Cần chú ý và chuẩn bị những gì khi tham gia thảo luận nhóm trực tuyến?
Chúng ta nên lưu ý những gì khi tham gia vào các cuộc thảo luận nhóm trực tuyến khi đi xin việc?
Những điều cần lưu ý khi tham gia thảo luận nhóm trực tuyến
Dưới đây là một số điểm cần lưu ý đối với các công cụ tổ chức cuộc họp trên Web khi tham gia thảo luận nhóm trực tuyến, cũng như các điểm mấu chốt để cải thiện đánh giá mà người phụ trách nhân sự dành cho bạn. Đặt quy tắc trước khi bắt đầu thảo luận để đạt được một cuộc trò chuyện có nhịp độ tốt Trong trường hợp thảo luận trực tiếp, bạn có thể cân nhắc thời điểm và bầu không khí trong phòng họp để phát biểu. Tuy nhiên, trong thảo luận nhóm trực tuyến, âm thanh, hình ảnh có thể bị chậm trễ và có thể mất thời gian do nhiều người cùng nói một lúc hay nhường nhau nói. Mẹo để tránh điều này là hãy dừng lại một chút sau khi người khác đã nói xong sau đó mới tiếp tục phát biểu. Một cách khác là hãy quy định các quy tắc đơn giản trước khi bắt đầu cuộc họp, chẳng hạn như "phát biểu theo thứ tự chữ cái đầu trong tên" hay "giơ tay khi muốn phát biểu". Biểu cảm và cử chỉ nhiều hơn 50% so với bình thường! Với các công cụ tổ chức cuộc họp trên web, màn hình bị chia nhỏ khiến bạn khó thấy được nét mặt của từng người và đôi khi khó phân biệt được ai đang nói. Do đó, hãy lưu ý rằng biểu cảm và cử chỉ của bạn phải “nhiểu hơn bình thường 50%” khi bạn nói hoặc nghe người khác. Ngoài ra, hãy cố gắng nhìn vào camera khi bạn phát biểu. Khi bạn nhìn vào màn hình bạn có thể quan sát ánh mắt của các thành viên, và bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc truyền đạt suy nghĩ của bản thân. Ngay cả khi bạn không thể nói được nhiều, điều quan trọng là hãy mỉm cười và thỉnh thoảng chen vào những câu phản hồi để thể hiện thái độ “lắng nghe cẩn thận và có tham gia vào cuộc thảo luận”. Sử dụng hiệu quả thời gian tự giới thiệu bản thân Trong trường hợp thảo luận trực tiếp, sẽ có một khoảng thời gian “phá băng” để các sinh viên nói chuyện với nhau trước khi họ tập trung tại hội trường và cuộc tuyển chọn bắt đầu. Nhưng điểm hạn chế của thảo luận nhóm trực tuyến là không thể làm được điều đó. Tuy nhiên, người phụ trách nhân sự sẽ cho bạn thời gian để giới thiệu bản thân sau khi thông báo chủ đề và giải thích các quy tắc, vì vậy hãy trân trọng cơ hội đó. Ghi lại tên và thông tin của thành viên để nắm bắt đặc điểm của họ để khi cuộc thảo luận bắt đầu, bạn có thể gọi tên họ. Vì thời gian để bạn giới thiệu bản thân khá ngắn nên việc chuẩn bị trước cũng rất quan trọng. Việc đánh giá không được xác định bởi vai trò trong cuộc thảo luận Trong thảo luận nhóm, người ta cho rằng nếu mỗi người tham gia đóng các vai sau đây thì cuộc thảo luận sẽ diễn ra suôn sẻ. 1) Người điều tiết cuộc thảo luận đảm nhận đóng góp ý kiến 2) Thư ký ghi lại biên bản cuộc họp và sắp xếp logic của các ý kiến 3) Người điểm danh chịu trách nhiệm quản lý thời gian 4) Người phát biểu: người có khả năng sáng tạo và đưa ra nhiều ý tưởng xuất sắc khác nhau, người thu thập ý các kiến, sắp xếp các vấn đề một cách hợp lý, người mang lại cảm giác an toàn cho các thành viên, v.v... Có vẻ như một số sinh viên băn khoăn về việc “chọn vai trò nào thì có lợi trong cuộc thảo luận” rồi từ đó rút ra kết luận sẽ không có ưu điểm hay nhược điểm ở vai nào. Mục đích của thảo luận nhóm là để mọi người cùng thảo luận và đưa ra kết luận. Vì vậy, điều quan trọng là phải suy nghĩ về “vai trò nào bạn có thể đóng góp nhiều nhất” trong mối quan hệ tương tác với các thành viên khác. Ví dụ, kể cả khi bạn nghĩ rằng bạn phù hợp với vai trò người điều tiết thảo luận, nhưng cũng với vai trò đó nếu có một thành viên có vẻ có khả năng cao hơn, bạn có thể tin tưởng giao phó cho người đó. Trên hết, nếu bạn cống hiến hết mình với vai trò hỗ trợ, chẳng hạn như đưa ra cuộc thảo luận, làm sôi nổi không khí và chú ý đến người khác, đó cũng là một đóng góp lớn và sẽ là một điểm cần được đánh giá. Bạn có thể thể hiện vai trò thư ký nếu có kỹ năng chia sẻ thông tin Một điểm khác biệt lớn giữa thảo luận nhóm trực tuyến và trực tiếp là nhờ việc sử dụng các công cụ giúp chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Trong buổi gặp mặt trực tiếp thường sử dụng bảng trắng để viết tay và tổng hợp ý kiến của mình. Mặt khác, khi thảo luận trực tuyến, bạn có thể chia sẻ thông tin trực tiếp với các thành viên khác bằng cách sử dụng chức năng trò chuyện hoặc tạo tài liệu trên PC và chia sẻ màn hình. Ngoài ra, nếu bạn tạo một tài liệu trên đám mây và chia sẻ URL để trò chuyện thì tất cả các thành viên đều có thể chỉnh sửa. Nếu bạn sử dụng tốt chức năng này, "những gì bạn đang nói bây giờ" sẽ rõ ràng và chất lượng cuộc thảo luận sẽ được cải thiện. Biên bản ghi chép cũng sẽ rất hữu ích trong việc tóm tắt để trình bày. Chúng tôi cho rằng điều này sẽ làm tăng các yếu tố mà người làm thư ký có thể thể hiện bản thân. Nhân viên nhân sự cũng có thể xem công việc của thư ký trên PC, do đó họ có thể sẽ bị thu hút bởi khả năng tóm tắt cuộc thảo luận hay khả năng phân nhóm và cơ cấu biên bản họp. Nếu bạn tự tin trong việc tạo tài liệu và chia sẻ thông tin trên Web, chúng tôi khuyên bạn nên thử làm thư ký trong một cuộc thảo luận nhóm trực tuyến.
