Tài liệu hướng dẫn quy trình công việc trong kinh doanh

Tính cần thiết của tài liệu hướng dẫn quy trình công việc đang trở thành một thứ đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh, doanh nghiệp. Dạo gần đây, để bất cứ ai cũng có thể tiến hành công việc với chất lượng như nhau, nâng cao khả năng tái hiện và tiếp tục tiến độ của công việc, nên đã có một phong trào sôi nổi là dịch những tài liệu hướng dẫn quy trình công việc và có thể sử dụng nó dù ở nước ngoài. Vì vậy trong bài viết này, IFK xin phép giới thiệu, giải thích cho bạn sổ tay hướng dẫn công việc là gì, cũng như những điểm cần lưu ý khi dịch tài liệu hướng dẫn quy trình công việc sang tiếng Anh. Mong rằng với bài viết này bạn có thể trang bị thêm kiến thức trong việc dịch, hiểu thêm vể sổ tay hướng dẫn công việc để làm việc và học tập thật tốt.

I. Tài liệu hướng dẫn quy trình công việc là gì?

Nó còn được tắt là sổ tay hướng dẫn 「マニュアル」và là tài liệu được tạo ra để bạn nắm được các công đoạn hoặc công việc cụ thể nào đó. Ở trong công ty, nếu cùng một người phụ trách làm cùng một công việc trong một thời gian dài thì công việc nội bộ đó sẽ ở trạng thái mà chỉ người đó mới có thể hiểu được (cá nhân hóa). Cá nhân hóa có xu hướng đặt bạn vào tình huống khó xử khi không một ai có thể xử lí khi người phụ trách xin nghỉ phép hoặc nghỉ hưu. Chính sổ tay hướng dẫn sẽ ngăn cản tình trạng đó xảy ra và thông qua tài liệu mà xây dựng văn bản, diễn đạt công việc bằng lời nói để phòng khi bàn giao lại công việc người khác có thể tiếp tục tiến hành theo thời gian công việc và chất lượng giống như ban đầu.

II. Sổ tay hướng dẫn có thể sử dụng vào những lúc nào

1. Khi bàn giao công việc cho người kế nhiệm

Nếu có sổ tay hướng dẫn khi bàn giao công việc cho người kế nhiệm, có khả năng việc bàn giao sẽ thuận lợi hơn.

2. Khi đào tạo những nhân viên mới vào công ty

Đối với những nhân viên mới vào công ty chưa biết những điều gì thì sổ tay hướng dẫn sẽ đóng vai trò là “một kim chỉ nam” vô cùng ý nghĩa.

3. Khi muốn rà soát lại công việc

Khi muốn rà soát lại công việc xem có những điểm có thể cải thiện hay không hoặc có gây lãng phí gì hay không và nếu có sổ tay hướng dẫn được diễn đạt lại bằng lời nói thì việc tiến hành sẽ dễ dàng hơn.

III. Những điểm cần lưu ý khi dịch sổ tay hướng dẫn sang tiếng Anh

Những năm gần đây, số lượng công việc hợp tác với công ty nước ngoài đang tăng lên với số lượng ngày 1 nhiều. Một bản dịch tiếng Anh sổ tay hướng dẫn chính xác và dễ hiểu là điều cần thiết để yêu cầu công việc vẫn giữ nguyên được chất lượng. Vì vậy, ở mục này chúng tôi sẽ giới thiệu 3 điểm cần lưu ý khi dịch sổ tay hướng dẫn sang tiếng Anh.

1. Được dịch bởi một dịch giả có kiến thức chuyên môn

Hầu hết các cuốn sổ tay hướng dẫn đều có nhiều từ chuyên môn và thuật ngữ chuyên ngành. Do đó, người biên dịch cũng bắt buộc phải có kiến thức chuyên môn. Nếu như bạn không hiểu rõ những từ chuyên môn mà bản dịch thông thường không có, thì có khả năng toàn bộ nội dung sẽ mang ý nghĩa hoàn toàn khác. Việc dịch sổ tay hướng dẫn có một yêu cầu quan trọng đối với người dịch đó là không chỉ “có thể dịch chính xác văn bản” mà còn phải “có kiến thức chuyên môn” nữa.

