Trong công việc, sẽ có lúc bạn gặp phải rắc rối và những lúc như vậy bạn đừng nên đối mặt một mình mà hãy trao đổi, tham khảo ý kiến của cấp trên. Vì những lời khuyên dựa trên kinh nghiệm phong phú của cấp trên sẽ là gợi ý để bạn giải quyết rắc rối của mình.
Bạn không nên nghĩ một cách đơn giản rằng “Có lẽ đó chỉ là lời nhờ vả đơn thuần”. Bạn có rất nhiều thắc mắc cần trao đổi như là “Bạn gặp rắc rối về vấn đề gì?” hay “ Khi nào tổ chức cuộc họp thì hợp lý?” nhưng nếu như bạn không viết email nhờ vả theo một trình tự thì chắc hẳn cấp trên sẽ cảm thấy không thoải mái.
Và dưới đây là những quy tắc và cách viết email nhờ vả, yêu cầu. Hãy cùng tham khảo các nhé!
BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL NHỜ VẢ YÊU CẦU KHI MUỐN TRAO ĐỔI VỚI CẤP TRÊN
1. Tiêu đề 「〇〇に関するご相談」- Trao đổi về 〇〇
Lưu ý cơ bản cần nhớ đó là tiêu đề của email trong kinh doanh phải thể hiện rõ nội dung cần trao Bạn hãy thử viết các tiêu đề như 「取引先への提案内容に関するご相談 – Xin ý kiến về nội dung đề xuất gửi đến đối tác」, 「業務の進め方に関するご相談 – Xin ý kiến về phương pháp tiến hành dự án」,「日程調整のご相談 – Xin ý kiến về việc điều chỉnh lịch trình」hay「クレーム対応のご相談 – Xin ý kiến về việc xử lý phàn nàn」
2. Mô tả nội dung cần trao đổi
Khi trao đổi với cấp trên qua email, bạn cần viết rõ ràng, ngắn gọn nội dung cần trao đổi/ xin ý kiến. Cấp trên sẽ không cho bạn bất kì lời khuyên nào nếu cách viết không rõ ràng, rành mạch và nội dung không liên quan. Đừng nên viết quá dài dòng mà bạn nên tập trung vào các điểm lưu ý và đào sâu làm rõ từng mục.
Khi có quá nhiều việc cần trao đổi, hãy viết dưới dạng liệt kê như dưới đây để cấp trên có thể dễ dàng trả lời cho từng mục.
（１）商談の日程について
先方より、来週は〇日と〇日なら訪問可能とのお話を頂いております。
〇〇課長のご都合の宜しいお日にちをご教示ください。
（２）見積書の金額について
顧客に提示する金額は製品ひとつ当たり〇,〇〇〇円と記載しております。
ご変更など御座いましたらご指示頂けましたら幸いです。
Dịch:
( 1 ) Về lịch trình giới thiệu hàng hóa (chào hàng)
Tôi nhận được thông báo từ khách hàng thân thiết rằng có khả năng họ sẽ ghé thăm công ty vào ngày X và ngày Y.
Sếp có thể cho tôi biết thời gian thích hợp để khách ghé thăm được không ạ.
( 2 ) Về bảng báo giá
Số tiền đưa ra cho khách hàng thân thiết là xxxx yên cho một sản phẩm.
Rất mong nhận được chỉ thị của sếp nếu có bất kì thay đổi nào.
Nếu bạn tổng hợp tất cả các câu hỏi thành 1 bài viết thì sẽ rất khó để truyền đạt vấn đề. Trong trường hợp có nhiều câu hỏi, nếu bạn viết ngắn gọn dưới dạng liệt kê như trên sẽ rất rõ ràng và rành mạch giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung.
3. Hãy viết ý kiến, ý định của bản thân
Về nội dung cần trao đổi, trong trường hợp bạn có kế hoạch hay mục tiêu nào đó nhưng vẫn còn những điểm khúc mắc thì hãy viết tất cả chúng ra. Nếu viết email rằng 「分からないので教えてください – Vì tôi không biết nên hãy chỉ cho tôi」thì thật không thích hợp là một người làm kinh doanh. Sau khi đã truyền đạt hết ý muốn của mình thì hãy thử xin lời khuyên hay góp ý từ cấp trên.
Đặc biệt, trong trường hợp bạn xác định rõ những mục tiêu của mình như số lượng hàng bán được, doanh thu,…thì cũng nên viết tất cả vào email. Hơn nữa, khi bạn chắc chắn về kết quả và phương châm bạn mong muốn, ngoại trừ những con số, thì hãy chỉ rõ những điều đó ra.
