Việc gửi lời chào hỏi lần đầu qua email rất là phổ biến trong kinh doanh. Email này có ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng về bạn trong mắt những đối tượng kinh doanh lần đầu tiếp xúc, chẳng hạn như đối tác, khách hàng mới. Khi email của bạn tạo được ấn tượng tốt do nghiêm chỉnh tuân theo các quy cách ứng xử và nguyên tắc viết email, sẽ giúp bạn có được niềm tin nơi đối tác.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết email chào hỏi để gửi đến những đối tác mới trong kinh doanh.
1. Các thành phần của một email cơ bản
Một email về cơ bản bao gồm: tiêu đề, mục tên và địa chỉ người nhận, nội dung (lời chào, tự giới thiệu, tóm tắt ý chính, chi tiết, chào kết thư) và mục chữ ký. Trong đó phần tiêu đề và phần nội dung là cần chú ý hơn cả. Vì vậy sau đây chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về những lưu ý khi viết hai thành phần này.
Tiêu đề email
Những gì được viết trong email kinh doanh gửi đến đối tác, khách hàng mới rất là quan trọng vì nó ảnh hưởng đến ấn tượng sau đó về bạn.
Trước hết là cần phải gửi một email chào hỏi thật lịch sự. Bạn hãy thận trọng khi trình bày tiêu đề để đối phương khi đọc chắc chắn sẽ nhìn ra được các thông tin chính yếu. Có những người hẳn phải check cả hàng chục email mỗi ngày, và nếu có nhiều mối quan hệ thì có thể lên đến hơn 100 email mỗi ngày. Trong số đó, nhiều người sẽ dựa vào tiêu đề, người gửi cũng như vụ việc để xác định thứ tự ưu tiên cho việc kiểm tra và phản hồi. Một email khi mới thoạt nhìn mà không rõ vụ việc hay người gửi có thể bị coi là đáng ngờ, và thậm chí có thể sẽ không được mở ra xem. Do đó, bạn nên nêu ra vụ việc, tên công ty và tên người phụ trách ở phần tiêu đề.
Nội dung email
Đừng viết nội dung email dài dòng lê thê mà hãy cố gắng trình bày ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
Nếu bạn sử dụng kính ngữ hoặc các từ bổ trợ (trợ từ, trợ động từ, hậu tố,…) không chính xác, sẽ làm hỏng hết cả email mà bạn đã dày công viết ra. Dĩ nhiên là bạn phải luôn kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi email. Tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn có thể không nhận ra được lỗi sai, vì vậy hãy kiểm tra lại bằng cách nào đó chẳng như nhờ đồng nghiệp hoặc người có kinh nghiệm đọc qua nó.
2. Email chào hỏi mẫu
Đối với đối tác, khách hàng mới
件名：【○○サービスのご提案】○○株式会社：□□
初めてメールをお送りします。
このたび、○○株式会社 △△様よりご紹介いただきご連絡いたしました。
○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。
△△様より、弊社で取り扱っております□□につきまして
○○様が導入をご検討されているとお伺いしております。
よろしければ、貴社のご状況をお聞きしながら、
最適なサービスの詳細や導入メリットなどをご説明する機会を頂戴できれば幸いです。
早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか？
Tiêu đề: [Đề xuất dịch vụ ○○] Công ty cổ phần ○○: □□
Đây là lần đầu tiên tôi gửi email đến anh (chị).
Tôi rất vui vì có dịp liên lạc với anh (chị) lần này nhờ sự giới thiệu của anh △△ làm việc tại công ty cổ phần ○○.
Tôi là □□, là người phụ trách mảng bán hàng tại bộ phận △△ của công ty cổ phần ○○.
Tôi muốn hỏi thăm rằng, theo như lời anh △△ thì anh (chị) ○○ đang xem xét sử dụng dịch vụ □□ do phía công ty chúng tôi cung cấp đúng không ạ.
