Khi trình bày ý kiến của mình tại các cuộc họp, cuộc trao đổi hay khi đưa ra những kế hoạch và phương án cho cấp trên hoặc bên đối tác, bạn có bao giờ cảm thấy bứt rứt vì bị đối phương phản bác nhưng không thể đáp lại được hay không?
Hoặc, chẳng phải là cũng có nhiều người cảm thấy rằng ý kiến mà đối phương trình bày là sai hoặc kém hơn so với ý kiến của mình nhưng lại không thể nói thật ra hay sao?
Ngay cả khi bạn tin chắc rằng mình là người đúng đi nữa thì bạn cũng không muốn phản bác một cách thẳng thừng và làm tổn thương cảm xúc của đối phương đúng không?
Ông Tadaki Hakoda, một chuyên gia về giao tiếp và là người từng tổ chức nhiều buổi diễn thuyết, đào tạo về chủ đề “Thuyết trình” hay “Đàm phán”… đã nói như thế này:
“Nếu bạn phản bác và cãi thắng được đối phương thì có thể bạn sẽ cảm nhận được hương vị của sự chiến thắng. Tuy nhiên, đối phương vẫn sẽ cảm thấy xấu hổ và khó chịu vì đã thua cuộc và nếu để lại những vướng mắc về mặt tình cảm thì những xung đột của con người sẽ kéo dài mãi không ngừng. Vì vậy, bạn hãy cố gắng vừa thể hiện quan điểm của bản thân, vừa tôn trọng cách nghĩ của đối phương để không làm họ tổn thương.”
Chính vì vậy, chúng tôi đã thử tổng hợp lại những điểm cần lưu ý về kỹ năng “phản biện tốt” do ông Tadaki Hakoda giảng dạy.
Vận dụng phương pháp CER
Khi phản bác đối phương, điều mà bạn tuyệt đối không được làm là dùng lý lẽ để thuyết phục đối phương hoặc cố giành phần thắng trong cuộc tranh luận. Khi đó, cho dù bạn có là người thắng đi nữa thì đối phương cũng không thật lòng đồng tình với bạn. Con người không phải là loài sẽ làm theo vì bị thuyết phục mà họ chỉ làm theo khi tự bản thân họ đã hiểu. Vì vậy, để tận dụng tốt tâm lý đó của con người, bạn hãy thử làm theo phương pháp CER.
C: Cushion (Tiếp nhận lời phản đối)
E: Example (Đưa ví dụ cụ thể)
R: Reason (Giải thích lý do)
【STEP-1】Làm cho lời phản bác trở nên nhẹ nhàng hơn bằng cách mào đầu (C: Cushion)
Việc ngay lập tức phản bác lại ý kiến của đối phương giống như thể bạn đang thả một cái ly thủy tinh xuống nền nhà vậy và tất nhiên là cái ly sẽ vỡ. Vì vậy, trước tiên hãy đón nhận lời phản bác của đối phương và làm dịu đi tính công kích của nó bằng cách mào đầu.
Dưới đây là một vài từ dùng để mào đầu. Bạn nên chọn trước những từ mà mình có thể dễ dàng nói ra nhanh chóng và nên luyện tập trước để phản xạ ngay lập tức khi bị đối phương phản bác.
「そうですね。そう思われて当然です」“Đúng vậy nhỉ. Bạn nghĩ như thế cũng là chuyện đương nhiên.”
「なるほど。そう思うのが普通です」“Thì ra là vậy. Bạn nghĩ như vậy cũng là chuyện bình thường thôi.”
「そうですか。そこがポイントですね」“Vậy à? Đó là điểm mấu chốt nhỉ.”
「さすがに、ポイントをつきますね」“Đúng là cần phải chỉ ra điểm mấu chốt nhỉ.”
「鋭いご指摘です」 “Quả là một lời nhận xét sắc bén.”
「えぇ、私もそう思うんですよ」“Vâng, tôi cũng nghĩ giống như vậy.”
「そうですね。その通りです」“Đúng vậy nhỉ. Đúng như lời bạn nói.”
「ほとんどの方がそうおっしゃいます」“Hầu hết mọi người đều sẽ nói như thế.”
Cách tốt nhất để vượt qua sự phản đối của đối phương là đồng ý với họ. Hãy cho họ thấy rằng bạn tôn trọng họ và tạo cho họ ấn tượng là bạn cũng có cùng suy nghĩ với họ. Nếu bạn truyền đạt trước cho đối phương thông điệp rằng bạn đứng về phía họ và bạn hiểu rõ những điều họ nói thì mối quan hệ của cả hai sẽ không bị đổ vỡ.
【STEP-2】Nâng cao sức thuyết phục bằng những ví dụ cụ thể (E: Example)
Sau khi đã tiếp nhận lời phản bác bằng cách mào đầu, hãy đưa ra những ví dụ cụ thể, những ví dụ đã thành công trong thực tế nếu bạn muốn trình bày quan điểm của mình một cách nhanh nhất có thể.
Ví dụ: Khi đề xuất phương án trong nội bộ công ty.
相手「君のこの案、○○○というのは無理があるよ」
自分「そうですね。そういう見方もありますね」（クッション）
自分「私も無理があると思っていましたが、△△課ではこれが通った事例があるんです」
Đối phương: Điểm ○○○ trong phương án này của cậu không thể thực hiện được đâu.
Bạn: Đúng vậy nhỉ, quả thật là cũng có cách nghĩ như vậy. (Mào đầu)
Bạn: Tôi cũng từng nghĩ là nó không thể thực hiện được nhưng trong thực tế thì ở phòng ban △△, phương án này đã được thông qua đấy.
