Bạn có nghĩ rằng “Sử dụng LINE và email bằng điện thoại cũng như thư điện tử (email) trong thương mại cũng quá dễ dàng ” hay chưa?
Trên thực tế, email trong công việc có một vài nguyên tắc cơ bản, nếu không tuân thủ những nguyên tắc này có lẽ bạn sẽ bị người khác cho rằng “ Đúng là một người thất lễ” , “Không hiểu gì ý nghĩa của email cho lắm”
Dưới đây, tôi sẽ giới thiệu khái quát 6 nguyên tắc cơ bản khi gửi email thương mại. Vì tôi sẽ sử dụng văn mẫu và hình minh họa để giải thích nên những bạn ít có kinh nghiệm gửi email bằng máy tính cá nhân thì cũng yên tâm nhé. Chỉ có 3 phút nên chắc chắn ai cũng có thể ghi nhớ! Ngoài ra, tôi cũng giải thích những từ chuyên dùng trong email mà có thể bạn chưa biết nên hãy xem lại nhé.
Thuần thục cách viết và gửi thư thương mại cơ bản chỉ với 3 phút
Hình bên dưới là mẫu về cách viết email thương mại đúng chuẩn. Bạn có thể gửi đến người chung công ty và người ngoài công ty một email lưu loát như thế không? Khác với LINE và email cá nhân, email thương mại có quy luật riêng. Tại đây, tôi sẽ giới thiệu 6 nguyên tắc cơ bản trong email thương mại tập trung vào cách viết nội dung và tiêu đề. Vì là những điều đơn giản và rất dễ nhớ nên chắc chắn bạn sẽ trở nên thuần thục.
Mục lục
- Viết tiêu đề mà nhìn thoáng qua có thể hiểu được điều muốn nói
- Mở đầu văn bản nhất định phải ghi tên và địa chỉ người nhận
- Viết câu chào hỏi đầu tiên ngay phía sau tên và địa chỉ người nhận
- Tóm tắt ngắn gọn điều muốn nói
- Viết lời chào kết thúc ở cuối email
- Viết chữ kí và kí tên
1. Viết tiêu đề mà nhìn thoáng qua có thể hiểu được điều muốn nói
Tiêu đề trong email thương mại có ý nghĩa rất quan trọng. Vì nhiều doanh nhân chỉ nhìn vào tiêu đề, dự đoán nội dung, tầm quan trọng của email và kiểm tra theo thứ tự ưu tiên của chúng. Trong tiêu đề, hãy nhớ rằng quy tắc ghi những từ để nhìn thoáng qua có thể hiểu được nội dung của email đó. Hơn nữa, khi muốn xem lại email sau này, có nhiều trường hợp sẽ tìm kiếm bằng tiêu đề. Vì vậy nếu sử dụng từ ngữ dễ tìm kiếm thật sự rất quan trọng.
Trong email điện thoại, nhiều người thường ghi vào tiêu đề câu chào hỏi như là おはよう(Xin chào) hay ありがとう(Cảm ơn), nhưng đây là một lỗi NG không nên có. ( NG là thuật ngữ riêng dành cho những lỗi sai và mắc phải khi viết mail, phỏng vấn, viết tắt của Not Good). Trong email thương mại, nếu viết lời chào hỏi như là ありがとうございました(Thành thật cảm ơn), hay お世話になっております(Xin cảm ơn vì lúc nào tôi cũng nhận được sự quan tâm từ bạn), おはようございます(Xin chào), trường hợp tệ nhất là có khả năng người ta cho rằng là thư rác và không thèm đọc chúng.
2. Mở đầu văn bản nhất định phải ghi tên và địa chỉ người nhận
Phần đầu nội dung email chắc chắn phải ghi tên và địa chỉ người nhận. Khi gửi email cho người bên ngoài công ty thì cơ bản sẽ có thứ tự lần lượt là 会社名(Tên công ty), 部署名(Tên bộ phận), 名前(Tên người nhận). Nếu đối phương là người có chức vụ thì ghi phía sau 部署名 ( tên bộ phận) là役職 (chức vụ) của người đó. Dĩ nhiên, hãy ghi kèm 様 (ngài) phía sau tên. Nó cũng là một chỗ thích hợp để ngắt tên bộ phận bằng dấu xuống dòng. Việc xuống dòng cũng là một điểm chú ý, vì là vị trí tốt để ngắt tên bộ phận,… với nội dung chính.
