Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết đối với bất kì ngành nghề nào. Đặc biệt là trong ngành dịch vụ, càng có nhiều nhân lực có kỹ năng giao tiếp tốt thì càng có tác động tốt đến hiệu quả kinh doanh. Vì lý do này, nhiều nhà quản lý và nhà tuyển dụng nhân sự đang nghĩ đến việc tuyển dụng và đào tạo với trọng tâm là kỹ năng giao tiếp. Do đó, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, đặc điểm của những người có năng lực cao và làm thế nào để có được kỹ năng giao tiếp tốt.
1. Kĩ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp tốt là khả năng giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa người với người một cách trôi chảy bằng lời nói, nét mặt và cử chỉ. Người giỏi ăn nói thường được ví là “Người đó có kỹ năng giao tiếp tốt”, nhưng nhìn nhận một cách phiến diện thì “Người thích nói chuyện nhiều” hay “Người coi mình là trung tâm” thì không thể nào là một người có kĩ năng giao tiếp tốt được. Tiền đề của việc giao tiếp là sự kết nối trao đổi thông tin từ cả hai phía.
Vì vậy, người có thể truyền đạt suy nghĩ của mình sau khi tiếp nhận câu chuyện của người kia thì mới được cho là có kỹ năng giao tiếp tốt. Sẵn tiện thì, dù cho bạn có thể đáp lời lại được sau khi tiếp nhận được câu chuyện của người khác nhưng nếu mà chỉ nói theo một cách tiêu cực thì người ta thường cho rằng bạn đang “Đáp lại một cách coi thường” hoặc “Ra vẻ ta đây”.
2. Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng?
Đối với hầu hết các ngành nghề và công việc trên thế giới, rất khó để một người có thể hoàn thành công việc một mình vì vậy nên chúng ta cần phối hợp làm việc với đồng nghiệp, công ty đối tác và cả đối tác kinh doanh. Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng cần thiết đối với những người đang bước chân vào xã hội, vì có thể không đạt được kết quả như ý muốn nếu không thể giao tiếp trôi chảy và hiểu ý đối phương. Đặc biệt trong trường hợp công việc phải tiếp xúc với mọi người như ngành dịch vụ và vị trí bán hàng, sau khi lắng nghe kỹ câu chuyện của khách hàng, nhân viên cần phải hiểu chính xác điều họ muốn và trả lời lại.
Ví dụ, ngay cả khi nội dung sản phẩm hoặc dịch vụ không có gì nổi trội hơn so với các công ty khác nhưng vẫn có không ít trường hợp nhờ nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt mà bán đắt hàng như tôm tươi vậy. Cải thiện kỹ năng giao tiếp của nhân viên không chỉ là cải thiện các mối quan hệ nội bộ mà còn cải thiện lợi nhuận của công ty, vì vậy điều quan trọng là phải đào tạo nhân viên để họ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình.
3. Đặc điểm của những người có kỹ năng giao tiếp tốt
Những người có kỹ năng giao tiếp tốt có nhiều đặc điểm khác nhau. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu 4 đặc điểm tượng trưng cho một người có kỹ năng giao tiếp tốt.
- Nội dung rõ ràng và cách nói trau chuốt.
Có thể thấy được rằng những người có kỹ năng giao tiếp tốt hơn thường có có xu hướng nghĩ về cách nói và giao tiếp với người khác. Vấn đề không phải chỉ là “kể lại” mà còn là “có thể truyền đạt lại ý của mình cho đối phương”. “Kể lại” là cách nghĩ lấy mình làm trung tâm, nhưng “truyền đạt lại” lại là cách nghĩ tập trung vào đối phương cho nên có sự khác biệt lớn. Bởi vì đặt trọng tâm vào sự dễ dàng trong giao tiếp nên bạn có thể đặt mình vào vị trí của đối phương trong khi nói chuyện, ví dụ như là trong khi nói chuyện có thể đề cao hình ảnh của đối phương hoặc nói từ phần kết luận trước để người kia dễ hiểu chẳng hạn.
