Nếu bạn đang ở vị trí quản lý hoặc quản lý, bạn có thể đã một hoặc hai lần nghĩ rằng bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý của mình. Tuy nhiên, một số người có thể không biết phải làm gì và làm thế nào để khắc phục nó, để rồi bỏ mặc mà không làm gì. Vì vậy, trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn phương pháp quản lí đồng thời giải thích cụ thể cách thức quản lí.
1. Khả năng quản lý là gì?
Management là một từ tiếng Anh có nghĩa là “điều hành” hoặc “quản lý”. Vì vậy, nếu hiểu khả năng quản lý theo nghĩa đen thì nó sẽ là “khả năng cần thiết cho việc quản lý và điều hành tổ chức” . Tuy nhiên, thuật ngữ “khả năng quản lý” chủ yếu được sử dụng trong các cơ sở kinh doanh. Các khả năng cần thiết về quản lý tổ chức và kinh doanh là quá rộng để hiểu chúng thực sự có ý nghĩa gì. Hãy cùng tìm hiểu xem có định nghĩa cụ thể hơn không nhé.
Học giả kinh doanh người Mỹ Peter F. Drucker là người đầu tiên đưa khái niệm “quản lý” vào lĩnh vực kinh doanh. Trong cuốn sách “Quản lý” của mình, ông đã định nghĩa “quản lý là một công cụ, một chức năng và một thể chế giúp một tổ chức đạt được thành quả .” Mục tiêu của tổ chức là tối đa hóa kết quả đạt được. Ông giải thích trong cuốn sách của mình: “Để đạt được mục tiêu kinh doanh, chúng ta cần sử dụng hiệu quả các nguồn lực quản lý như con người, hàng hóa, tiền bạc và thông tin.”
Trong kinh doanh, mục tiêu của quản lý không chỉ là con người mà còn là tổ chức. Nói cách khác, quyền lực quản lý mở rộng ra toàn bộ phạm vi trách nhiệm. Bạn phải tìm ra những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Khả năng quản lý có thể nói là khả năng phân tích và quản lý đúng đắn các yếu tố cần thiết để đạt được mục đích – mục tiêu và khả năng duy trì cũng như thúc đẩy các hoạt động chung.
Bên cạnh đó, cũng có một từ khác được sử dụng với nghĩa tương tự là từ “khả năng lãnh đạo”. “Lãnh đạo” tập trung vào việc “nhóm làm việc đang đi theo hướng nào” với một tầm nhìn cụ thể. Mặt khác, ban lãnh đạo phải xem xét kỹ hơn từng thành viên. Cần có một chiến lược chi tiết, chẳng hạn như “ai – khi nào – cái gì và như thế nào là tốt nhất cho tổ chức của bạn”.Có thể hiểu đơn giản rằng lãnh đạo là “định tính” và quản lý là “định lượng .” Quản lý là khả năng tạo ra một môi trường trong đó nguồn nhân lực đa dạng có thể đóng một vai trò tích cực, kết nối mọi người và cải thiện năng suất .
2. Đặc điểm của những người có trình độ quản lý tốt và trình độ quản lý kém
Bây giờ bạn đã biết “khả năng quản lý” là gì, hãy cùng xem xét sự khác biệt giữa những người có kỹ năng quản lý tốt và những người có kỹ năng quản lý kém. Khi biết điều này, bạn sẽ có thể đoán được khả năng quản lý của mình là tốt hay kém. Từ đó sẽ thấy được đâu là thách thức dành cho mình. Có sự khác biệt về những điểm phải cần được đào tạo cho người có kỹ năng quản lý tốt so với những người có kỹ năng quản lí kém. Để việc đào tạo có hiệu quả, chúng ta cần nắm bắt đúng các đặc điểm.
Đặc điểm của những người có trình độ quản lý tốt
Đặc điểm của một người có năng lực quản lý cao nằm ở 3 điểm: “có thể làm việc một cách đa năng”, “quan sát tinh tường- nhìn rõ bản chất”, “khả năng điều động người” . Người chịu trách nhiệm quản lý không chỉ làm việc riêng của mình mà còn phải xem công việc của người khác như là cấp dưới của mình. Vì vậy, khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc là khả năng tối thiểu cần thiết. Ngoài ra, để một tổ chức đạt được mục tiêu, cũng cần phải đưa ra các quyết định chính xác về việc “phải làm gì” và “ai nên được giao phó việc gì”. Sau đó, điều quan trọng là phải phân bổ công việc. Cho mỗi người với một vai trò thích hợp. Thiếu bất kỳ một trong ba điểm này sẽ không thể thành công. Có thể nói, một người chỉ được coi là có nguồn năng lực quản lí tốt khi họ hội tụ đủ các yếu tố nêu trên.
Đặc điểm của những người có trình độ quản lý kém
Những người có kỹ năng quản lý kém thì ngược lại. Đặc điểm đặc trưng là “Không giỏi đảm đương nhiều công việc”, “có xu hướng suy nghĩ theo cái tôi của mình và quyết định thiếu sáng suốt”, và “không có khả năng lãnh đạo”. Những người có kỹ năng quản lý kém thường có xu hướng nghĩ quản lý chỉ đơn giản là quản lý cấp dưới của họ . Vì vậy, không thể xác định được năng khiếu của cấp dưới, cũng như không thể tận dụng tốt nhất những đặc điểm của họ. Một người sếp điển hình với khả năng quản lý kém đó là người không giao việc cho cấp dưới mà tự mình làm mọi việc. Ngay cả khi cả ba yếu tố không cùng được áp dụng mà chỉ áp dụng bất kỳ yếu tố nào trong số chúng, khả năng quản lý cũng có thể bị giảm sút. Nếu bạn có bất kỳ điểm nào nêu trên, cần phải chú ý khắc phục.
