Khi bạn đã vượt qua vòng tuyển chọn hồ sơ và ngày phỏng vấn đang đến gần, thứ bạn cần phải ghi nhớ chính là những quy tắc ứng xử khi phỏng vấn. Đầu tiên, trong các hoạt động tìm việc thì cuộc phỏng vấn không phải là nơi mà bạn “đến công ty với tư cách là một khách hàng” mà bạn đang “rao bán bản thân với tư cách là một nhân viên công ty”. Những yếu tố để nhà phỏng vấn tuyển chọn ứng viên trong cuộc phỏng vấn chính là tác phong, lời nói, dáng vẻ và cách giao tiếp,… Trong bài này, chúng tôi xin chia quy trình phỏng vấn thành các giai đoạn “Đợi ở phòng tiếp tân, vào phòng phỏng vấn, khi phỏng vấn, khi ra khỏi phòng phỏng vấn” và giải thích những điều cần lưu ý trong từng bước.
1. Từng bước riêng biệt ! Những quy tắc ứng xử / điểm cần chú ý trong cuộc phỏng vấn
-
Quy tắc ứng xử từ khi vào công ty cho đến khi tới phòng tiếp tân
Theo quy tắc thì bạn không được đi trễ. Hãy cố gắng xuất phát sớm và đến công ty trước giờ hẹn 10 phút. Nếu bạn bất đắc dĩ phải tới trễ thì nhất định phải gọi điện thoại và nói trước cho công ty biết giờ bạn sẽ đến nơi. Trước khi bước vào tòa nhà, hãy gấp gọn gàng áo khoác và tắt nguồn điện thoại. Hãy kiểm tra lại diện mạo của bản thân một lần nữa trước khi đi đến quầy lễ tân. Tại quầy lễ tân, bạn hãy nói rõ ràng về sự việc của bạn như dưới đây.
Xin chào. Tôi là …, hôm nay, tôi có buổi hẹn phỏng vấn vào lúc …h. Anh/ chị có thể liên hệ với anh … – người phụ trách nhân sự hộ tôi được không ạ.
Sau khi tới chỗ ngồi đợi, bạn đừng nên sử dụng điện thoại hay đọc sách mà hãy chỉnh sửa lại tư thế cho đúng đắn và ngồi đợi trong im lặng.
Quy tắc ứng xử khi ngồi đợi ở phòng chờ
Tùy thuộc vào doanh nghiệp, sẽ có những trường hợp bạn được mời đến phòng chờ hay phòng tiếp khách để ngồi đợi tạm thời cho đến khi cuộc phỏng vấn có thể bắt đầu. Khi bạn được hướng dẫn và đi vào phòng chờ, hãy yên lặng chờ đến lượt của mình để tránh làm phiền nếu có khách đã ngồi trước ở đó. Vào lúc này thì cuộc phỏng vấn đã bắt đầu rồi. Việc lướt điện thoại và nhớn nhác nhìn xung quanh nhiều khi sẽ gây ra ấn tượng tiêu cực. Vì vậy hãy yên lặng chờ đợi bằng những cách như xem tài liệu,…
-
Quy tắc ứng xử khi vào phòng phỏng vấn
Sau khi được gọi tên, bạn hãy chậm rãi gõ cửa 3 lần. Sau khi có người đáp lại, hãy nói 失礼します (tôi xin phép) và đi vào phòng. Việc bạn quay lưng lại với cửa và đưa 2 tay ra sau để đóng cửa là đang ứng xử sai quy tắc. Hãy cố gắng quay mặt lại và dùng tay nhẹ nhàng đóng cửa. Sau khi vào phòng phỏng vấn, hãy chào hỏi thật rõ ràng bằng một giọng điệu vui vẻ tươi tắn nhé.
Cảm ơn vì hôm nay đã cho tôi có thời gian được phỏng vấn. Tôi tên là … Mong được mọi người giúp đỡ.
Bạn có thể ngồi xuống ghế sau khi nhà phỏng vấn nói “Mời ngồi”. Vào lúc đó, hãy đặt cặp xuống bên cạnh ghế nhé.