Nhân tiện, chúng tôi sẽ rất hân hạnh nếu được quý công ty cho cơ hội để giải thích chi tiết về dịch vụ tối ưu cho quý công ty cũng như những lợi ích khi sử dụng dịch vụ đó.
Có vẻ là hơi gấp nhưng anh (chị) có thấy thuận tiện với lịch trình bên dưới hay không ạ?
Trong trường hợp tiếp quản từ người tiền nhiệm
件名：【新任のご挨拶】○○株式会社：□□
平素は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
○○株式会社 △△部にて営業を担当しております□□と申します。
このたび、前任の△△に代わり貴社の担当をさせていただくことになりましたため
ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。
不慣れな部分も多々あり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、
いち早く貴社のお役に立てるよう努めます。
本来であれば直接伺うべきところですが、まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。
改めて、前任の△△とお伺いするお時間を頂戴できれば幸いでございます。
Tiêu đề: [Lời chào từ người phụ trách mới] Công ty cổ phần ○○: □□
Cảm ơn anh (chị) đã luôn ủng hộ dịch vụ của công ty chúng tôi.
Tôi là □□, phụ trách mảng bán hàng tại bộ phận △△ của công ty cổ phần ○○.
Tôi được tín nhiệm giao cho phụ trách công việc bên quý công ty thay cho anh △△, là người phụ trách trước đây. Vì vậy tôi gửi email này với mong muốn gửi lời chào hỏi đến quý công ty.
Tôi biết chắc hẳn rằng bản thân có nhiều thiếu sót chưa thích ứng được, đôi lúc có thể gây ra những điều bất tiện, nhưng tôi sẽ nỗ lực mang đến lợi ích cho quý công ty trong thời gian sớm nhất.
Vốn dĩ tôi nên đến gặp anh (chị) trực tiếp, tuy vậy trước hết tôi xin phép thất lễ vì đã gửi email này một cách vội vàng. Thật vui lòng nếu được anh (chị) dành cho đôi chút thời gian để đến gặp người phụ trách trước của chúng tôi, anh △△.
Tuy có thể có một một vài khác biệt nhỏ, nhưng quan trọng là chọn đúng thời điểm rồi viết email thật cẩn thận.
3. Các lỗi cần tránh
- 「件名：初めまして」
(Tiêu đề: Hân hạnh được chào anh (chị))
Những email có tiêu đề mà khi thoạt nhìn bạn không biết được người gửi là ai hay vụ việc gì sẽ có khả năng bị nhầm tưởng là thư rác hoặc thư làm phiền, do đó có thể sẽ không được mở ra xem. Cho nên hãy đảm bảo nêu rõ vụ việc trong tiêu đề và truyền đạt được mục đích gửi email.
- 「○○社の□□と申します。お世話になっております。」
(Tôi là □□ đến từ công ty ○○. Xin cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ chúng tôi.)
Mẫu câu お世話になっております (Xin cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ chúng tôi) rất thường được dùng trong email. Tuy nhiên đối với người mà bạn gửi email chào hỏi lần đầu tiên, họ không phải là người mà bạn quen biết, cũng không phải là người đã giúp đỡ ủng hộ bạn, vậy nên không thể sử dụng mẫu câu này được. Nhưng trong trường hợp công ty đó đang ủng hộ bên bạn thì bạn sử dụng mẫu câu này là không thành vấn đề.
Tổng kết
Chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn cách viết một mẫu email phổ biến trong kinh doanh. Nói tóm lại, khi gửi một email chào hỏi đến những đối tác, khách hàng bạn lần đầu tiếp xúc, phải lưu ý với phần tiêu đề để không bị nhận định là email đáng ngờ. Điều đó thật sự rất là quan trọng. Mặc dù chỉ dùng một lời chào mẫu cố định cũng đủ rồi, nhưng hãy chắc chắn bạn hiểu về tình hình của đối phương, và dựa vào đó để gửi một email chào hỏi truyền tải được cảm xúc của bạn.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
