Rò rỉ thông tin do gửi CC đến những địa chỉ nên được gửi bằng BCC
Trong trường hợp nhân viên kinh doanh muốn gửi nội dung thông tin hướng dẫn về triển lãm thương mại cho tất cả khách hàng cùng một lúc thì việc nhập địa chỉ mail của khách hàng vào danh sách BCC rồi gửi mail cho họ cùng một lúc là một câu chuyện vô cùng phổ biến. Ngoài ra, công ty cũng có thể dùng cách này để gửi thông tin về kỳ nghỉ hè hoặc hướng dẫn thủ tục thông báo về việc nghỉ hưu của một ai đó đến các nhân viên cùng một lúc.
Tuy nhiên, nhiều người không nhận ra rằng phương pháp này có thể dẫn đến việc bị rò rỉ thông tin. Trong trường hợp bạn đã lỡ gửi thư bằng cách thêm các địa chỉ email cần được gửi bằng BCC thay vì gửi bằng CC, những khách hàng không quen biết nhau sẽ biết được địa chỉ email của nhau. Địa chỉ email cũng là một thông tin cá nhân quý báu. Mỗi ngày có rất nhiều vụ việc gửi sai email CC trong khi email đó cần được gửi BCC. Mỗi lần như vậy, nhiều công ty đưa ra thông cáo báo chí xin lỗi và đăng bài xin lỗi trên trang web của họ
Cũng có khả năng là những nhân viên kinh doanh của các doanh nghiệp khác cùng ngành đang cố tiếp cận khách hàng của công ty bạn. Trong trường hợp đó, công ty bạn sẽ có nguy cơ bị nghi ngờ theo chiều hướng bất lợi như là : “Anh OO cũng có giao dịch với công ty △△ đấy. Việc lan truyền thông tin của công ty mình ra bên ngoài là do anh ấy không chừng?”
Nếu bạn gửi email bằng BCC, hãy kiểm tra kỹ càng trước khi gửi email đi. Hãy kiểm tra nhiều lần để chắc chắn rằng bạn không đặt địa chỉ email nên gửi bằng BCC trong danh sách email gửi bằng CC.
Cách khắc phục việc gửi email sai khi sử dụng CC
Trong trường hợp gửi email hàng loạt, cần phải có nhân viên hiểu rõ sự khác biệt giữa TO, CC và BCC, là các trường địa chỉ đích của email đảm nhận. Ngoài ra, không nên giao phó cho nhân viên tự phán đoán và nghĩ rằng “Việc gửi email là chuyện bình thường thôi mà”, mà bạn cần phải đào tạo họ một cách nghiêm túc về những rủi ro có thể xảy ra. Những người phụ trách nếu sử dụng email cho việc riêng tư thì nên hiểu đầy đủ về nguy cơ rò rỉ thông tin có thể sẽ gặp phải.
Ngoài ra, bằng cách sử dụng hệ thống gửi thư dạng ASP hoặc phần mềm gửi tin hàng loạt chuyên dụng, có thể ngăn chặn hoàn toàn việc gửi sai bằng CC. Điều này là do hầu hết phần mềm gửi tin hàng loạt chuyên dụng là loại tạo ra hàng loạt email 1-1 và không có chức năng gửi email cùng một lúc như CC.
Rò rỉ thông tin do gửi tin hàng loạt từ điện thoại di động và điện thoại thông minh
“Tôi đã thay đổi địa chỉ email điện thoại di động của mình. Địa chỉ email mới là XXX. Xin hãy lưu lại địa chỉ mới này.” Khi nhận được email như vậy, bạn có bao giờ cảm thấy ngạc nhiên khi thấy ngoài bạn ra còn có cả địa chỉ email lạ khác cũng được viết kèm theo không?
Sự cố rò rỉ địa chỉ email vì gửi email đáng lẽ ra nên được gửi bằng BCC thay vì gửi bằng CC cũng thường xuyên xảy ra với các email trên điện thoại di động và điện thoại thông minh. Nếu bạn gửi sai, hãy gửi email xin lỗi ngay lập tức. Hãy xin lỗi vì đã gửi nhầm email và nhờ người nhận xóa email một cách lịch sự. Cùng với đó, hoặc là gửi riêng cho từng người hoặc là gửi bằng BCC.
Giải pháp khắc phục
Khi gửi email hàng loạt từ điện thoại di động hoặc điện thoại thông minh, hãy xác nhận xem bạn đã nhập địa chỉ người nhận thư mà bạn đã chỉ định trước vào đâu trong 3 dạng TO, CC hay BCC rồi tiến hành gửi thư.
Ngoài ra, nếu bạn gửi nhầm tin nhắn cho người có liên quan đến công việc bên ngoài công ty, hãy lập tức báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên hoặc người phụ trách bộ phận chuyên môn.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