Cách cúi chào
Đối với các góc độ cúi chào như cúi chào sâu hay cúi chào khẽ, có một bảng để hướng dẫn các góc độ cúi chào phù hợp với từng tình huống hoàn cảnh. Bạn nên ghi nhớ sẵn những cách cúi đầu chào trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ, khi vào phòng phỏng vấn, bạn nói 失礼いたします và cúi chào 30o, khi nói よろしくお願い致します sau khi giới thiệu bản thân hoặc khi nói ありがとうございました khi kết thúc buổi phỏng vấn thì nên cúi chào 45o là hợp lý nhất. Đối với nam thì nên để tay dọc hai bên người. Còn đối với nữ thì nên đặt tay phía trước người.
-
Quy tắc ứng xử trong buổi phỏng vấn
Thứ mà nhà phỏng vấn để ý trong buổi phỏng vấn không chỉ là nội dung nói chuyện của ứng viên. Nhà phỏng vấn cũng sẽ đánh giá một cách toàn diện xem ứng viên có phù hợp với tư cách 1 nhân viên kinh doanh của công ty hay không thông qua những điểm như là tác phong, lời nói, dáng vẻ, cách giao tiếp, … Dưới đây, chúng tôi xin được tóm tắt những điểm cần phải chú ý liên quan đến “cách nói chuyện”, “nét mặt” và “dáng vẻ”.
Những điểm cần lưu ý về cách nói chuyện
Hãy cố gắng lắng nghe thật kỹ câu hỏi của nhà phỏng vấn và trả lời tóm tắt ngắn gọn để tránh câu chuyện bị dông dài. Hãy nói vào chủ đề chính trước, sau đó giảng giải rõ ràng các luận điểm cần phải nói sẽ dễ hiểu hơn.
Tôi xin đi thẳng vào vấn đề,…. Cụ thể thì ….
Vấn đề này gồm có 3 điểm. Điểm thứ nhất là …
Khi nói chuyện, bạn hãy cố gắng truyền đạt với một giọng nói rõ ràng và các cử chỉ tác phong phù hợp. Việc này sẽ mang lại ấn tượng tốt hơn là nói nhỏ khó nghe. Đừng nói chuyện theo kiểu suồng sã mà hãy cố gắng sử dụng kính ngữ phù hợp nhé.
Những điểm cần lưu ý về nét mặt
Trong cuộc phỏng vấn, bạn hãy cố gắng nhìn về phía người phỏng vấn. Việc cúi mặt xuống hay nhìn theo hướng khác sẽ mang đến ấn tượng là bạn không hề tự tin. Trong trường hợp có nhiều nhà phỏng vấn, hãy nhìn về phía người nào đang nói. Về cơ bản, bạn không nên giữ khuôn mặt quá cứng nhắt mà hãy thả lỏng. Đừng cười to thành tiếng, cười mỉm sẽ tốt hơn.
Quy tắc ứng xử khi nhận danh thiếp
Cho dù bạn là người rất ít khi trao danh thiếp của mình trong các hoạt động tìm việc thì thỉnh thoảng bạn sẽ phải nhận danh thiếp của ai đó, vì vậy cần phải nhớ những quy tắc ứng xử đúng đắn khi nhận danh thiếp. Chúng tôi xin tóm tắt ngắn gọn các quy tắc khi nhận danh thiếp thành 5 điểm dưới đây.
- Không đứng cách bàn khi nhận danh thiếp
- Nhận danh thiếp bằng hai tay, cúi đầu và cảm ơn
- Sau khi nhận danh thiếp thì hãy xem sơ qua
- Đặt danh thiếp đã nhận ở phía bên trái của bàn theo hướng nhìn của mình (sau khi đã ngồi xuống)
- Đặt danh thiếp của người có chức vụ cao nhất lên trên
Hãy chú ý rằng cách mà bạn trao và nhận danh thiếp sẽ làm thay đổi ấn tượng của người khác về bạn.
-
Quy tắc ứng xử khi ra khỏi phòng
Khi kết thúc cuộc phỏng vấn, hãy chủ động nói ありがとうございました. Trước khi ra khỏi phòng, bạn cũng đừng quên nói 失礼いたします. Hãy nhẹ nhàng đóng cửa rồi mới rời khỏi phòng nhé.
