Cách xử lý các lỗi nhỏ khi gửi email

Item: Cách xử lý các lỗi nhỏ khi gửi email
Rating: 5
Author: Đoàn Hồng Yến

Nếu bạn sử dụng email trong công việc hàng ngày, bạn có thể mắc phải những sai lầm nhỏ như là chọn sai tệp đính kèm, sai địa chỉ người nhận,… Tôi nghĩ rằng ai cũng từng trải qua những lỗi này một lần. Dưới đây là tóm tắt những cách xử lý trong trường hợp bạn mắc phải một lỗi nhỏ khi gửi mail.

Những lỗi nào được cho là lỗi nhỏ khi gửi mail?

Một lỗi nhỏ khi gửi email có thể dễ dàng hiểu được khi ta hình dung các trường hợp cụ thể như sau:

Những điều không làm phiền đối phương
Những điều đối phương không quan tâm
Các email không chứa thông tin bí mật hoặc thông tin cá nhân

Những điều không làm phiền đối phương

Ví dụ, có trường hợp một email trong công ty đáng lẽ nên gửi đến anh B thì lại gửi cho anh A. Giả sử anh A, anh B và người gửi tin nhắn nhầm cũng có quen biết với nhau. Sẽ dễ hiểu nếu nội dung mail đc gửi đi là điều mà bất kỳ ai biết được cũng không sao, chẳng hạn như xác nhận thời gian họp, một vài tư vấn, một yêu cầu, v.v.

Vốn dĩ người nhận nên là anh B nhưng dù thông tin được gửi nhầm đến anh A thì cũng không xảy ra vấn đề gì bất lợi. Trong trường hợp này, nếu gọi điện cho cả hai bên và xin lỗi, có lẽ người gửi nhầm sẽ cảm thấy việc đó làm lãng phí thời gian của mình. Trong những trường hợp như vậy, một lời xin lỗi gửi qua email là đủ rồi.

Những điều đối phương không quan tâm

Dường như có nhiều người sẽ khoan dung với những sai lầm nhỏ nhặt. Cũng có một số người không thể làm việc được khi họ cứ nhận được cuộc gọi xin lỗi mỗi khi có người mắc lỗi. Những người nhận được nhiều email mỗi ngày có xu hướng không quan tâm vì họ đã quen với nó. Ngược lại, nếu người có số lượng email nhận được hàng ngày ít và người đó có ít kinh nghiệm trong việc xử lý các email mắc lỗi nhỏ như gửi nhầm thì tốt hơn hết bạn nên gọi một cuộc điện thoại xin lỗi hoặc gửi một email xin lỗi lịch sự đến họ.

Các email không chứa thông tin bí mật hoặc thông tin cá nhân

Việc gửi sai bản báo giá, hóa đơn, v.v. có thể nói là lỗi tương đối nghiêm trọng. Nhất là đối với việc gửi sai những bản báo giá đặc biệt hay những thông tin giao dịch mà người ngoài không được phép biết đến có thể được coi là một vấn đề nghiêm trọng. Ngoài ra, những thông tin bao gồm thông tin khách hàng cũng có thể được coi là vấn đề nghiêm trọng. Vấn đề này chúng tôi giải thích rõ hơn trong bài viết khác, nhưng đó vẫn là một sự cố mà bạn phải xin lỗi thích đáng. Nếu bạn chọn sai một tệp, bạn có thể đã gửi nhầm tệp tin cũ đến đối phương. Lúc đó, bạn có thể viết email xin lỗi đại loại như “Tôi đã gửi nhầm cho quý khách bản kế hoạch cũ. Tôi sẽ gửi lại cho quý khách bản kế hoạch mới nhất. Xin quý khách vui lòng xem bản thay thế.”