Vấn đề khá khó khăn đối với những người làm việc tại văn phòng là việc phải ghi nhớ những quy tắc ứng xử trong kinh doanh. Có lẽ sẽ có người cho rằng “Chẳng phải chúng ta vẫn có thể làm việc dù không biết những quy tắc như thế hay sao”. Tuy nhiên, nếu bạn không tuân thủ theo những quy tắc này thì có thể là bạn sẽ không chỉ khiến bản thân mình trở nên xấu hổ mà còn làm cho những người xung quanh mất mặt về bạn. Ngược lại, nếu bạn có thể ghi nhớ và thực hành các quy tắc, bạn có thể tạo cho mình tác phong chuyên nghiệp bất cứ lúc nào và trông giống như một nhân viên thực thụ hơn đấy.
Quy tắc 1: Chào hỏi và cách sử dụng từ ngữ
Chào hỏi là quy tắc cơ bản của cơ bản trong mối quan hệ giữa người với người. Chào hỏi đúng cách và niềm nở sẽ giúp cho việc giao tiếp với những người xung quanh trở nên suôn sẻ hơn. Đây cũng là vũ khí để bạn nâng cao độ thiện cảm của đối phương với mình. Ngược lại, nếu bạn không chào hỏi hoặc lỡ chào sai thì cũng có thể sẽ khiến cho đối phương không thoải mái. Vì vậy, hãy ghi nhớ những từ vựng dùng để chào hỏi trong từng tình huống để có thể cư xử đúng lễ nghi bất kỳ lúc nào nhé!
Quy tắc 2: Trình tự trao đổi danh thiếp
Những người làm công việc buôn bán sản phẩm hoặc tiếp khách sẽ có nhiều cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhưng có vẻ như họ ít khi phải trao đổi danh thiếp. Tuy nhiên, nếu bạn làm công việc văn phòng hoặc công việc văn thư, bạn sẽ phải trao đổi danh thiếp với đối tác rất nhiều. Vì vậy, hãy ghi nhớ những quy tắc cơ bản khi trao đổi danh thiếp nhé.
Trình tự trao đổi danh thiếp đúng
1. Cầm danh thiếp để trước ngực và xưng tên của mình
Cầm hộp đựng danh thiếp bằng tay trái và trao danh thiếp bằng tay phải. Bạn hãy nâng danh thiếp và hộp đựng danh thiếp cao ngang ngực, sau đó xưng tên của mình. Việc xưng tên sẽ được tiến hành từ người có vị trí thấp trước (hoặc bên đến thăm trong trường hợp đến thăm công ty đối phương) đến người có vị trí cao.
2. Trao đổi danh thiếp
Bạn hãy chìa tấm danh thiếp ra bằng tay phải để đối phương có thể đọc được chính xác chữ trên danh thiếp. Cùng lúc đó, đối phương cũng sẽ đưa danh thiếp cho bạn nên hãy nhận và để tấm danh thiếp của họ lên phía trên hộp đựng danh thiếp mà bạn cầm bên tay trái. Lúc này, chú ý đừng để danh thiếp của mình ở vị trí cao hơn cả danh thiếp của đối phương.
Cầm lại danh thiếp của đối phương bằng cả hai tay và nói cảm ơn
Sau khi đã đưa danh thiếp của mình cho đối phương, bạn nên cầm lại danh thiếp của họ bằng cả hai tay ngay lập tức và nói cảm ơn bằng câu sau ちょうだいいたします (Tôi xin phép được nhận danh thiếp của anh/chị).
3. Thứ tự trao đổi danh thiếp
Trao đổi danh thiếp là quy tắc được tiến hành từ người có chức vụ cao đến người có chức vụ thấp. Ví dụ như khi cùng sếp đến thăm công ty của khách hàng, thường sẽ có trường hợp người phụ trách của công ty đối phương và cả sếp của người đó cũng cùng tham dự. Trong trường hợp này, bạn cần phải tiến hành trao đổi danh thiếp theo thứ tự như sau.
(1) Sếp của bạn sẽ trao đổi danh thiếp với sếp của đối phương
Bắt đầu trao đổi danh thiếp từ những người có chức vụ cao nhất trong số những người đang tham gia. Trong trường hợp này, đầu tiên sếp của bạn sẽ trao đổi danh thiếp với sếp của đối phương.
(2) Bạn sẽ trao danh thiếp của mình cho sếp đối phương còn sếp của bạn sẽ trao danh thiếp cho người phụ trách bên đối phương.
Tiếp theo đó, bạn hãy trao danh thiếp của mình cho sếp bên đối phương. Cùng lúc đó, sếp của bạn cũng sẽ trao đổi danh thiếp với người phụ trách bên phía đối phương.
(3) Trao danh thiếp của mình với người phụ trách bên đối phương
Cuối cùng, những người có chức vụ thấp nhất trong số những người đang tham dự sẽ trao đổi danh thiếp với nhau. Trong trường hợp này, bạn và người phụ trách bên đối phương sẽ trao danh thiếp cuối cùng.