2. QUY TẮC VỀ TRANG PHỤC VÀ KIỂU TÓC
-
Quy tắc về đồ vest (nam giới / nữ giới)
Đối với nam giới kiểu cách áo vest chỉ cần đơn điệu sẽ phù hợp. Điều quan trọng là bộ đồ vest bạn mặc khi phỏng vấn phải “gọn gàng sạch sẽ” và “vừa vặn với bạn”. Thứ cần được chú trọng khi lựa đồ vest không phải là thương hiệu hay giá cả, mà là một bộ vest đẹp đẽ. Vì vậy, nếu được thì chúng tôi khuyên bạn nên đem bộ đồ vest đó ra tiệm giặt ủi trước ngày phỏng vấn. Bạn nên chọn 1 bộ vest có màu xanh đậm vì màu xanh sẽ tạo cảm giác cho đối phương rằng bạn là người “thành thật” và “thông minh”. Vì màu xanh cũng đem đến hiệu quả là làm dịu cảm xúc nên nó sẽ giúp bạn thư giãn trong những cuộc phỏng vấn đầy căng thẳng.
Đồ vest của nữ sẽ có loại chân váy hoặc quần, nếu bạn phân vân không biết nên mặc chân váy hay quần thì có lẽ chân váy sẽ là sự lựa chọn tốt hơn. Đối với những công việc yêu cầu sự linh hoạt như bán hàng thì quần sẽ mang lại ấn tượng tốt hơn là chân váy. Về màu của bộ vest thì dù là màu xanh đậm hay những màu tươi sáng hơn như màu be hoặc xám cũng đều ổn.
-
Quy tắc về đồ bình thường (Nam giới / nữ giới)
Nếu công ty phỏng vấn liên lạc và nói với bạn rằng “Hãy mặc đồ bình thường đến buổi phỏng vấn nhé”, hẳn là sẽ có rất nhiều người cảm thấy bối rối. Nhiều người sẽ phân vân rằng “Không cần mặc đồ vest cũng được hay sao?” hoặc “Nếu nói là bình thường thì mặc cái gì là hợp?”,… Dù là vậy, bạn cũng cần chú ý rằng “bình thường” ở đây không phải là quần áo mà chúng ta mặc hàng ngày. Bạn cần phải nhận thức được rằng trong các hoạt động xin việc thì “bình thường” là từ để chỉ những trang phục công sở đơn giản.
Trong trường hợp này thì những trang phục phù hợp sẽ là áo sơ mi, áo khoác, áo sơ mi kiểu, áo khoác len, giày công sở của nữ,… Những thứ này sẽ mang lại ấn tượng tốt cho nhà phỏng vấn. Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn không nên phối đồ quá lòe loẹt, chỉ nên phối đồ theo kiểu đơn giản. Ngược lại, bạn nên tránh những thứ như “quần jeans rách”, “áo hoodie” hay “quần áo hở hang”,…
-
Quy tắc về kiểu tóc
Trong trường hợp đi xin việc, bạn không cần phải quá để tâm về chuyện kiểu tóc trừ khi nó quá sai lệch với những thứ thông thường của một người làm kinh doanh. Thứ quan trọng nhất trong buổi phỏng vấn là sự gọn gàng sạch sẽ của ứng viên. Nếu bạn đến phỏng vấn với một kiểu tóc bù xù luộm thuộm thì nhà tuyển dụng sẽ bất an rằng “liệu cách làm việc của người này có luộm thuộm cẩu thả hay không”.
Màu tóc của bạn không phải là màu đen cũng không sao. Tùy thuộc vào lượng tóc và chất lượng tóc, nhiều khi để nguyên màu đen sẽ tạo cảm giác nặng nề, vì vậy bạn có thể sử dụng những màu tóc tự nhiên hơi nâng tone một chút để tạo cảm giác tươi sáng hơn. Tuy nhiên, nếu màu tóc của bạn quá sáng thì người phỏng vấn có thể sẽ nghi ngờ về khả năng kinh doanh của bạn, vì vậy khi đi phỏng vấn, hãy cố gắng chọn màu tóc đen hoặc nhuộm những màu tóc tự nhiên.
