1. Tên và địa chỉ người nhận
Trước hết, viết tên và địa chỉ người nhận trên dòng đầu tiên Ví dụ địa chỉ người nhận 株式会社アイ・コミュニケーション Công ty trách nhiệm hữu hạn I- Communications 代表取締役 Giám đốc đại diện 平野友朗様 Ông Tomoaki Hirano Nếu đối phương thuộc một công ty, hãy viết tên công ty và tên bộ phận, sau đó viết tên. Đừng quên thêm cách gọi tôn kính「様」. Tên công ty của đối phương không được viết tắt là (Công ty TNHH)（株)（有）. Vì tên đầy đủ sẽ tạo ấn tượng lịch sự hơn. Không để 「御中」 và 「様」đứng dính vào nhau giống như 「株式会社アイ・コミュニケーション御中 平野友朗様」. Khi việc giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn, bạn có thể chỉ viết tên mà không cần viết tên công ty, chẳng hạn như 「平野友朗様」hay「平野様」. Khi thân thiết hơn, bạn có thể gọi「さん」giống như 「○○さん」. Tương tự, cũng có thể dùng「さま」. Tuy nhiên, thực tế cũng có người cảm thấy「さん」 「さま」quá thân mật. Hãy cân nhắc cảm giác về khoảng cách và sử dụng kính ngữ phù hợp. Nếu bạn không biết được cảm giác về khoảng cách, bạn có thể tiếp tục sử dụng「さま」.2. Lời chào và tự giới thiệu
Lời chào Lời chào phổ biến nhất trong kinh doanh trong trường hợp gửi cho người bên ngoài công ty là「お世話になっております」. Có thể nói lịch sự hơn là「いつも大変お世話になっております」. Trong trường hợp nội bộ công ty thì「お疲れ様です」 là thông dụng nhất. Dưới đây là những lời chào khác. Ví dụ lời chào ご無沙汰しております。 先日は、ありがとうございました。 早速のご連絡ありがとうございます。 Ấn tượng về email thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào việc có lời chào hay không. Ấn tượng về email sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng đối với người gửi email. Hãy chào hỏi một cách lịch sự và phải phép, cho dù bạn bận rộn đến đâu. Tự giới thiệu Nếu bạn thuộc một công ty, hãy viết tên chính thức của công ty, bộ phận trực thuộc và tên bạn, giống như viết địa chỉ người nhận. Khi gửi email lần đầu tiên, bạn nên thêm phần tự giới thiệu đơn giản như 「～をしております、○○と申します」. Nếu bạn cứ viết mà không cho biết tên của bạn, thì đối phương có thể vẫn tiếp tục đọc nó mà không nhớ những trao đổi hay bối cảnh trước đây. Đó dẽ trở thành nguồn gốc của sự hiểu lầm. Điều quan trọng là phải cung cấp tên của bạn một cách chỉn chu ngay từ đầu để đối phương có thể đọc email một cách trôi chảy. Có người cho rằng không cần nêu tên vì đã có chữ ký, nhưng chúng ta không biết đối phương đang đọc trong môi trường như thế nào. Nếu đối phương đang xem trên điện thoại thông minh chẳng hạn như iPhone, thì có thể sẽ không nhận ra người gửi là ai vì tính hiển thị thấp. Trong trường hợp đó, nếu bạn không cho biết tên ngay từ khi mở đầu nội dung, thì đối phương sẽ không biết email đó là của ai, vì vậy họ có thể phải cuộn đến cuối phần nội dung email để xác nhận chữ ký trước khi đọc. Để không làm phiền đối phương, điều cần thiết là phải xưng tên ngay từ đầu. Ví dụ về tự giới thiệu 東京本部の平野友朗です。 株式会社アイ・コミュニケーションの平野友朗です。 お疲れ様です。平野です。3. Nội dung trọng tâm
Sau khi chào hỏi, cuối cùng đã đến lúc vào vấn đề chính. Đầu tiên, hãy giải thích ngắn gọn ý chính của email. Hãy thông báo ngay từ đầu về việc bạn gửi mail để làm gì. Ví dụ về tóm tắt trọng tâm (mục đích và lý do gửi email) 打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。 ○○○○についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。 お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。 Trong trường hợp bạn muốn phản hồi email, vui lòng viết một câu chẳng hạn như「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」hay「お返事をお待ちしております」 Nếu văn bản phía sau còn dài, thì sẽ lịch sự nếu thêm đoạn ghi chú như 「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」4. Nội dung chi tiết
Cuối cùng đã đến lúc đi vào nội dung. Điều quan trọng nhất là phải viết một cách dễ hiểu. Dù cho bạn có tốn nhiều thời gian để hoàn thành một kiệt tác dài, thì nó vẫn sẽ vô nghĩa nếu như nó không truyền tải được nội dung. Chìa khóa để viết câu một cách dễ hiểu là làm rõ "những gì bạn muốn nói với người kia" và "những gì bạn muốn người kia làm" trước khi bạn bắt đầu viết. Và cố gắng viết câu văn ngắn gọn và lịch sự. Khi bạn viết xong, hãy đọc lại nó trên cương vị là một người thứ ba. Thử đọc lại theo quan điểm của đối phương, và nếu có phần nào khó hiểu, hãy viết lại.
Cấu trúc văn bản là 6W3H
Đặc điểm của văn bản email là nó phải ngắn gọn. Trong kinh doanh cần đưa ra kết luận trước để tránh việc không truyền đạt được nội dung. Hãy kết luận một cách ngắn gọn. Sau đó, hãy cung cấp chi tiết. Cấu trúc thường được sử dụng là cấu trúc "6W3H". Nhận thức được những điều này, có thể giúp bạn truyền đạt các điểm quan trọng một cách ngắn gọn mà không bị lạc đề.
- When (Khi nào) Where (Ở đâu?) Who (Ai?) Whom (Với ai?) What (Cái gì?) Why (Tại sao?) How to (Như thế nào?) How many (Bao nhiêu?) How much (Bao nhiêu?)