4. Đề xuất thời gian khi muốn trao đổi trực tiếp
Trường hợp vấn đề đó không thể giải quyết thông qua email phản hồi, thì hãy đề xuất thời gian có thể gặp gỡ cấp trên cùng với việc bày tỏ nguyện vọng muốn được trao đổi trực tiếp.
ご相談したいことがあるのですが、
本日〇時以降でお時間をいただけませんでしょうか。
Dịch
Tôi có chuyện muốn trao đổi/tham khảo ý kiến sếp.
Không biết là hôm nay sau X giờ tôi có thể xin sếp một ít thời gian được không ạ?
5. Nên sử dụng những câu nói mào đầu
Khi có việc cần nhờ vả cấp trên, nếu bạn sử dụng những câu nói như 「お手数おかけしますが- Xin lỗi vì đã làm phiền nhưng mà…」「大変恐縮ですが- Thật ngại quá nhưng mà..」để mở đầu câu chuyện trước khi nhờ vả sẽ làm cho cách diễn đạt trở nên mềm mại hơn. Nếu bạn viết trực tiếp câu nhờ vả rằng 。「〇〇に関するご相談のお時間を頂きたく存じます- Tôi muốn biết thời gian thích hợp để trao đổi về việc xxx」thì sẽ tạo nên cảm giác bắt ép, ra lệnh cho cấp trên. Và sau khi viết câu 「お忙しいところ大変恐縮ですが – Thật xin lỗi vì đã làm phiền sếp lúc bận rộn như thế này」thì hãy kết thư.
MẪU EMAIL NHỜ VẢ YÊU CẦU KHI MUỐN TRAO ĐỔI VỚI CẤP TRÊN
件名：プロジェクトの進め方についてのご相談
〇〇課長
お疲れ様です。営業部の△△です。
〇〇課長よりご指示頂きました、
〇〇のプロジェクトの進め方についての
ご相談をさせて頂きたくご連絡致しました。
プロジェクトに関しまして、
〇〇課長からは先に情報を収集するようお話を頂きましたが、
先程、〇〇部長より方向性の決定を優先するよう指示を頂戴しました。
私としましては、材料となる要素を集めてから
意思を固めるべきだと思料致しておりますが、
お二方のどちらの指示に従えば良いのか、お聞き致したく存じます。
お忙しいところお手数をお掛けしてしまい恐縮ですが、
ご返信の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
署名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Tiêu đề: Trao đổi về phương pháp tiến hành dự án
Trưởng phòng 〇〇
Xin chào sếp. Tôi là △△ của Phòng kinh doanh
Tôi đã nhận được chỉ thị từ trưởng phòng〇〇 ,
Tôi mạo muội liên lạc với sếp vì muốn được trao đổi về phương pháp tiến hành dự án 〇〇.
Tôi đã nhận được chỉ thị từ trưởng phòng 〇〇rằng hãy thu thập tất cả các thông tin về dự án,
Tuy nhiên, tôi lại vừa mới nhận được chỉ thị từ giám đốc〇〇 rằng hãy ưu tiên việc đưa ra quyết định.
Theo tôi thì nên đưa ra quyết định sau khi đã tập hợp các yếu tố và tổng hợp tài liệu, tuy nhiên tôi vẫn còn hơi băn khoăn nên tôi muốn tham khảo ý kiến rằng mình nên tuân theo chỉ thị của vị nào thì phù hợp ạ.
Thành thật xin lỗi vì đã làm phiền sếp lúc bận rộn.
Rất mong nhận được phản hồi từ sếp. Em xin chân thành cảm ơn.
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Kí tên
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Những điểm lưu ý: Dưới đây là quy trình của email mẫu
- Tiêu đề
- Chào hỏi đầu thư
- Thông báo về việc cần trao đổi
- Chi tiết nội dung cần trao đổi
- Ý định của bản thân
- Chào hỏi cuối thư
Sau khi đã viết câu mở đầu thì hãy thông báo về vấn đề cần trao đổi hay cần tham khảo ý kiến. Tiếp theo, về nội dung trao đổi bạn nên giải thích một cách chi tiết và rõ ràng, rành mạch về tình hình cũng như mọi ngọn ngành của sự việc. một điểm cần lưu ý đó là bạn nên truyền đạt điều bạn mong muốn là gì? Và cơ bản là phải nêu được ý định của bản thân chứ không phải đơn thuần là đưa ra chỉ thị cho đồng nghiệp.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
