1. Tính quan trọng của những quan điểm bất đồng.
Nếu chỉ cần kết luận thôi thì việc tổ chức cuộc họp là không hề có ý nghĩa bởi vì kết luận vốn dĩ là đã có rồi. Chính việc chúng ta đưa ra kết luận dựa trên những ý kiến mà mọi người đã trao đổi với nhau thì buổi họp đó mới trở nên có ý nghĩa. Trước đây, trong bài viết 「会議で意見の有効性を高める方法」(Những phương pháp làm tăng giá trí quan điểm, ý kiến của mình trong buổi họp) thì tôi đã giới thiệu những điểm dưới đây:- Không phát biểu bất cứ điều gì trong cuộc họp cũng giống như chúng ta đã không tham gia vào buổi họp .
- Những người tham gia cuộc họp mà không phát biểu gì thì cũng không được đánh giá cao.
2. Khó bày tỏ những quan điểm bất đồng.
Trước đó, tôi đã giải thích rằng “Trong cuộc họp, việc phát biểu hay thậm chí đó là những quan điểm bất đồng thì cũng vô cùng quan trong”. Tuy nhiên, ngay cả khi những người hay đưa ra những ý kiến của mình cũng cảm thấy ngần ngại hơn khi phản đổi ý kiến của người khác so với những ý kiến mà họ sẽ ủng hộ, sẽ phát triển các phát biểu trước đó của đối phương. Bởi vì những người đó cảm thấy rằng chẳng phải mình sẽ làm tổn thương đối phương bằng việc phản đối ý kiến hay sao, hoặc cảm thấy bất an và nghĩ rằng sẽ không có ai ủng hộ ý kiến phản đối của mình, những ý kiến của mình sẽ làm kéo dài thời gian cuộc họp một cách lãng phí. Việc phản bác ý kiến ở những nơi chính thức như là cuộc họp có thể khiến cho đối phương xấu hổ và có nguy cơ dẫn đến mối quan hệ sau này sẽ xấu đi. Để vấn đề như thế không xảy ra, chúng ta hãy cũng nhau suy nghĩ cách trình bày ý kiến bất đồng một cách hòa nhã nhé.3. Cách bày tỏ quan điểm bất đồng.
Khi nói quan điểm bất đồng của mình, thì việc đầu tiên không nên đó chính là phủ định hoàn toàn ý kiến của đối phương. 「〇〇さんは××とおっしゃいましたが、これは間違いです。なぜなら～」(Anh〇〇 nói rằng: ×× , nhưng điều đó hoàn toàn sai. Bởi vì,…), khi chúng ta nói như vậy thì sẽ khiến cho đối phương cảm thấy xấu hổ, sẽ để lại ấn tượng xấu cho đối phương về bạn. Do đó, điều quan trọng đầu tiên ở đây là trước hết hãy công nhận ý kiến của đối phương. Chúng ta có thể tán thành với một phần ý kiến của đối phương bằng việc biểu thị lập trường là “ tôi tán thành với ý kiến của bạn”. Sau đó, bạn hãy đề xuất phương án của mình như là 、「それを達成するためには、〇〇さんのおっしゃった方法のほかに××という方法も考えられます」(Để đạt được điều đó, ngoài phương án của anh〇〇 thì tôi cũng nghĩ tới phương án ××). Bằng việc nói như vậy, chúng ta đã có thể biến đổi tính chất phản biện sang hình thức “ đưa ra đề xuất khác đối với mục đích của đối phương mà không cần bác bỏ phương pháp của người đó”. Nếu trong trường hợp bạn không đồng ý với bất kỳ ý kiến nào của đối phương thì bạn hãy thử mở rộng phát biểu của bạn ra một chút, thử xác nhận lại về mục đích của cuộc họp chẳng hạn. Mục đích muốn đạt được khi tổ chức cuộc họp của mọi người chắn chắc là giống nhau. Do đó, hãy xác nhận lại mục đích của cuộc họp, bày tỏ lập trường của mình “Anh 〇〇và tôi đều có chung mục đích”. Đây là một việc đương nhiên. Nhưng, tác dụng của câu nói trên là để thể hiện rằng “ Tôi không phải là kẻ địch của bạn”. Hơn thế nữa, bạn hãy công nhận phát biểu của đối phương và hãy thử đề xuất một phương án thay thế bằng câu 「確かに効果的ですが、〇〇という懸念点(けねんてん)があります。××としてみるのはどうでしょうか」(Thật sự phương án của anh〇〇 là có hiệu quả đấy. Tuy nhiên, có những điểm quan ngại. Do đó anh hãy thử phương án này như thế nào).4. Những điểm cần lưu ý khi chúng ta muốn bày tỏ bất đồng quan điểm với cấp trên.
Khác với đồng nghiệp và cấp dưới, trong trường hợp đối phương là cấp trên thì chúng ta cần phải chú ý hơn khi muốn bày tỏ bất đồng quan điểm. Khi bạn muốn trình bày ý kiến khác với sếp, thì hãy nắm một số điểm cần lưu ý dưới đây:
- Suy nghĩ trên lập trường của đối phương
- Hỏi ý kiến của đối phương.
- Chú ý cách nói dài dòng.
- Sắp xếp言い回し.