2. Nội dung và cách diễn đạt phải dễ hiểu

Sổ tay hướng dẫn sẽ không có ý nghĩa nếu như không ai có thể hiểu được nó. Như đã giải thích ở phần trước, khi thuê ngoài hoặc bàn giao công việc, đào tạo những nhân viên mới ở nước ngoài thì việc viết nội dung dễ hiểu để những người chưa hiểu rõ bản chất công việc đó có thể ghi nhớ từ A đến Z mới là điểm mấu chốt. Ngay cả khi bạn đã dịch được văn bản sát nghĩa nhất có thể, thì cũng có khả năng nhân viên mới sẽ không hiểu được quy trình công việc trong sổ tay, trừ khi nó được diễn đạt một cách chi tiết và dễ hiểu. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại nội dung và cách diễn đạt có dễ hiểu đối với mọi người không nhé.

3. Tiến hành đối chiếu với tiếng Anh bản xứ

Đối chiếu với tiếng Anh bản xứ là phần cần thiết trong bản dịch sổ tay hướng dẫn. Những người bản xứ sẽ xác nhận lại xem văn bản có gây khó chịu gì hay không, nội dung có dễ hiểu hay không, bằng cách xem lại văn bản đã dịch. Đương nhiên, đây là điều cần thiết vì sau khi chỉnh sửa qua người bản xứ sẽ làm độ chính xác của bản dịch tăng lên. Kiểm tra bản ngữ là bước đầu tiên để tạo ra “sổ tay hướng dẫn dễ hiểu cho mọi người”.

IV. Nên nhờ những công ty dịch thuật dịch sổ tay hướng dẫn

1. Có thể nắm bắt được mong muốn của khách hàng

Điều quan trọng khi dịch đó là mong muốn của khách hàng. Mong muốn của khách hàng đó là hiểu được:

Mục đích của bản dịch là gì?
Nó được sử dụng như thế nào?
Mục tiêu là ai?

tất cả đều là những nội dung chính. Đây là những nội dung quan trọng và cần thiết mà khách hàng muốn biết và công ty dịch thuật có thể nắm bắt và hiểu chính xác những nhu cầu này. Các công ty dịch thuật đều có những kinh nghiệm phong phú từ thực tế để có thể dịch nghĩa và lí giải chúng. Đây là điều mà bản dịch máy không thể thực hiện được.

2. Chất lượng bản dịch cao là do những dịch giả am hiểu lĩnh vực này phụ trách bản dịch

Với những bản dịch mang tính chuyên môn cao sẽ do những dịch giả am hiểu về lĩnh vực đó phụ trách bản dịch. Vì vậy mà bản dịch hoàn thành thường có chất lượng cao với nội dung dễ hiểu, dễ đọc.

3. Được điểm tra bởi một chuyên gia nên ít lỗi sai

Một bản dịch sai thì không thể sử dụng làm sổ tay hướng dẫn. Để loại bỏ những bản dịch sai thì việc kiểm tra lại bản dịch bởi những người kiểm tra hoặc những người chuyên chỉnh sửa lỗi là điều không thể thiếu. Công ty dịch thuật thường sử dụng những thiết bị kiểm tra nhằm loại bỏ những lỗi chủ quan của con người gây ra cho nên họ có thể cung cấp bài dịch ít lỗi sai hơn.

CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK

Chuyên cung cấp các dịch vụ sau: Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt Dịch vụ làm CV tiếng Nhật Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết Email: info@translationifk.com Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755 Website: https://translationifk.com Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK

Tài liệu hướng dẫn quy trình công việc trong kinh doanh, doanh nghiệp (作業手順書)