1. Không ràng buộc thời gian của đối phương
Bạn có thể gửi email bất cứ khi nào bạn muốn và đối phương cũng có thể đọc khi muốn đọc. Bạn cũng có thể trả lời email vào thời gian không vướng bận công việc, nên đây được xem là lợi ích về sự linh động thời gian. Trường hợp gọi điện hay gặp trực tiếp thì phải ràng buộc thời gian với đối phương. Có lẽ có thể nảy sinh cảm xúc “Làm phiền”, “Có lỗi” nhưng những điều đó đối với email thì không có. Cả hai bên người nhận và người gửi mail đều có thể sử dụng hiệu quả thời gian bằng việc sử dụng email như một phương tiện giao tiếp thương mại.2. Không mất phí
Khác với Fax hay gửi đường bưu điện, email gửi bao nhiêu lần cũng được miễn phí. Bạn cũng có thể tiếp cận đồng thời với nhiều người mà không cần để ý đến phí gửi. Giả sử, nếu gửi 10000 tấm bưu thiếp giá 62 Yên/1 tấm thì tốn mất 620000 Yên, tuy nhiên nếu gửi mail thì dù gửi bao nhiêu lần cũng là 0 Yên.3. Có thế gửi đến nhiều người cùng một lúc
Trong giao tiếp từ trước đến nay, cơ bản là “1-1 (hoặc là thiểu số)”, nhưng nếu sử dụng email bạn cũng có thể truyền đạt thông tin “1-n (số nhiều)”. Theo cách truyền thông tin như trước đây, 10 người, hay 20 thì có khả năng. Nhưng nếu bạn sử dụng hệ thống gửi tin của email, dù là 100 ngàn người hay 1 triệu người đi nữa bạn cũng có thể gửi đi một cách dễ dàng. Chỉ cần 1 người truyền tin, người cũng có thể lan rộng thông tin đến người nhận tin một cách không giới hạn. Nỗ lực tạo ra email chính là dù người nhận có tăng lên thì cũng không có gì thay đổi.4. Vì là dữ liệu số nên dễ dàng xử lý và sử dụng cho lần tiếp theo
So với tài liệu giấy thì email không chiếm diện tích lưu trữ. Nội dung trong email cũng có thể sao chép như một tài liệu kỹ thuật số dán vào trong word, dán vào trong excel là có thể sử dụng cho lần tiếp theo. Dữ liệu của những thứ trong mail cũng vậy, có sự biến đổi tùy vào cách xử lý khi sắp xếp theo dòng thời gian, sắp xếp theo tên người gửi.5. Tính tra cứu tuyệt vời
Vì là dữ liệu kỹ thuật số nên tính năng tìm kiếm tuyệt vời Nếu là tài liệu giấy thì cần xem qua tất cả bằng mắt. Hoặc là bạn cũng cần cẩn thận trong việc sắp xếp những thứ như hồ sơ… Mặc khác, email có thể tìm kiếm ngay lập tức vì nó ở dưới dạng dữ liệu kỹ thuật số. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tìm kiếm ở mục tìm kiếm phức tạp như là dung lượng, có file đính kèm hay không, từ khóa của đoạn văn, người gửi (tên, địa chỉ email), ngày gửi.6. Có thể truy xuất lịch sử
Vì thời gian gửi và nhận vẫn còn trong nội dung của email nên bạn có thể theo dõi quá trình bắt đầu dự án cho đến thời điểm hiện tại theo thứ tự thời gian. Nhờ đó, cũng có thể tránh gặp sự cố khi bạn “chưa nói” hoặc “đã nói rồi”. Bạn có phản ứng gì đối với việc gửi email như thế nào, đến ai, và nên gửi khi nào không? Lịch sử email là tài sản quý báu để giao tiếp. Hơn nữa, bạn cũng có thể kiểm tra sau khi đã hoàn thành xong một giao dịch nào đó. Email đóng vai trò như một sổ tay ghi nhớ.