Ngoài ra, nếu tóc dính lên mặt và làm che đi các nét mặt của bạn thì sẽ mang lại ấn tượng không tốt. Vì vậy nếu tóc dài, trước buổi phỏng vấn bạn nên cắt tóc, còn nếu là nữ thì bạn nên dùng kẹp để kẹp tóc lên, cố gắng làm lộ khuôn mặt của mình ra. Hơn nữa là trong lúc nói chuyện, khi bạn gật đầu hoặc di chuyển đầu, nhà phỏng vấn sẽ để ý nếu tóc của bạn vướng lên mặt. Bạn sẽ có thể tập trung hơn vào cuộc phỏng vấn nếu đầu tóc của bạn gọn gàng hơn.
-
Những quy tắc về túi xách và giày
Khi đi phỏng vấn, bạn cần phải chú ý đến diện mạo của mình bao gồm cả túi xách hay giày dép cũng giống như việc chú tâm đến đồ vest, áo sơ mi, cà vạt,… Trong cuộc phỏng vấn, bạn nên chọn túi xách và giày dép theo những thiết kế phù hợp với quy tắc ứng xử tối thiểu nhất.
Về túi xách
Dù là nam hay nữ thì bạn cũng cần chú ý chọn một chiếc túi có cấu tạo cho phép túi tự đứng vững trên mặt sàn. Nếu túi của bạn có thể tự đứng vững thì bạn sẽ không cần phải chọn chỗ để túi mà có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn liền, và trong buổi phỏng vấn cũng dễ dàng lấy tài liệu trong túi ra.
Liên quan đến chất liệu thì dù là da giả hay nilong hay chất liệu tổng hợp cũng không sao, chỉ cần túi có kết cấu cho phép nó tự đứng chắc chắn là được. Về hình dáng của túi thì tốt hơn hết là bạn nên dùng những chiếc túi xách có hình dáng phổ biến thường được dùng trong công việc. Còn về màu sắc thì màu đen, xanh dương và nâu sẽ là những màu cơ bản vì nó hợp với đồ vest và giày. Tuy nhiên, so với nam giới thì trang phục của nữ giới cũng có nhiều màu sắc và thiết kế hơn nên những quy chuẩn về kinh doanh của nữ giới không quá khắt khe như nam giới.
Về giày
Giày là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến ấn tượng của người khác đối với bạn. Bạn có thể nhìn thấy điều này từ nhà phỏng vấn. Cũng giống như đồ vest, đối với giày thì “sự sạch sẽ gọn gàng” là một điều rất quan trọng. Nên nếu đôi giày của bạn bị hư hoặc dơ thì bạn nên đánh bóng nó hoặc thay bằng một đôi giày mới.
Giày của bạn không nhất thiết phải là da thật hoặc có thương hiệu nổi tiếng. Chỉ cần khi nhìn vào, bạn cảm thấy nó đẹp, phù hợp là được. Cho dù là nam hay nữ thì cũng không nên chọn những đôi giày có mũi nhọn. Đối với nam thì nên chọn những đôi giày có thắt dây, màu đen hoặc nâu. Về vớ thì nên chọn những đôi vớ có màu hợp với bộ vest hoặc đôi giày, những đôi vớ có thiết kế đơn giản như vớ trơn hoặc vớ có hoạ tiết được thêu ở 1 điểm nào đó trên vớ.
Giống như đối với nam giới, màu sắc giày của nữ giới nên phù hợp với màu của bộ vest. Tuy nhiên, không phải là màu đen hay nâu giống nam giới mà còn có thể là màu be hay màu hồng nhạt, chỉ cần tạo được cảm giác thống nhất về tổng thể là được.
3. Tổng kết
Chúng tôi đã giải thích từng bước cần chú ý về quy tắc ứng xử khi đi phỏng vấn. Tạo ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn là cơ hội để quảng bá rằng bản thân mình là “một người phù hợp, xứng đáng với công ty”. Trước khi đi đến buổi phỏng vấn, bạn hãy nghĩ rằng mình là một doanh nghiệp đang tự rao bán chính bản thân, hãy nắm rõ những điểm mà chúng tôi đã giới thiệu trong bài viết này nhé.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