Ví dụ: Khi trình bày với bên đối tác.
相手「やっぱり価格が合わないよ」
自分「確かに、どの会社の方もそうおっしゃいます」（クッション）
自分「××社さんでも最初そう言われましたが、今では毎月ご利用いただいています」（※成功事例を述べる）
Đối phương: Mức giá này thật sự là không hợp lý.
Bạn: Quả thật là bất cứ công ty nào cũng sẽ nói như vậy. (Mào đầu)
Bạn: Ban đầu, ngay cả công ty XX cũng cho là vậy nhưng hiện tại, hàng tháng họ đều sử dụng dịch vụ của chúng tôi. (Đưa ra một ví dụ đã thành công)
Mấu chốt ở đây là việc khiến cho đối phương phải suy nghĩ rằng “Tại sao lại có chuyện như vậy” chỉ bằng việc đưa ra các ví dụ như thể đang nói về một sự thật. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp bạn không có ví dụ hoặc có nhưng không thể kể ra phải không? Những lúc như thế, hãy tận dụng các dữ liệu hoặc bình luận của những người có danh tiếng.
“Theo dữ liệu điều tra do bộ Phúc lợi Lao động Xã hội công bố…”
“Theo bản tin được đăng vào tháng trước trên báo Nikkei…”
“Theo lời bình luận của giáo sư XX trường Đại học OO…”
Và nếu dữ liệu có đi kèm thêm số liệu thì người nghe sẽ dễ cảm thấy hứng thú hơn.
【STEP-3】Đưa ra ba lý do sau khi đã nắm bắt được nhu cầu của đối phương (R: Reason)
Nếu đối phương thể hiện rằng họ đang lắng nghe câu chuyện của bạn thì hãy đưa ra những lý do tại sao bạn lại ủng hộ phương án, ý kiến này. Lúc này, điều mà bạn cần để tâm đến là nhu cầu và lợi ích dành cho đối phương và nếu những điều đó có sức hấp dẫn thì đối phương sẽ dễ đồng tình với bạn hơn.
Ví dụ: Khi đề xuất phương án với sếp.
上司「こんなの前例がないよ」
自分「どの部門でもやっていないので、先行者のメリットが大きいです。うちの課のやり方が基礎になるので自由にやりやすいですし、成功すれば今後の発言権も増します」
Sếp: Trước giờ chưa từng có tiền lệ như vậy.
Bạn: Chính vì chưa có bộ phận nào làm nên người làm trước sẽ có lợi thế rất lớn. Cách làm của phòng ban chúng ta sẽ là nền tảng nên ta có thể dễ dàng và tự do thực hiện chúng và nếu thành công thì tiếng nói của phòng chúng ta sau này cũng tăng theo.
Ví dụ: Khi trình bày với bên đối tác.
相手「価格が高すぎるよ」
自分「その分、長持ちします。アフターサービスも万全ですので、○○さん（相手）のメンテナンスの手間が省けます」
Đối tác: Mức giá này là quá cao rồi.
Bạn: Với mức giá đó thì sản phẩm sẽ sử dụng được lâu dài và dịch vụ hậu mãi của chúng tôi cũng là loại tốt nhất nên anh/chị XX (đối phương) sẽ đỡ tốn công bảo trì.
Sử dụng phương pháp “Yes and” thay cho phương pháp “Yes but”.
Có một phương pháp gọi là “Yes but” và nó được xem như một thủ thuật giao tiếp trong lĩnh vực bán hàng. Tuy nhiên, tốt hơn hết là bạn nên sử dụng phương pháp này ít nhất có thể. Mọi thứ đều ổn cho đến khi bạn dùng “yes” như một lời mào đầu để tiếp nhận sự phản bác nhưng nếu theo sau đó là những cách nói phủ định như dưới đây (but) thì lại là một điều cấm kỵ.
×「しかしですね」
×「でも」
×「けれども」
Một khi bạn đã nói Yes thì đối phương sẽ nghĩ rằng bạn là người đồng quan điểm với họ nên việc bạn phản bác lại bằng しかし ngay khi họ vừa nghĩ như thế sẽ khiến cho đối phương có ấn tượng xấu về bạn. Cũng có nhiều người sử dụng các từ phủ định trong vô thức để rồi chúng trở thành câu cửa miệng của họ nên bạn hãy chú ý tới điểm này nhé.
Tính hiệu quả của phương pháp “Yes and”:
O「その点について実は…」“Về việc đó, thực ra thì…”
O「そこで、その点について説明しますと…」“Bây giờ tôi sẽ giải thích về việc đó…”
Hãy cố gắng tiếp nối các ý phía sau một cách tích cực bằng cách kéo dài phần “Yes” như thế.
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn ba bước để phản bác mà không gây bất hòa với người khác. Để triển khai các bước này một cách hiệu quả thì trước đó bạn cần phải làm điều sau đây.
Đó là bạn cần phải tưởng tượng trước xem đối phương sẽ đáp lại phương án, ý kiến của bạn bằng những từ ngữ như thế nào và dĩ nhiên là sẽ có nhiều người phản ứng lại giống với suy nghĩ của bạn. Nếu đó là những ý kiến phản đối hoặc bác bỏ mà bạn đã tưởng tượng ra trước đó thì chắc chắn là bạn sẽ có thể kiểm soát được thiệt hại của mình khi bạn tiếp nhận chúng cũng như có thể bình tĩnh thực hiện ba bước trên.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