Khi gửi email cho người cùng công ty thì không cần thêm vào tên công ty và tên bộ phận. Thông thường chỉ ghi 姓(họ) rồi thêm さん, hoặc là gắn kèm chức vụ phía sau. Thường thấy ở dạng “●●さん” hay “●●課長”.
3. Viết câu chào hỏi đầu tiên ngay phía sau tên và địa chỉ người nhận
Tiếp theo sau tên và địa chỉ người nhận là viết câu chào hỏi đầu email. Trong câu chào hỏi, có những câu văn cố định cực kì phổ biến mà mọi người hay dùng, nên không cần phải suy nghĩ từng câu một. Nếu người nhận email là người ngoài công ty, thì cơ bản là mở đầu bằng câu “いつもお世話になっております” (Xin cảm ơn vì lúc nào bạn cũng quan tâm và giúp đỡ tôi), sau đó xưng tên của bản thân và tên công ty của mình là được. Nếu là người cùng công ty thì thông thường sẽ viết thep tuần tự là “お疲れ様です” (Bạn đã vất vả rồi), sau đó ghi tên của bản thân và tên bộ phận của mình. Tên của bản thân thì ghi đầy đủ họ tên hay là chỉ ghi họ thôi thì cũng không quan trọng.
Việc sắp xếp chỉ trở nên cần thiết khi bạn lần đầu tiên gửi email tới họ và khi gửi tới người mà bạn và họ đã lâu không liên lạc với nhau. Nếu gửi email tới ai đó lần đầu tiên thì viết như là “初めてメールをさせていただきます”(Đây là lần đầu tiên tôi gửi email cho bạn), hay “初めてご連絡をさせていただきます”(Đây là lần đầu tiên tôi liên lạc với bạn),…Trường hợp liên lạc sau một khoảng thời gian dài thì cơ bản bạn có thể sử dụng câu chào như “大変ご無沙汰しております”(Rất lâu rồi không liên lạc với bạn).
4. Điều muốn nói thì viết tóm tắt ngắn gọn
Điều quan trọng là giữ cho phần chính của email ngắn gọn và súc tích. Không viết luộm thuộm và tùy ý, mà hãy cắt giảm chỉ để những nội dung nên truyền đạt, viết sao cho đối phương thoạt nhìn có thể hiểu được nội dung. Ngoài ra, cũng phải chú ý đến sự đẹp mắt như xuống dòng ở chỗ thích hợp, hay là bỏ trống 1 dòng rồi mới viết đoạn mới.
5. Viết lời chào kết thúc ở cuối thư
Sau khi viết xong nội dung, hãy viết câu chào kết thúc. Thông thường, sẽ viết “何卒よろしくお願いいたします” (Dù thế nào đi nữa cũng mong được bạn giúp đỡ) là được rồi. Ngoài ra, khi nhờ vả xác nhận và bàn bạc thì điều chỉnh hình thức như là “確認の程、何卒よろしくお願いいたします” (Dù thế nào đi nữa cũng mong nhận được sự xác nhận từ bạn) hay “ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします” ( Dù thế nào đi nữa cũng mong nhận được sự xem xét từ bạn).
6. Viết chữ kí và kí tên
“署名”(chữ kí) và “シグネチャー”(kí tên) là tên công ty, tên mình, và tên địa chỉ liên lạc ở cuối cùng của email. Thông thường thì sẽ được ghi bao gồm “会社名” (tên công ty), “部署名” (tên bộ phận), “名前” (tên mình), “郵便番号” (mã thư tín), “住所” (địa chỉ), “電話番号” (số điện thoại) , và “メールアドレス” (địa chỉ mail).
Hầu hết các phần mềm email có tính năng thiết lập một lần thì có thể nhập chữ kí bằng cách chỉ cần nhập chuột vào cái đó cho những lần sau. Nội dung và hình thức của chữ kí vì có nhiều cái đã được quyết định rồi tùy theo công ty nên tôi khuyên là nên thiết kế bắt chước chữ kí của đồng nghiệp.