- Biết lắng nghe
Một người có kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ có đặc điểm là “nói chuyện giỏi” mà còn là một người “biết lắng nghe”. Trong trò chuyện hàng ngày, nhiều người sẽ cảm thấy rằng chỉ có người kia đang nói thôi còn “câu chuyện của bản thân họ thì không được lắng nghe”. Mặt khác, nếu bạn là người duy nhất nói chuyện, người kia có xu hướng nghĩ rằng câu chuyện của họ không hề thú vị, và trong trường hợp nào đi nữa thì cuộc trò chuyện cũng khó mà tiếp tục được. Đối với những người có kỹ năng giao tiếp tốt thì sự cân bằng này phải rất tinh tế. Bằng cách đưa ra sự hưởng ứng thích hợp và đặt câu hỏi vào đúng thời điểm, nó sẽ tạo ra một bầu không khí giúp người đối diện dễ dàng nói chuyện. Bạn cũng có thể được coi là một người “biết lắng nghe” khi đối phương muốn chia sẻ không ngừng về câu chuyện của họ.
- Khen ngợi đối phương
Khen ngợi người đang nói chuyện cùng bạn không phải là điều dễ dàng, nhưng những người có kỹ năng giao tiếp tốt có thể khen đối phương một cách tự nhiên trong một cuộc trò chuyện. Trong trường hợp không tìm được điểm mạnh của đối phương thì rất khó để khen ngợi được, cho nên chúng ta có thể dùng cách là khen ngợi những gì đối phương đang có theo một hướng tích cực. Ví dụ, “một người làm việc chậm” thì lời khen được diễn đạt lại theo hướng tích cực là “làm việc một cách cẩn thận”. Sẽ là một lời khen nếu như ta gọi một người “hay nói lý lẽ” là một người “nói chuyện chặt chẽ có logic”. Bạn hãy thử quan sát những người có kỹ năng giao tiếp tốt xung quanh mình xem, có lẽ là họ đang giao tiếp bằng cách nói đến biểu hiện tích cực của người khác đấy.
- Giao tiếp bằng cử chỉ
Có hai loại giao tiếp: giao tiếp bằng lời nói và loại giao tiếp không nói ra mà chỉ sử dụng nét mặt, giọng nói và cử chỉ. Trong đó, những người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giỏi trong việc chủ động kết hợp những yếu tố trò chuyện phi ngôn ngữ vào trong các cuộc trò chuyện. Với cử chỉ và những thay đổi trong biểu hiện trên khuôn mặt sẽ tạo ra một bầu không khí hòa nhã. Ngoài ra, những người giao tiếp tốt cũng rất giỏi trong việc thông qua quan sát nét mặt và hành động của người đang nói chuyện để hiểu rõ được cảm xúc của người đó. Ví dụ, nếu người kia đang nói lời cảm ơn nhưng giọng nói trầm hoặc nét mặt tối sầm thì ta có thể suy ra cảm xúc thật sự mà họ đang che giấu. Đó cũng là một kỹ năng đọc cảm xúc từ các nét mặt khác nhau, hay còn có thể nói rằng đó là khả năng quan sát cao.
4. Làm thế nào để có được kỹ năng giao tiếp
Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách để có được kỹ năng giao tiếp.
- Tiếp thu kiến thức
Kỹ năng giao tiếp không phải là một khả năng sinh ra đã có, vì vậy bạn có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng chính ý chí và hành động của mình. Ngay cả khi bạn là một sinh viên không giỏi giao tiếp với mọi người, sau khi bạn đi làm bạn vẫn hoàn toàn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp.
- Thực hành
Sau khi có được kiến thức chính xác về kỹ năng giao tiếp, điều không thể thiếu đó là phải thực hành nó. Bằng cách sử dụng các kỹ năng vào thực tế, bạn sẽ hiểu sâu hơn và tự tin hơn với mỗi trải nghiệm thành công.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
