huống này, bạn có thể xem phản ứng của bên kia rồi đổi cách nói khác hay giải thích thêm để hóa giải hiểu lầm. Tuy nhiên, thông thường thì chúng ta không biết đối phương sẽ phản ứng như thế nào hay hiểu e-mail như thế nào.
5. Sót thông tin.
E-mail một khi gửi đi thì không thể thu hồi lại. Ngay cả khi rút phích cắm của máy tính hay điện thoại lúc gửi e-mail, chúng ta thường không hủy gửi kịp.
Ngay cả khi bạn lỡ gửi một email sai số lượng hoặc một email thô lỗ thì cũng không thể hủy được. Nó vẫn sẽ tiếp tục ở dạng dữ liệu trừ khi người nhận xóa nó. Điều quan trọng là phải kiểm tra các nội dung một cách cẩn thận trước khi gửi để không phải hối tiếc.
6. Đối phương không sử dụng (không thể sử dụng) E-mail.
E-mail là một công cụ giao tiếp tuyệt vời, nhưng có một số người không thể sử dụng nó. Có nhiều lý do khác nhau chẳng hạn như đối phương không có máy tính, đánh máy chậm, quá trình khởi động máy gặp khó khăn. Tuy nhiên, gửi e-mail cho những người như vậy thì đến khi bạn đọc được hồi âm có thể đã tốn hơn một tuần. Ngoài ra, ngay cả khi nhận được phản hồi từ những người không giỏi sử dụng e-mail, thì có khả năng bạn không hiểu được ý đồ của họ.
7. Có một số người ghét sử dụng E-mail
Có một số người không tin dùng e-mail. Một số người nghi ngờ e-mail ngay từ đầu do e ngại các vấn đề giả mạo. Cũng có người tin rằng e-mail là một công cụ giao tiếp quá mờ nhạt và đã là giao tiếp thì nên gặp mặt trực tiếp. Cũng có người cho rằng nên xin lỗi trực diện thay vì xin lỗi qua e-mail.
Giao tiếp bằng e-mail là tốt hay xấu là quyết định ở đối phương. Vì vậy, bạn nên cân nhắc dựa trên cảm xúc họ xem họ mong muốn hình thức giao tiếp nào.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
