Email công việc chất lượng nhất đó là email đọc qua một lần là hiểu
Người đọc sẽ thích những email đọc qua một lần là có thể hiểu. Với những email đọc qua một lần không hiểu, họ sẽ đọc đi đọc lại nhiều lần để hiểu. Họ đọc một chút rồi cuộn lên lại để xác nhận. Sau khi xác nhận xong, họ lại cuộn xuống để tiếp tục đọc. Ngoài ra, khi có điều gì không hiểu, họ lại cuộn lên để kiểm tra. Điều này được lặp đi lặp lại nhiều lần.
Với những email như vậy rất khó để hiểu tổng thể nội dung và không thúc đẩy sự hiểu biết. Hành động cuộn lên cuộn xuống không chỉ khiến người đọc bị căng thẳng mà còn gây ra hiểu lầm. Một số người có thể sẽ từ bỏ việc đọc trên màn hình máy tính và in email ra đọc.
Để viết được một email đọc qua một lần là hiểu thì hãy tuân thủ bản mẫu một cách triệt để bao gồm tên và địa chỉ người nhận, lời chào, tự giới thiệu, nội dung tóm lược, nội dung chi tiết, lời chào kết thúc và cuối cùng là chữ ký. Nếu tuân thủ những điều này, email sẽ trở nên dễ truyền đạt đến đối phương hơn. Hơn nữa, khi tuân thủ “bản mẫu”, bạn có thể viết một cách trôi chảy mà không cần đắn đo.
Khi bạn viết email, hãy nghĩ xem đối phương có thể đọc qua một lần là hiểu ngay hay không? Bạn hãy lưu ý điều đó nhé.
Nếu gặp khó khăn, hãy tham khảo "quy trình" gọi điện thoại
Nếu bạn gặp khó khăn về cách viết email công việc, hãy tham khảo quy trình gọi điện thoại. Khi truyền đạt sự việc qua điện thoại, quy trình chung sẽ như sau.
Ví dụ, khi thay đổi cuộc hẹn qua điện thoại.
いつも大変お世話になっております。○○の××と申します。
本日は、来週の打ち合わせ時間についてご連絡をいたしました。
誠に急なお願いではございますが、急な出張が入ってしまったため、アポイントを1時間ほど前倒ししていただけませんでしょうか？お手数ですが、ご調整よろしくお願いいたします。
Tạm dịch:
Xin cảm ơn vì đã luôn quan tâm, giúp đỡ. Tôi tên là XX.
Hôm nay, tôi xin liên hệ với bạn về thời gian họp vào tuần tới.
Việc này thực sự rất gấp, tôi có chuyến công tác đột xuất, vì vậy có thể vui lòng dời lịch hẹn lên trước khoảng 1 tiếng được không? Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này, mong rằng bạn sẽ đồng ý điều chỉnh lịch hẹn.
Cấu trúc gọi điện thoại và viết email là giống nhau
Khi nhìn vào quy trình gọi điện thoại ở trên, bạn có nhận ra điều gì không?
Đúng vậy. Quy trình gọi điện thoại hoàn toàn giống với quy trình viết email. Khi gọi điện thoại, hãy đảm bảo rằng đối phương đã trả lời trước khi bạn bắt đầu nói chuyện. Vì vậy, thường không có phần tên và địa chỉ người nhận ở đầu (gọi tên đối phương). Ngoài ra, không có “chữ ký” ở cuối cuộc gọi. Tuy nhiên, các nội dung khác có cấu trúc gần như giống nhau.
Tự giới thiệu khi gọi điện thoại
Hãy tự giới thiệu bản thân để đối phương biết “đầu dây bên này là ai” và hãy chào hỏi để đối phương có thể nghe câu chuyện của mình một cách thoải mái.
Một số người khi gọi điện thoại, đột nhiên bắt đầu câu chuyện mà không cho biết tên của mình. Ngay cả khi được bất ngờ thông báo: 「今度の会議の件だけど、日程変更を ~~」 thì đối phương cũng không biết người đó là ai. Có thể đối phương biết người đang nói chuyện là ai, nhưng khả năng rất cao họ sẽ không thoải mái.
Nếu bạn bắt đầu câu chuyện mà không tự giới thiệu, đối phương sẽ có ấn tượng bạn là một người kiêu ngạo.
Chúng tôi nghĩ rằng có vẻ có một xu hướng không tự giới thiệu vì nghĩ hiển nhiên đối phương đã biết họ. Nếu bạn có thói quen như vậy, hãy chú ý nhé.
Chào hỏi qua điện thoại
Có người đột nhiên bắt đầu cuộc trò chuyện mà không chào chỉ nói thẳng vào sự việc giống như 「○○だけど、××の件どうなっている？」. Việc này có thể chấp nhận được nếu người đó có mối quan hệ thân thiết với đối phương và trừ khi chuyện đó là chuyện đặc biệt, còn không đối phương sẽ cảm thấy khó chịu. Sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra nếu bạn nói 「○○です。お疲れ様です。××の件ですが～～」
Có vẻ có những người nghĩ rằng bản thân họ là vĩ đại nên có thể thiếu lịch sự với người khác, chẳng hạn như không chào hỏi. Tuy nhiên, nếu bạn dành sự tôn trọng cho đối phương, bạn nên chào hỏi một cách chỉn chu.
Truyền đạt sự việc trước chủ đề chính
Có một số người khi gọi điện thoại sẽ bắt đầu ngay nội dung chi tiết, nhưng như vậy sẽ khiến đối phương khó hiểu. Điều đầu tiên cần nói đó là nội dung tóm lược, không phải nội dung chi tiết. Nếu bạn thông báo điều gì đó chẳng hạn như「私は今から～～について話します」thì đối phương sẽ tập trung vào điều đó và sẽ dễ nghe hơn. Đây chính là minh hoạ của việc bắt sóng. Vì trọng tâm là ở đó, nên sẽ dễ dàng hơn để phán đoán câu chuyện và thúc đẩy việc nắm bắt nội dung.
Điều này cũng áp dụng tương tự cho email. Nếu có một lời giới thiệu chẳng hạn như 「～～の件でご連絡いたしました」thì đối phương sẽ biết email đang viết về điều gì, từ đó giúp thúc đẩy việc nắm bắt nội dung.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