3. Các kỹ năng cần thiết để quản lý
Thiết lập và quản lý các mục tiêu có thể thực hiện được
Quản lý đòi hỏi các kỹ năng để thiết lập các mục tiêu khả thi và quản lý lịch trình. Việc đặt ra mục tiêu mà không thể đạt được sẽ lãng phí công sức của tất cả mọi người. Nếu bạn chỉ đặt ra những mục tiêu như vậy, cấp dưới của bạn không thể tin tưởng và hợp tác. Ngược lại, nếu bạn đặt ra những mục tiêu có thể đạt được bằng nỗ lực, cấp dưới của bạn có thể làm hết sức mình để đạt được những mục tiêu đó. Nếu bạn quản lý lịch trình của mình một cách hợp lý và dẫn đến việc đạt được các mục tiêu của mình, bạn có thể mong đợi cấp dưới của mình làm theo một cách tự tin.
Tạo động lực và có sự dẫn dắt phù hợp
Nếu bạn đảm nhiệm vai trò quản lý, bạn đương nhiên cần có khả năng lãnh đạo để quyết định hướng đi của nhóm và dẫn dắt nó. Nhưng điều đó vẫn chưa đủ. Lãnh đạo có thể cung cấp hỗ trợ và phản hồi gần gũi với cấp dưới sẽ là một điểm quan trọng . Quản lý chỉ có thể đạt được bằng cách rút ra sức mạnh của cấp dưới cũng như lôi kéo xung quanh bằng sức mạnh.
Nắm bắt tình hình và ứng phó
Bạn cũng sẽ cần khả năng phân tích chính xác tình hình hiện tại và phản ứng linh hoạt và đưa ra quyết định theo kết quả . Để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất, bạn cần có tư duy logic và cái nhìn sâu sắc về những gì đang xảy ra xung quanh mình. Ngoài ra, khả năng thuyết trình cao, có thể thuyết phục được môi trường xung quanh và khả năng tạo điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho một diễn đàn thảo luận và diễn ra suôn sẻ là điều không thể thiếu.
4. Làm thế nào để cải thiện khả năng quản lý
Cải thiện khả năng phân tích hiện tại và khả năng giải quyết vấn đề
Trước hết, một phương pháp gọi là “Chiến lược Disney” giúp nâng cao khả năng phân tích và khả năng giải quyết vấn đề hiện tại . Nó được gọi như vậy vì đó là cách Walt Disney thực hiện để thực hiện ước mơ làm phim hoạt hình. Mấu chốt của phương pháp này là có ba góc nhìn: “người mơ mộng”, “người thực hiện”, và “nhà phê bình”. “Người mơ mộng” có nghĩa là có một tầm nhìn rộng lớn không có trong thực tế. Đã đến lúc phát triển một chiến lược dài hạn để nói lên ước mơ của bạn. Quan điểm về “Người thực hiện” là hoạch định một cách cách cụ thể để thực hiện ước mơ của bạn. “Nhà phê bình” là một quan điểm đề cập đến việc nhìn nhận các vấn đề và rủi ro trong quá trình hiện thực hóa giấc mơ. Cần nhìn ra những mặt trái và giải quyết chúng để đưa ước mơ của mình đến gần hơn với hiện thực.
Cải thiện khả năng quản lý dự án
Để nâng cao khả năng quản lý dự án một cách hiệu quả, hãy sử dụng phương pháp gọi là “thay đổi vị trí” để nhìn mọi thứ từ một quan điểm khác . Ví dụ, khi phát triển một sản phẩm, khi bạn không chỉ nhìn từ góc độ của một nhân viên trong công ty mà còn từ góc độ của khách hàng thì khả năng cao là bạn sẽ nhìn ra được những điểm cần ưu tiên phát triển. Nếu bạn xem xét các mục tiêu bạn đặt ra từ quan điểm của cấp dưới hơn là từ quan điểm của “một người lãnh đạo”, bạn có thể nhận ra những điều không thể trước đó.
Cải thiện khả năng lãnh đạo và đưa ra quyết định
Để nâng cao năng lực lãnh đạo và đưa ra quyết định, điều quan trọng là phải lắng nghe cẩn thận ý kiến của cấp dưới và những người xung quanh . Bằng cách lắng nghe ý kiến của nhiều người và quyết định điều gì là đúng, bạn có thể ngăn chặn những lỗi sai dẫn đến quyết định sai lầm theo ý mình. Việc kiến thức của bản thân không xứng tầm với chức danh “lãnh đạo” cũng rất quan trọng. Điều đó cũng có thể dẫn đến việc mất uy tín. Tìm ra những gì bạn không hiểu và học hỏi để biến nó thành kiến thức mới cho bản thân.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Có 3 cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn: “điều chỉnh nhịp độ”, “giao tiếp phi ngôn ngữ” và “thừa nhận”. “Điều chỉnh nhịp độ” là quá trình quan sát đối phương và điều chỉnh nhịp độ của cuộc trò chuyện. “Giao tiếp” phi ngôn ngữ là sử dụng cử chỉ và nét mặt khi trò chuyện. “Thừa nhận” có nghĩa là công nhận sự tồn tại của người kia, tôn trọng và chấp nhận những suy nghĩ của họ. Nếu bạn chú ý đến những điểm này, bạn sẽ cải thiện được kỹ năng giao tiếp của mình.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
