Nếu bạn nhận được 100 email vào đầu giờ làm việc thì bạn sẽ xử lý như thế nào?
Khi bạn đến công ty và nhận được 100 email. Khi đó bạn sẽ trả lời email theo thứ tự như thế nào? Đơn giản chỉ cần trả lời từ email mới nhất trước. Hay sẽ trả lời từ email cũ nhất trước. Hay sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên rồi cân nhắc trả lời email nào trước. Cách trả lời nào là đúng sẽ tuỳ thuộc vào cách suy nghĩ của mỗi người. Nếu trả lời một cách cẩn thận thì sẽ không có vấn đề gì. Nhưng khi trả lời tất cả email, mọi người lại muốn giải quyết chúng một cách hiệu quả nhất có thể.
Bạn có nghĩ giống như vậy không?
Việc trả lời có dựa vào thứ tự nhận được hay không?
Chúng tôi sẽ giải thích cho bạn bằng một ví dụ cụ thể. Giả sử, bạn nhận được 10 email như sau trong hộp thư của mình khi bạn đi làm việc trở về công ty lúc 17:00.
Bạn sẽ trả lời theo thứ tự nào?
07:00 | Email magazine yêu thích |
08:50 | Liên hệ điều chỉnh thời gian khám sức khoẻ từ phòng tổng vụ |
09:25 | Yêu cầu báo giá từ khách hàng |
10:20 | Yêu cầu kiểm tra thiết kế từ nhà thiết kế |
11:30 | Báo giá quảng cáo từ công ty quảng cáo |
13:45 | Thông báo được mời đến buổi chiếu thử phim |
14:00 | Khiếu nại từ khách hàng về sản phẩm được giao hôm trước |
16:45 | Liên hệ đặt hàng bổ sung từ khách hàng |
17:00 | Thông báo tiệc nhậu tối nay từ đồng nghiệp |
Nếu bạn xử lý theo cách thông thường, thứ tự sẽ là khách hàng → cấp trên → đồng nghiệp → việc riêng. (lưu ý rằng có nhiều công ty cấm email riêng tư ở công ty)
Tối thiểu bạn nên giải quyết các khiếu nại trước. Nếu không có các vấn đề khẩn cấp chẳng hạn như khiếu nại, nhiều người sẽ đọc theo thứ tự email nào đến trước đọc trước và trả lời cũng theo thứ tự đó (tức là sẽ trả lời từ email cũ nhất). Đây là cách xử lý “trả lời dựa vào thứ tự nhận được”. Có lẽ bản chất của con người là muốn dọn dẹp những cái cũ. Tuy nhiên thử nghĩ kỹ thì việc xử lý theo thứ tự từ những cái cũ chẳng có ý nghĩa gì lắm.
Hãy tưởng tượng phản ứng của đối phương khi trả lời
Ví dụ, giả sử email cuối cùng bạn nhận được đã được gửi đến từ 5 phút trước. Trong trường hợp bạn trả lời email đó ngay lập tức thì đối phương sẽ nghĩ như thế nào? Có thể họ sẽ ngạc nhiên rằng “Ôi! Mình nhận được email trả lời sau 5 phút!” Tuỳ trường hợp mà sự ngạc nhiên này có thể sẽ gây xúc động đến đối phương. Vì vậy hãy thử xem xét một mô típ khác nhé.
Giả sử email đầu tiên bạn nhận được đã được gửi đến cách đây 5 tiếng. Ngay cả khi bạn trả lời email đó đầu tiên thì nếu xét từ góc độ người gửi, việc bạn trả lời email của họ cũng đã sau 5 tiếng. Cho dù đó là sau 6 tiếng hay 7 tiếng cũng không có sự khác biệt lớn về ấn tượng. Nếu bạn trả lời email theo cách dựa vào thời gian nhận được thì sẽ không có gì là lạ bạn sẽ mất khoảng 1 tiếng để đến được email bạn nhận cuối cùng.
Trong trường hợp đó, người gửi cuối cùng sẽ nhận được email trả lời của bạn sau 1 tiếng. Đó là tốc độ trả lời email rất bình thường. Ngay cả khi bạn dành 1 tiếng để xử lý email, bạn cũng không thể gây bất ngờ hoặc gây ấn tượng với bất kỳ ai. Bạn không nghĩ rằng đó là một sự lãng phí thời gian hay sao?
Hộp thư chính là "cửa hàng" của bạn
Những người giỏi về xử lý email luôn nhận thức về thời gian trả lời và phản ứng của đối phương trong khi trả lời. Vì email cũng là một phương thức tiếp cận khách hàng và hộp thư chính là cửa hàng của bạn. Bạn sẽ đối xử với những người đến “cửa hàng” của bạn như thế nào? Làm thế nào để họ cảm nhận được sự vui vẻ, bất ngờ từ “cửa hàng” của bạn?
Đó là một cơ hội để bạn thể hiện kỹ năng khi là chủ cửa hàng. Bạn có thể nghiên cứu ra nhiều cách khác nhau để trả lời, nó không chỉ là tốc độ hay số lượng câu chữ. Chắc chắn sẽ có cách phù hợp với phong cách làm việc và tính cách của bạn. Hãy cố gắng tạo phong cách trả lời phù hợp với bản thân. Bởi vì bạn có thể quyết định những gì bạn muốn làm trong cửa hàng của bạn.
Khi trả lời email chậm trễ
Tốc độ trả lời email là quan trọng nhưng cũng có trường hợp cần có thời gian để cân nhắc. Trong trường hợp như vậy, tốt hơn hết bạn nên cố gắng trả lời đối phương dù chỉ một câu thông báo đã nhận được email. Ví dụ:
- メ－ルを拝見しました。○○（いつ）までにお返事します。Tôi đã xem email. Tôi sẽ trả lời trước ~~ (thời gian).
- ～～のため（理由）返信が遅くなります。Vì ~~ (lý do) nên tôi sẽ trả lời email chậm.
- ご回答まで少しお時間頂けますようお願いいたします。Mong Anh/Chị vui lòng cho tôi xin chút thời gian để phản hồi lại email này.
Dựa trên những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối. Nếu bạn gặp rắc rối dẫn đến việc chậm trả lời email, trước tiên bạn hãy liên lạc với người gửi. Điều này cũng tương tự ngay cả khi bạn đến muộn trong một cuộc hẹn. Nếu bạn liên lạc với đối phương thì sẽ không dẫn đến những rắc rối lớn và sự lịch sự này sẽ giúp bạn xây dựng một mối quan hệ tin cậy.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
